中小企業采購管理現狀和策略

劉杰

摘 要：采購數量有限，品種單一，采購決策過于簡單，采購中體現較多訂單式采購，承受物價沖擊力較弱，風險意識強是當下我國中小企業采購管理的主要特征，隨之延伸出的種種問題也阻礙了我國中小企業發展。為此，本文通過對我國中小企業采購管理現狀的概述，就中小企業采購管理環節存在的一些問題提出相應改善策略，以促進中小企業在社會經濟中發揮更大作用。

關鍵詞：中小企業；采購管理；社會經濟

一、前言

我國中小企業在經濟發展中發揮的作用越來越明顯，但中小企業采購管理問題卻對社會進步造成很大阻礙，具體表現在注重傳統，出現與時代脫節現象，企業競爭力低下等方面。當前不少傳統企業的采購工作又局限于手工賬目，浪費人力資源，財務數據不能得到及時反饋，導致中小企業發展緩慢。因此，對中小企業采購管理現狀和策略的探討具有重要現實意義。

二、中小企業采購管理現狀概述

國內中小企業一般都源于家庭式作坊，缺少足夠的運營資金，生產經營活動一般都處在單一模式中，規模較小注定采購數量的有限性，采購品種也具有單一性，整體采購環節尚未形成一體供應鏈，采購規模受到很大局限。就我國目前情況來看，國內大多數中小企業都帶有明顯的私營色彩，企業采購控制權只掌握在少數人手中，簡單采購流程使得企業采購缺少科學性與統籌性，決策武斷很難使原材料采購具備合理規劃。中小企業整個采購環節缺少嚴格的審批制度，采購資金未經合理預算，程序過于簡單。當下我國中小企業主要以制造型企業為主，尚未形成自己完成的品牌，大多數都是在為某些大型企業制造附屬產品，主要依據大企業生產經營來安排自身活動。由此可知：中下企業采購主要是依據大企業需求產生變化，具有很強靈活性，也因為其自身規模有限，生產所需資金常會出現短缺現象，企業生存環境受到嚴峻挑戰。中小企業管理人員在采購環節中具有很強的風險意識，控制性要遠大于大型企業，物價上升對其造成的沖擊也是導致其風險意識十分敏感的原因。

三、中小企業采購管理中存在的主要問題

1.由于中小企業自身企業規模、企業管理者綜合素質和經營范圍的局限，其采購部門設置與大企業有著很大不同。許多中小企業采購從業人員并非科班出身，有的還是親戚朋友關系，在企業中采購人員一定程度上完全隸屬企業所有人，導致財務部門欠缺獨立性，缺乏相應的約束機制，影響賬目可信度，無法真實反映出企業的采購支出等財務狀況。當今社會，全球經濟一體化進程加快，企業競爭日趨激烈，及時提高企業采購工作效率勢在必行。另外，據相關調查顯示：我國百分之九十的中小企業都尚未形成自身明確的戰略采購規劃。中小企業管理者的著眼點主要圍繞業務方面，戰略采購問題無暇顧及，常常出現由于采購管理缺失產生一系列問題。比如中小企業管理者日常忙于日常事務中，在開會和簽字報銷之間來回奔忙，再加上協調上下矛盾，致使管理者對于企業發展方向認識不清，企業輔佐人員上下沒有形成統一認識。戰略采購管理環節中對組織的戰略定位不明確，很難結合自身資源和外在環境制定正確的戰略目標，對戰略執行缺乏必要監控，造成戰略采購管理缺乏現象。不少中小企業也帶有濃厚的家族企業色彩，企業主自身經驗知識在企業經營管理中占據決策地位，非理性的直覺很難使得計劃部門可行性的發展決策得以貫徹執行。就一般情況來看，非必要時企業主對于長遠發展問題的考慮比較欠缺，對戰略采購意圖的設想比較普遍。再加上缺乏明確有效的執行力，使得不錯的戰略策劃也很難實現預期目標，與績效考核掛鉤制度不明確，人才匱乏，技能不足，心有余而力不足成為中小企業采購管理現狀的高度概括。

2.中小企業具有的生產規模有目共睹，企業在實際運營過程中的流動資金有限，批量生產活動較少，對原材料及庫存的要求也都相對較高。近些年來，因為通貨膨脹等原因存在，企業在生產活動中的原材料價位不斷提升，庫存管理問題也逐步凸顯。中小企業經營本就是建立在大企業下的活動，資金及人才有限，生產活動必然缺乏科學嚴格的計劃性，組織生產活動能力及原材料能力受到限制，采購環節過于敏感，采購方式極具傳統性，通過采購實現規模經濟效應不太可能。大多數中小企業也沒有形成固定的供應商，對企業采購進行長期規劃或分析力度不足，采購成本高居不下，部分大型企業通過對市場材料的熟悉，對一切可能出現的狀況進行了分析，采購規模效益得以實現。但也有很多原材料供應商過于注重市場變化，通過對其仔細分析，故意提升原材料價位，中小企業能力有限會通過貸款賒賬等方式購買原材料，企業利息負重更高，資金周轉能力限制程度加大。中小企業采購成本的上漲必然會導致商品價格的上漲，同行業市場競爭受限，庫存壓力加大，中小企業經營風險不斷發生。

3.財務信息安全與企業生存息息相關，由于中小企業財務軟件種類繁雜，操作人員技能不熟練，相關人員對采購工作的安全性、保密性重視不足等原因，導致在實際的工作中存在許多安全隱患。有些企業采購從業人員的電腦不設保護，其它人可隨意使用，這種保密意識不強的做法，很容易致使公司財務機密被竊取，類似案例比比皆是。采購電算化依賴的是計算機硬件和財務軟件共同支撐的，而計算機故障、突然斷電等外部原因都有可能出現財務軟件系統崩潰，數據丟失現象；軟件方面，在我國很多財務軟件開發尚未成熟，產品質量參差不齊，軟件自身防護系統不完善，也有可能因為網絡開放性、動態性和虛擬性導致系統可控性降低，增加了病毒或者黑客入侵的可能性，加大了企業采購的安全隱患。

四、對中小企業采購管理問題的解決策略

1.采用現代信息技術提高統計工作效率

現代信息網絡技術為企業采購管理統計工作提供了強大技術支持。因此，中小企業在進行采購數據的統計工作中，必須要重視采用現代信息技術，創新統計方式，提高統計工作實際效率。以當前最先進的“云端”網絡信息技術為例，中小企業完全可憑借云端網絡數據強大在線數據搜集、分析與整合的優勢，把相關數據統計工作依托這一新型網絡技術進行。如通過云端網絡平臺，可在企業上下各個子公司之間、總公司與子公司之間、企業各個職能部門之間建立全新在線互動，實現各種生產經營管理等信心數據第一時間的上傳、共享、備案與分析，這會為企業采購管理決策提供實時數據支持，幫助企業制定更加科學完善的經營決策。總之，采用現代信息技術，提高采購統計數據質量和效率是未來中小企業基于信息統計工作實現采購成本控制的必然趨勢。

2.更新采購觀念

中小企業管理人員需依據市場動態變化不斷調整自身戰略，企業材料采購從根本上區別于人們日常購物，采購本質上充滿了商業化行為色彩。中小企業管理工作者觀念需與時俱進，充分認識到采購在企業運營中的重要作用。當下諸多中小企業采購人員帶有鮮明的“親戚色彩”，多方面原因導致采購行為固化，對市場采購缺乏必要的嗅覺和敏銳度，采購觀念初步落后于時代。采購環節監督松散，科學合理預期的采購機制難以貫徹執行，諸多不利因素使得中小企業與大企業相比劣跡斑斑。因此，及時更新采購觀念，重視企業采購環節，健全相應采購制度是中小企業發展的前提。依據自身市場定位與行情變化制定決策，采購環節引入職業經理人角色，完善的采購方案最高效全面的爭取到項目負責人的認可。

3.加強對采購工作的保密措施

中小企業施行采購電算化可利用計算機技術將采購信息資源共享，但方便快捷的同時也伴隨著相應風險。本身財務軟件的自身保密程序較弱，這就需要企業或財會人員使用各種方法來保護本公司的財務數據，防止被黑客攻擊，或者被有心人士泄密或破壞。企業應明確采購人員職責，對采購人員權限嚴格控制。同時提高計算機的網絡安全防范能力，保障財務信息安全。利用計算機犯罪在當今社會已經屢見不鮮，所以，企業一定要對軟件進行定期檢查和維護，為采購管理工作提供一個良好環境，從硬件、軟件及人力資源等各方面建立安全防范措施，保證企業采購工作的有序進行。

4.提高企業主的采購管理能力

中小企業產品類別比較單一，運作市場范圍有限，規模問題使其難以設立專業的計劃職能部門。企業采購戰略擬定一般都是由高層或企業所有者直接決定，企業主自采購管理能力占據主導地位。企業主非理性的戰略意識需要結合投資者敏銳的市場眼光，最終制定出高效準確的企業采購戰略發展目標。企業主的發展思維不能局限在繁瑣的日常事務處理中，采購戰略思維的運用需要考慮企業長遠發展，企業主需不斷增強自身實力，獲取前沿發展動態而服務與自身企業，結合大數據轉變傳統發展理念。為防止企業領導者的個性特征對某些發展決策的專斷，可采取工作團隊進行人事整合等舉措避免。

5.制定科學合理的采購計劃，規范日常采購行為

中小企業采購缺乏規律性是其明顯的缺陷，不定期的市場動態和經營活動使其游走在市場邊緣，穩定性不高。應對市場沖擊能力有限。因此，中小企業要謀求長遠發展，就必須準確衡量企業生產所需原材料的具體數值和類型，節約成本，提高效率，具體目標可細化為：依據市場和自身實際發展情況，準確預測采購周期，降低管理費用，保障企業生產活動照常運行；并依據該企業主營業務購置生產運營必需品，發揮最大功效配合企業生產，保持其市場競爭專一的品牌路線，由此可見，中小企業制定科學有序的采購計劃意義重大，與生產財務部門的有效溝通也十分關鍵，采購計劃要征得上級同意，各部門協調制定的采購計劃可最大限度的實現效率最大化。除此之外，中小企業應細化采購管理部門的職能，對參與采購的人員要建立完善的監督制度，規范行為，獎罰分明，在保證市場監管的同時鼓勵采購人員在日常的采購中對市場變化進行調查。

6.注重電子采購人才的培養

當下，中小企業因為人才資金限制，信息化建設不足，對電子商務的意識或建設能力不足，電子信息能力的缺失導致采購優化不足，充分普及信息技術知識，運用大數據等多重手段加強電子商務宣傳，培養員工素養與安全教育工作，普及法律誠信與自律原則，加強中小企業管理者對內部電子商務建設的認知，通過多重渠道培養和聘請素質高，層次合理，具備網絡建設，計算機管理，電子經營的復合型人才，如此企業采購管理質量和工作效率才會從根本上得到有效改善。時代發展，信息互換模式不同往日，只有真正把握時代脈搏，走在企業軟件應用前沿，做好風險防控舉措，走企業信息化建設道路是大趨勢。

五、結語

綜上所述，中小企業采購管理工作面臨的困難和挑戰諸多，面臨復雜多變的市場環境，管理者必須統籌整體發展，與時俱進，從根本上做到工作與科技接軌。日常工作中不斷加強對采購市場的調研，制定應變計劃，不斷優化采購流程，提高業務效率，明確采購目標，加強對相關信息的管理，從而防止腐敗現象悄然滋生。

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