工程項目檔案管理工作探討

文/中鐵寶橋（揚州）有限公司　陳霞

工程項目檔案管理工作探討

文/中鐵寶橋（揚州）有限公司陳霞

【摘要】工程項目檔案管理工作是工程項目建設(shè)工程中不可或缺的一環(huán)，做好工程項目檔案管理工作，能有效滿足對于工程項目竣工后的生產(chǎn)、運行、維修、擴建提供服務(wù)的需求。本文結(jié)合多年檔案管理的工作經(jīng)驗，對如何做好工程項目檔案管理工作嘗試進行探討。

【關(guān)鍵詞】工程項目；檔案；管理

一、工程項目檔案的重要意義

由于工程項目的建設(shè)需要投入更大的資金，建設(shè)周期長；一般工程項目都由施工前、施工中、竣工驗收三大步驟，施工前所形成項目決策、審批、預(yù)算編制、投標(biāo)等資料都需要進行儲存保存管理；施工中所形成的檢查報告、產(chǎn)品批次等；竣工驗收所形成一系列的驗收文件都是工程項目檔案的具體表現(xiàn)。工程項目檔案記錄了整個項目從始到止的全過程，是最原始準(zhǔn)確的記錄，是反映該工程項目整體質(zhì)量的重要憑證，也為以后工程項目改建、管理提供重要依據(jù)。但是目前很多公司對工程項目的檔案管理工作還存在一些問題。

二、如何做好工程項目檔案管理

（一）因地制宜的制定檔案管理制度。工程項目檔案具巨量，且種類繁多的資料，因為在其形成過程中，由于工程項目是個系統(tǒng)工程，各種子系統(tǒng)整合起來，才構(gòu)成整個的工程項目工程，其檔案形成同樣如此，也是由各個子系統(tǒng)的檔案所構(gòu)成的。因此，首要加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)工作，根據(jù)項目的實際情況配備檔案管理人員并建立科學(xué)、健全的項目檔案管理制度，來明確崗位責(zé)任、績效考核、獎罰制度，只有科學(xué)、健全的項目管理制度才能完善工程項目檔案的管理，通過各個部門的協(xié)調(diào)組織，監(jiān)督使檔案工作實現(xiàn)制度化、科學(xué)化、法制化，讓整個工程項目建設(shè)的管理做到有章可循，有法可依。

（二）工程項目施工前檔案準(zhǔn)備工作。作為檔案人，應(yīng)該事先介入、控制為主，施工前，建設(shè)單位首先在施工合同中明確相關(guān)單位的檔案收集方面的要求及違約責(zé)任及把檔案的重要性向各個部門宣傳，做到預(yù)防為主。由于一個工程項目所涉及到建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計等不同的公司或部門，它們在工程項目各個階段收集著不同的資料，因此，檔案管理人必須要落實好各個單位、部門的檔案職責(zé)。要保證工程項目檔案能夠及時的、按質(zhì)按量完成收集工作，例如審批文件、預(yù)算文件、監(jiān)理規(guī)劃、相關(guān)的圖紙、驗收記錄等。只要我們抓住主要環(huán)節(jié)，把握重點，才能把檔案管理工作做好。

（三）注重企業(yè)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。隨著時代不斷進步，在信息時代的今天，大量工作將有計算機軟件、系統(tǒng)來完成，它能快捷、安全的對這些工作管理和分析，檔案工作也是如此。由于工程項目的檔案生成大量的文件。

三、工程項目檔案管理遵循原則

工程項目檔案管理之所以存在，主要是為了保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及安全保管的作用。待到工程完工后投入生產(chǎn)運行，再為其提供服務(wù)。并且可以等到未來類似工程開展的時候為其提供寶貴的數(shù)據(jù)參考。所以，工程項目檔案管理工作需要認真進行，并且要嚴(yán)格保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

1.系統(tǒng)收集各種材料。對各個部門和人員在工作的過程中所形成的各種檔案進行合理的歸檔，并且要對這些材料進行認真地檢查和審核，確保材料是原始材料、完整和準(zhǔn)確。

2.對于收集到的各種材料，根據(jù)其性質(zhì)、用途等特征進行科學(xué)分卷建檔。

3.對卷內(nèi)文件進行認真細致的整理，這是工程項目檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。檔案整理八步:第一，依照建設(shè)項目檔案的歸檔范圍對收集到的材料進行鑒定和分類，除去那些重復(fù)文件和不屬于該范圍的文件。第二，按照材料的屬于、文字、圖表、圖紙等進行分類，然后再按照立項、設(shè)計、施工和竣工四個階段進行細分。確保文件按照階段、項目等進行細致的區(qū)分。第三，在同個項目中，要依照專業(yè)的不同進行區(qū)分。對于以單體工程進行的項目，需要先將文件材料依照單體工程標(biāo)準(zhǔn)進行細分，然后再按照專業(yè)進行分類。第四，分類組卷。依照問題類別對管理型文件進行分類，按照專業(yè)類別對圖紙進行分類，按照規(guī)律對于施工文件進行分類。第五，以文件、材料、圖表和圖紙的數(shù)量根據(jù)實際進行分類組卷。第六，卷內(nèi)文件材料排列。如果單個項目中相關(guān)文件材料數(shù)量很少，則可以直接將所有文件歸為一個組卷，但是需要按照先后順序?qū)M卷中的文件進行排列。也可以按照所反映的問題對文字材料和圖紙圖表進行分類，或者以時間和重要程度作為標(biāo)準(zhǔn)對檔案進行排列。而圖紙的排序則按照目錄進行。同個檔案中，文字材料需要排列在圖片材料的前面。第七，編目。第八，案卷裝訂。

4.諸如案首處理和目錄填寫等其他工作。在進行檔案分類的過程中，要認真處理卷內(nèi)目錄的填寫，以保證更快的進行檔案的檢索。在進行卷內(nèi)目錄填寫的過程中，一是要項目完整性應(yīng)該得到保障，要確保序號、文件編號、責(zé)任者以及材料提名和頁碼、形成時間及相關(guān)說明都進行詳細和完整的記錄；二是要確保目錄填寫的規(guī)范和完整，時間格式、字體大小都有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。還應(yīng)當(dāng)認真處理案首工作，因為案卷封面內(nèi)容中具有案卷形成單位的標(biāo)注、卷內(nèi)文件的起始時間、文檔的保管期限限制以及文件保密級別的限定，所以要注意對立卷單位、時間、保管期限和保密級別的認真填寫。

四、總結(jié)

作為工程項目中非常重要的一個步驟，工程項目檔案管理不僅是竣工驗收的一部分，同時也是確定竣工驗收的一個非常重要的依據(jù)。工程檔案資料是否符合驗收標(biāo)準(zhǔn)，依賴于檔案管理部門的認真工作。從事工程項目檔案管理的工作人員，必須從思想上高度重視這項工作，認真細致對待這項工作的各個環(huán)節(jié)，充分利用計算機等各種現(xiàn)代化的設(shè)備，提高檔案管理的效率性，使檔案管理工作更好的服務(wù)于工程項目這個大局，為經(jīng)濟建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。