試論事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

文/湖北省黃岡市羅田縣新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理辦公室　廖秋仙

試論事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

文/湖北省黃岡市羅田縣新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理辦公室廖秋仙

【摘要】現(xiàn)階段，國(guó)民經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展以及人們生活質(zhì)量的顯著提升，使得人們對(duì)于信息量的實(shí)際需求也在逐漸加大。為此加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理極為重要。但是就目前的檔案管理情況而言，管理力度不足，工作人員的態(tài)度不端正等，使得檔案管理問(wèn)題較多。為此，筆者從研究我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀入手，重點(diǎn)分析加強(qiáng)檔案管理的有效對(duì)策，為提高檔案管理水平提供參考資料。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；事業(yè)單位；現(xiàn)狀；有效對(duì)策

一、引言

現(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作正在順利展開(kāi)中，其中檔案管理作為基本工作之一，改革以及發(fā)展檔案管理工作，對(duì)于提高檔案管理水平以及管理效率都發(fā)揮著重要作用。然而就目前形勢(shì)而言，事業(yè)單位在檔案管理中依然存在一些問(wèn)題。因此建議加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作的研究，采取合理措施進(jìn)行檔案管理。

二、我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的關(guān)注力度不足。事業(yè)單位的檔案存儲(chǔ)容量較大，檔案管理和其他工作存在著密切的聯(lián)系。所以要做好檔案管理工作。但是就目前情況而言，我國(guó)事業(yè)單位的工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)力度不足，未能夠樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)。這些對(duì)于檔案管理工作的順利開(kāi)展起到限制作用。甚至單位領(lǐng)導(dǎo)人員也不重視檔案管理工作，未能夠?qū)n案管理作為核心內(nèi)容加以處理，沒(méi)有采取有效措施來(lái)提高檔案管理質(zhì)量。

（二）檔案管理員缺乏了專業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)處理能力不強(qiáng)，檔案管理能力偏低。檔案管理工作作為一項(xiàng)完整、系統(tǒng)的工作，要求管理員具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)以及專業(yè)技能，同時(shí)還要有毅力和耐心，能夠確保自身的工作效率。但是目前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理員缺乏了豐富的理論知識(shí)，并將檔案管理視為兼職工作，檔案管理工作依然處在手寫(xiě)操作的階段。這樣嚴(yán)重降低了檔案管理的效率。管理員因?yàn)楦鞣矫嬉蛩氐挠绊懀瑢?dǎo)致記錄信息的不完整。此外，檔案管理員對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件的掌握程度不足，無(wú)法運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，業(yè)務(wù)處理能力低。

（三）檔案管理室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度不足，檔案管理設(shè)備比較陳舊。現(xiàn)階段，國(guó)家經(jīng)濟(jì)在發(fā)展，科技在進(jìn)步，各種現(xiàn)代化管理設(shè)備被逐漸運(yùn)用到各行各業(yè)以及事業(yè)單位的工作中。但是我國(guó)事業(yè)單位檔案管理室的檔案管理設(shè)備比較陳舊，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求。在這種環(huán)境下，檔案管理員的工作情緒會(huì)受到影響，同時(shí)也會(huì)對(duì)他們的管理質(zhì)量以及工作效率產(chǎn)生直接影響。

三、事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理的有效對(duì)策

（一）事業(yè)單位的相關(guān)人員應(yīng)樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，建立完善的檔案管理機(jī)制。樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，是加強(qiáng)檔案管理的基本條件。事業(yè)單位應(yīng)讓本單位所有檔案管理員掌握我國(guó)《檔案法》的基本內(nèi)容，并讓他們形成一種法律自我約束，規(guī)范自身的檔案管理行為。此外，事業(yè)單位應(yīng)建立完善的檔案管理機(jī)制；管理員應(yīng)加強(qiáng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的整體把握，一旦發(fā)現(xiàn)其中的異常情況就需要采取相應(yīng)的應(yīng)急方案加以解決。而事業(yè)單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員則應(yīng)重視檔案管理工作，并將其作為重點(diǎn)工作。

（二）面提高檔案管理員的業(yè)務(wù)處理能力以及管理效率。事業(yè)單位應(yīng)定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理員的綜合素質(zhì)。而檔案管理員則應(yīng)對(duì)檔案管理工作有較為全面的認(rèn)識(shí)，重視檔案管理工作，明確工作內(nèi)容以及管理目標(biāo)。同時(shí)管理員應(yīng)明確自身的職責(zé)，不斷學(xué)習(xí)，不斷更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及技能結(jié)構(gòu)，掌握相關(guān)軟件以及有關(guān)技術(shù)的操作流程，并充分應(yīng)用到日常的檔案管理中；能夠從心里認(rèn)可檔案工作，并在工作中飽含熱情，認(rèn)真對(duì)待工作，有耐心，保管好檔案資料，確保檔案的完整與安全。

作為事業(yè)單位，則應(yīng)全面加大檔案管理的宣傳力度，讓更多人認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。唯有這樣才能夠讓更多人真正了解該工作。此外，事業(yè)單位應(yīng)該建立健全的檔案管理體系，確保檔案的科學(xué)化以及系統(tǒng)化管理，保證工作的順利展開(kāi)。

（三）合理增加資金投入量，全面加強(qiáng)檔案管理室的辦公環(huán)境建設(shè)。高新科技的迅猛發(fā)展，使得各種先進(jìn)技術(shù)以及現(xiàn)代化設(shè)備逐漸被應(yīng)用到各項(xiàng)管理工作中。其中檔案管理更加需要利用這些先進(jìn)技術(shù)以及現(xiàn)代化設(shè)備。由于檔案管理的任務(wù)量巨大，工作繁瑣，管理員在整理檔案資料的同時(shí)，還需要將檔案資料進(jìn)行分類處理，并保管好檔案資料。因此，事業(yè)單位更應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配置先進(jìn)的設(shè)備以及高新科技，以此減少檔案管理員的工作量。

（四）不同地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不同，科技發(fā)展程度也不相同。

因此我國(guó)的事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合本地區(qū)經(jīng)濟(jì)條件來(lái)改善檔案管理室的工作環(huán)境，相關(guān)部門(mén)就可以向當(dāng)?shù)卣块T(mén)申請(qǐng)?jiān)黾油度胭Y金，當(dāng)申請(qǐng)成功后，可以將這些費(fèi)用用來(lái)更換設(shè)備，從而改善工作條件。

事業(yè)單位建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，將縮微、計(jì)算機(jī)以及光盤(pán)等諸多技術(shù)加以結(jié)合，并充分應(yīng)用到檔案管理中；將檔案管理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理，以數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理為手段，促進(jìn)檔案的優(yōu)質(zhì)化管理；而檔案管理員應(yīng)充分利用該系統(tǒng)，提高自身的工作效率，降低工作強(qiáng)度。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，事業(yè)單位先行的檔案管理制度并不完善，國(guó)家對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)力度不足。因此筆者建議事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，樹(shù)立正確的管理意識(shí)，完善相關(guān)機(jī)制，全面提高檔案管理員的業(yè)務(wù)處理能力以及管理效率，加強(qiáng)辦公設(shè)施的建設(shè)；并在今后的檔案管理中，應(yīng)以科技為關(guān)鍵，推動(dòng)檔案的數(shù)據(jù)化管理。

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