檔案利用工作的新方式

葉幼霞

[摘 要]本文介紹了新時期檔案利用工作的新方式——檔案網絡信息服務，分析了檔案網絡信息服務產生的必然性是檔案本身的要求，也是社會發展的大趨勢，還分析了檔案網絡信息服務發展會經過的三個階段。

[關鍵詞] 檔案；網絡信息服務；階段性

檔案工作的總目的是提供檔案，便于社會各方面的利用，而這也決定了檔案提供利用服務工作是檔案工作中的中心環節，只有把館藏的大量檔案提供給利用者，滿足社會各方面的需要，才算發揮了檔案的作用。當前正處于我國高速發展的新時期，檔案事業也要開創新局面，與社會同發展，這也對檔案利用工作提出了新要求。2014年2月27日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下稱《意見》）的通知，《意見》里就提出要“建立健全方便人民群眾的檔案利用體系”，并列出了5項措施：創新服務形式、強化服務功能、加大開發力度、加快推進傳統載體檔案數字化與促進資源共享。

可見，加大力度推廣檔案利用，更好地、最大限度地方便人民群眾利用檔案是大眾所趨。而要建立一個完整的便于人民群眾的檔案利用體系，則需要各方面的措施，就“創新服務形式”一項，筆者試談談自己的觀點。此前，公認的檔案提供利用的傳統方式有閱覽室、檔案外借、出具檔案證明、檔案復制品、提供咨詢服務、印發目錄與舉辦檔案展覽這7種方法。然而在計算機網絡技術高速發展的新時期，這些方式已經不足以應對用戶的需求，更無法完好地體現“方便人民群眾利用”這一要求。檔案館應順應時事開辦一項檔案利用工作的新方式——檔案網絡信息服務，以滿足新時期的變化。檔案網絡信息服務是以檔案用戶需求為中心，以數字化的檔案信息資源為基礎，利用先進的信息技術手段構建而成的服務形式。檔案網絡信息服務也就是在網絡環境下，檔案館將館藏檔案數字化發布在網站上，用戶按需求在網絡上自由操作，下載或獲得自己所需的檔案信息，以達到檔案館提供電子檔案信息滿足利用者的需求的活動過程。

這種方式的產生既是檔案本身的要求，也是社會發展的大趨勢。

一、檔案種類與載體的轉變，要求提供檔案網絡信息服務

從古至今，隨著科技生產力的發展，檔案的載體也不斷發生著變化，繼而產生了各式不同載體的檔案：如石刻檔案、泥板檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟板檔案、棕櫚葉檔案、樺樹皮檔案、膠片檔案、照片檔案、磁帶檔案、光盤檔案等。

而其中隨著新時期的到來與科技的發展，檔案的種類與載體更是發生了天翻地覆的新變化，從1946年第一臺電子計算機誕生開始，檔案實現了從實體到虛擬的轉換——電子文件產生了，而且在新技術的支持下各種紙質、照片等不同載體的實體檔案也可轉換成數字載體。這種檔案種類與載體的新變化也決定了檔案管理方法以及檔案提供利用的方式要不斷革新，才能適應時代的步伐，檔案提供利用的方式也應該隨著網絡的發展而從傳統走向現代，從實體走向虛擬，檔案網絡信息服務也就應運而生了。

二、獲取信息方式的轉變，要求提供檔案網絡信息服務

一個信息爆炸的新時代，每天都有無數的信息產生，并有無數的有用信息等著被發現與利用。檔案信息被淹沒在這海量的信息洋流里，傳統的檔案利用手段與方式已經滿足用戶的需求，只會阻礙檔案價值的發揮。2014年7月21日，中國互聯網信息中心CNNIC發布第34次調查報告，報告顯示，截至2014年6月，我國網民規模達6.32億，其中手機網民有5.27億，較2013年底增加2699萬人，網民中使用手機上網的人群占比提升至83.4%，相比2013年底上升了2.4個百分點。[1]從此次報告中可以看見，我國網民人數眾多，隨著不會使用網絡的老年人的減少以及網絡的普及，全民皆會網的情況亦在不遠的未來。人們會越來越習慣網上購物、消費、娛樂，習慣獲取信息的快速、方便，厭煩傳統的、費時、費事、低效率的獲取信息的方式，這就極度要求檔案館要跟上時代的步伐，順應民心，開辦檔案網絡信息服務。

就現實而言，要全面實現滿足用戶需求的檔案網絡信息服務并無法一蹴而就，而應該用“先進帶后進，進而實現全國館際一體化”的方法來完成，而這就需要經過三個階段：

第一階段，省、市級檔案館優先發展。之所以第一步由省、市級檔案館開始展開，是因為省、市級檔案館有著較多的資金、技術、人才與設備等軟硬件，其中省級檔案館網站更是代表了我國綜合檔案館建設的最高水平，它能夠較迅速地開展業務，實現檔案網上服務。據筆者調查，自1996年北京市檔案館建立網站開始，除臺灣省無法統計外，我國其余22個省、5個自治區、4個直轄市和2個特別行政區共計33個省級行政區建立了檔案網站，其下所屬市級檔案館網站也基本建立。省級檔案館基本都建設了目錄級數據庫，建設最好的北京、天津、福建等檔案網站還提供全文數據庫，其中天津市檔案網站更是已經上傳了1790639條目錄和306846條的全文檔案。相比之下，其他省級檔案館的全文數據庫建設稍慢，而市級檔案館的建設更是參差不齊，但大體的網站架子已經搭起來了，只需慢慢維護與上傳、更新數據庫就好了。基于此，我國省市級檔案館網站已經有了實現檔案網絡信息服務的基礎，差的只是數字化檔案的時間。

第二階段，由市帶縣，省內互助。任何先進事物的普及，在發達的省市地區總是容易實現的，而要實現全省普及則不是那么的容易，這里面差著的是巨大的資金缺口與技術、人才以及設備的缺乏。在館藏檔案數量同樣大量的情況下，市級以下的檔案館想要光靠本館的努力實現全館檔案的數字化與網絡信息服務是極為困難的事情。從20世紀90年代末我國開始大力普及檔案網站至今，我國還有大量的縣級檔案館沒有建設網站或者建設的質量不高。例如，2008年河南省158個縣（區）中，建成檔案網站的有26家，僅占16.46%。甘肅省平涼市僅3個縣級網站可訪問張掖市僅有1個縣級網站可訪問，縣級網站的建站比例偏低。[2]經過近十幾年來的發展，我國縣級檔案網站建設情況的情況仍不大好，可見獨自開發得結果并不好。而有些省份則是全省統一建設，如福建省在2003年通過“福建省分布式檔案基礎數據庫建設項目”，統一規劃、統一組織、統一投資開發建設，以省館網站為中心站點，各設區市館網站為分站點、各縣（市、區）館網站為支站點的三級網絡體系結構，全省有1個中心站點、9個分站點、84個支站點，共94個站點。對比其他省市之下，福建省這種省內互助，統一建設的方式更省時間、經費，效果也更好，其他省市可效仿。

第三階段，全國館際一體化服務。實現全國館際一體化服務，用戶只需在一個網站上就能查找到所需要的所有檔案，而不需要在各個檔案館網站中奔走查找，最大限度達到便于利用的目的，這是檔案網絡信息服務的最終目標。經過第一階段與第二階段的建設，各省已完成館藏檔案數字化的儲備，也已能在本館網站檢索、利用，要建設全國一體化服務，應是由國家檔案館牽頭，將各省檔案資源匯總，建設一個全國檔案信息共享平臺，在該平臺上輸入信息檢索，得出相關的檔案資源鏈接，然后點擊鏈接到達相應的檔案館數據庫并獲取信息。

檔案網絡信息服務是順應時代要求而應運而生的新的檔案利用方式，是為了使用戶更為方便快捷地在家就能利用到檔案的服務形式。雖然要完美的實現檔案網絡信息服務的目的不是很容易，這里面牽涉到大量的財力、物力、人力以及技術等因素，但我國檔案界已經開始萌發這種意識，并初步建設檔案網絡信息服務，相信符合用戶需求的完美的檔案網絡信息服務就在不遠的未來。

參考文獻：

[1] 劉雙.手機網民數量首次超過傳統PC網民[OL].http：//finance.qq.com/a/20140722/008927.htm，2014

[2] 陳曉暉；趙屹.我國檔案網站建設情況綜述[J].檔案學研究，2013（4）