試論事業單位檔案管理信息化建設

吳秋明

摘要：隨著我國經濟的不斷發展，社會科技水平的不斷提高，事業單位的檔案數目與儲存需求日益增加，這成為推進我國事業單位檔案管理信息化建設的一劑強力催化劑。目前，提高事業單位檔案管理的效率，采用新型管理方法，成為了事業單位檔案管理日常工作中需要逐步加強的內容。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

一、引言

當今社會已經逐步進入信息化社會，眾多數據通過數據庫及云端儲存系統進行處理并存儲。事業單位如何進行檔案管理事關國家建設過程中重要信息的保存，也為未來發展提供了第一手的寶貴資料。而事業單位的檔案管理需要處理大量數據并進行有效保管，因此改革事業單位信息儲存模式能夠降低儲存成本，提高儲存效率。事業單位檔案管理本質上是事業單位對有關重要信息或者憑據進行妥善分類保存的過程。而檔案管理的信息化建設實質上是事業單位使用較為先進的計算機信息化技術將本身紙質或者其他材質的檔案信息處理成電子信息，進行有效保存，這就需要完成信息化轉換及數據庫建設等過程以保障事業單位提供的檔案保管服務可以正常完成。事業單位檔案管理的信息化建設除了需要考慮現有技術及人力限制之外，還需要考慮前期投入人力及技術的制約，以最大化信息化建設的效用。

二、事業單位檔案管理信息化進程中存在的問題

1. 事業單位檔案管理負責人對信息化重視程度較低

當前我國事業單位的檔案管理負責人大多并非檔案管理類專業出身，這造成檔案管理負責人對于通過現代化手段提高檔案管理能力和工作效率并不重視。目前眾多事業單位的檔案管理負責人由于年齡及學識所限，難以接受新生事物，仍然喜好使用老一套檔案管理方式，這為我國事業單位檔案管理信息化的建設帶來了較大的推進阻力。事業單位的檔案管理負責人的不重視也必然導致了下級執行人員的不重視。例如，某市環境監管機構的檔案管理部門主要負責有關園林綠化及污染問題處理檔案的保管和存儲，由于該市近年來對于污染問題的舉報及處理力度大大加大，給單位的檔案保存管理帶來了較大的壓力。但該單位檔案管理負責人由于年歲較大，難以接受新生事物，對于引進的新型信息化管理系統和設備并未合理利用，造成工作量巨大，差錯保管事件多有發展，阻礙了該單位檔案管理的正常發展。

2. 事業單位檔案管理信息化建設過程中缺失專業性人才

當前我國大多數事業單位招聘人員很少聘用專業的檔案管理人才，眾多老員工均屬于“熟能生巧”型員工，而新員工也鮮見專業對口人才。這造成事業單位檔案管理信息化建設過程中人才缺口很大，大量新型設備及系統在同一采購后，使用率較低。同時，對于參與檔案管理的員工培訓力度較小也使得事業單位難以迅速改變檔案管理水平低下的局面。時代正在迅速發展，如果事業單位在檔案管理信息化進程中不加以學習，這必然造成落后于時代的發展，嚴重阻礙信息化進程的發展。例如，某事業單位在2014年度新招聘的公務人員中并沒有專業的檔案管理人員，對計算機及信息系統并不具備專業素質。該單位主管人員安排新聘用人員從事檔案管理工作，但由于不具備專業知識，造成對新系統及設備的使用存在困難，造成檔案保管中誤刪2010年度7月份整月所有電子信息檔案，給該單位造成了重大保管事故。該事故的主要產生原因就是非專業人才誤操作導致。

3. 事業單位檔案管理過程中缺乏信息安全保護措施

眾所周知，某些事業單位的檔案管理和其他企業或者普通單位的檔案管理存在巨大差異，主要原因是因為某些事業單位的檔案涉及到較多的國家核心機密或者某些企業的商業機密，如果一旦泄露，將會給國家、企業帶來巨大的損失，并且需要承擔相應的法律責任。因此各事業單位在進行檔案管理信息化建設的進程中必須特別注重信息的安全保護以切實保障檔案安全。個別事業單位在對外公開的信息審核方面存在漏洞，造成某些不應該對外公開的信息誤公開，而這在建立現代信息系統后更容易出現，主要因為內網外網如果錯誤進行連接，便容易被黑客竊取重要信息。

三、加強事業單位檔案管理信息化建設的舉措

1. 提高事業單位檔案管理負責人對信息化建設的重視程度

想要加強事業單位檔案管理信息化建設水平，首先需要提高事業單位檔案管理相關負責人對信息化建設的重視程度。想要提高事業單位在檔案管理過程中負責人對其重視程度，首先需要加大對信息化建設的宣傳力度，只有加大宣傳力度，負責人才能逐步意識到信息化可以有效提高工作效率、減少工作量、降低工作失誤率。負責人大多已入中年，對于新鮮事物的接受程度較低，因此相關主管單位應組織對負責人進行集體培訓并進行考核，以確保集體采購的新設備和新系統可以物盡其用。同時，主管單位可以通過建立內網的方式將轄區內相關事業單位的電子化檔案信息進行集體保存，并定時定期進行抽查，對于不符合規范的信息錄入或者操作進行及時指正。

2 增加事業單位檔案管理信息化建設過程中的專業性人才

目前事業單位檔案管理信息化建設過程中缺失專業性管理人才給推進信息化建設帶來了一定難度，因此想要加強事業單位檔案管理信息化建設水平，還需要從人才入手，逐步培養并招聘一批具有專業素質的信息化建設人才。想要增加事業單位檔案管理信息化建設過程中的專業性人才，首先可以通過對外招聘的方式進行。對外招聘就是通過公開的事業單位人才招聘時限制報考人員的專業，以確保后期從事檔案管理的人員具有圖書管理或者信息系統處理等知識。同時，這些人才可以短時間內快速提高檔案管理信息化建設水平，給事業單位的檔案管理建設注入新的血液。其次，還需要對內進行有效培訓。已經開始從事檔案管理的員工，可能并不具備信息化操作的能力，但隨著培訓力度的加大，很多難以克服的操作問題仍然可以在短期內得以解決。主管單位還可以配備相應的信息化建設管理平臺，以及時回應事業單位檔案管理人員遇到的檔案管理信息化問題，并對多發性問題進行及時文件解答或者系統優化。

3. 增強事業單位檔案管理過程中的安全保障水平

事業單位檔案管理信息化建設中尤其需要注重增強事業單位檔案管理的安全保障水平，以防止信息泄露、國家安全受到侵害的事件發生。安全保障是事業單位檔案管理時需要重點考察的問題，事業單位的某些檔案涉及到國家安全、衛生、醫療等基礎性問題，一旦信息遭到泄露，極容易造成民眾恐慌，并給不法分子以可乘之機。提高事業單位檔案管理的安全水平，首先需要從優化信息系統建設開始，信息系統優化需要有專業的系統設計人員進行，并對系統的安全性進行有效監測。另外，在系統建設之后，還需要跟進維護，對某些項目進行優化、對安全漏洞給予補丁。而對于進行事業單位檔案管理信息系統的使用人員也需要加強培訓，防止因操作不慎造成的信息泄露。系統使用人員首先需要確保在錄入信息時網絡接入無誤，防止因在外網環境下進行操作而導致的難以防止黑客攻擊等情況的出現。其次需要確保信息的錄入無誤，防止某些重要信息在掃描或者錄入時發生交錯偏差。只有在信息系統和信息系統使用者都按照規則及相關要求謹慎行事，才能確保檔案管理信息化的安全性。

四、結語

事業單位加強檔案管理的信息化建設和發展是我國經濟社會進步及科學水平提高的重要表現，因此事業單位需要結合現有人力物力，同時采用高水平先進信息化技術，最終做到加強檔案管理水平、增強檔案信息處理能力。

參考文獻：

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