醫院檔案信息化建設存在的問題和對策

文/中國福利會國際和平婦幼保健院　魏婷

醫院檔案信息化建設存在的問題和對策

文/中國福利會國際和平婦幼保健院魏婷

【摘要】本文就在檔案信息化建設過程中，從管理、人才隊伍、設備條件等方面所遇到的問題進行探討，并提出建立統一標準、規范管理軟件市場、增加人員配置、提高人員綜合素質、提供基礎保障等完善措施，以促進醫院的檔案信息化發展。

【關鍵詞】醫院；檔案；信息化建設

一、醫院檔案信息化管理方面的問題

（一）缺乏統一、規范的標準。目前，供醫院檔案信息化建設參考的政策法規有《數字檔案館建設指南》（檔辦[2010]116號）、《電子檔案移交與接收辦法》（國家檔案局檔發[2012]7號）、《電子文件歸檔與管理規范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局令第6號）。而以上文件的內容較為籠統，針對性和操作性不強。另外，整個社會信息化的發展速度遠遠高于政策制定的速度，所以，在實踐中難免會出現政策法規跟不上形勢的問題。

另外，醫院作為醫療單位，歸屬衛生系統，部分醫院還同時歸屬高校系統，檔案部門還與專業相聯系的檔案局有關，然而每個系統對醫院的管轄各有側重，分別對檔案管理實行業務指導。由于缺乏統一、規范的標準，而且醫院檔案信息化建設仍處于一個探索、完善時期，根據不同的管轄要求，醫院檔案部門只能根據各條線的要求，在同行間進行探討，分享經驗，以融會貫通，博采眾家之長的方式，來制定符合自己醫院特色的檔案管理制度，調整和完善本醫院的信息化建設方案。如此情況，雖然給予了醫院檔案管理人員一定的自由度，但是難免會錯過一些最優化的方案，或者是出現一些管理和操作上的弊端。

（二）領導重視度低，影響信息化建設深度。醫院檔案部門既非一所醫院的創收部門，亦非一級科室，通常是隸屬于院辦的二級科室，難以得到領導的重視，因此在人員、設備、條件保障方面容易被忽略。而且由于重視度不夠，且考核機制，會削弱檔案人員的積極性，以致醫院各部門各級人員歸檔意識薄弱、檔案保管不合理、利用度低、歸檔范圍不清、找不到資料才意識到檔案的重要性，而找到資料后又忽視了檔案的重要性，如此惡性循環，不利于檔案信息化的推進。雖然檔案信息化在醫院整體信息化水平提高的大背景下受到了關注，但是對于有著悠久歷史的醫院而言，其檔案的信息化建設，意味著大筆資金和人力的投入，領導對于投入和產出的權衡直接關系著檔案信息化建設的命運。若領導重視度高，則檔案信息化建設度更全面、更深入。

二、醫院檔案信息化人才隊伍建設問題

（一）人員素質參差不齊。醫院檔案人員主要由分管領導、辦公室負責人、檔案室專職人員、各部門兼職檔案員組成。在職務、年齡、學歷結構上參差不齊，所以在電腦操作水平、對待新事物的接受度上也有較大不同。傳統檔案管理模式是由兼職檔案員收集需要歸檔的材料交由檔案室進行整理、編目；由檔案室負責查詢查檔人所需的檔案并交予其查閱。而在現代信息化模式下，需由兼職檔案員在網上進行整理歸檔，查詢和利用。這種模式的改變，并伴隨著兼職檔案員主動適應性差、依從性弱、變動頻繁、電腦操作水平差異度大等特點，直接影響了檔案信息化建設的執行力度。

另外，即使是醫院檔案專職人員，也鮮有是檔案專業對口人員，大部分是其他專業人員通過上崗培訓取得資格后才從事的檔案工作。而此種崗位培訓及其繼續教育培訓模式都較側重于理論，實踐性較弱，所以檔案人員多在實際工作中進行實踐和探索，影響了檔案工作在專業性上的深度發展。而對于專業背景更加復雜的兼職檔案人員來說更不言而喻。在這個傳統向現代檔案管理模式過渡時期，對檔案人員的素質更提出了更高的要求。

（二）人員配置少，工作量大。醫院規模不同，檔案室配置人員也不一。規模較大的醫院檔案室較為獨立，配有2-3名專職檔案工作人員；而規模較小的醫院只有1名檔案專職人員，且多數檔案室隸屬于院辦，此名檔案專職人員還需承擔一部分辦公室工作。尤其在檔案信息化建設的過程中，雖然提升了查詢利用效率，但在目前實行紙質文檔與電子文檔“雙軌制”管理模式的情況下，實際上在很大程度上增加了檔案工作人員的工作量，因此原有的檔案人員配置已拙荊見肘。

三、醫院檔案信息化設備條件問題

（一）檔案管理軟件風格各異，缺乏統一標準。目前，醫院使用的計算機輔助檔案管理軟件多由軟件開發公司提供，種類繁多且缺少統一的標準。而且此種軟件具有普遍適用性，缺乏醫院特色，所以主要由用戶來適應軟件。另外，根據文檔一體化的要求，檔案管理軟件需與辦公自動化管理系統的進行銜接和融合，而辦公自動化管理系統也存在以上問題，所以如何做好以上兩個系統的銜接，以及更好地適應這兩個軟件，也給檔案人員及用戶提出了新要求。

（二）設備資金投入少，影響檔案信息化建設全面性。隨著醫院整體信息化水平的提高，醫院辦公人員基本配備了計算機、打印機、掃描儀等設備，在檔案整理、查詢、利用上基本上實現了簡單的信息化。而在醫院檔案信息化建設中，還有其他方面不容忽視，例如檔案庫房的信息化建設。考慮到資金投入的限制，目前庫房管理，尤其是在溫濕度控制上，大都還是人工調節。然而人工控制上無法實現全天24小時的監控，檔案保存的安全性難以確保。所以資金投入關系到檔案信息化的全面度。

四、網絡環境下及數字化過程中檔案安全級保密性問題

為了提高管理效率，提升利用度，多數醫院采用的是在局域網下運行的檔案輔助管理軟件，用戶可以根據權限在醫院內任何一臺計算機上對檔案信息進行訪問。而且真正熟悉掌握軟件的是軟件開發商，日常的維護也需要他們而非醫院信息部門工作人員，另外開發商維護人員變動較為頻繁。以上這些都給檔案的安全性造成了威脅。

在對檔案實行數字化的過程中，由于醫院檔案的類型豐富，有紙質檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等，對于不同類型的檔案進行數字化有其不同的要求。單就紙質檔案而言，亦需進過拆卷、掃描、裝訂、掛接等操作，對于有一定歷史的醫院來說，歷史檔案數字化是一個龐大的工程，難以由檔案室單獨完成。所以，往往由專門的數字化公司代替完成，然而在這個繁雜的過程中，如何確保檔案的正確性、規整性、保密性等，就需要一套制度的保障。目前這個保障機制只限于數字化公司與檔案室之間的商定，并無嚴格規范。

五、醫院檔案信息化問題解決探討

（一）針對醫療行業特點，建立統一的行業標準。1.信息化建設標準考慮到醫療行業的特殊性，建議醫療業務指導機構即衛生計生委檔案部門能根據當地信息化發展水平，通過充分調研，制定具體的醫院檔案信息化建設參考標準。并樹立優秀典范，促進行業間交流，使醫院檔案信息化建設不再是一家醫院的事，而是納入到整個行業規劃中，做到有章可循，有據可依，共同推進整個行業的發展。2.規范檔案管理軟件市場針對目前檔案管理軟件市場的紛繁復雜性，有關部門應制定相應的準入標準，淘汰不符合規范的，并篩選出一部分優秀的檔案管理軟件供參考。

（二）提高醫院對檔案工作的重視度，納入考核目標。平時需加強與領導的溝通，加大檔案重要性的宣傳，提升領導對檔案工作重視度，將檔案信息化工作納入醫院整體發展規劃。在實行檔案信息化建設的過程中，許多環節較傳統模式發生了改變，因而不但需要檔案部門，且需要文書、業務部門、信息等部門協同推進。領導重視度的提升，將有助于相關職責的落實，納入考核目標，帶動提升各科、各部門負責人乃至全員的檔案意識，共同推進檔案信息化。

（三）加大資金投入，提供基礎保障。現代的檔案管理模式不再僅是靠一個人、一臺電腦、一臺打印機即可完成，而是需要更多的人力、物力的有機結合，形成系統的管理。所以只有基礎配備完善才能開展檔案信息化工作，只有對其進行系統的管理才能有效地推進檔案信息化建設。

（四）提高人員素質，增加人員配置。1.加強知識培訓，提升綜合素質。隨著整個時代信息化水平的不斷提高，檔案類型將變得更為豐富，管理模式亦將轉變，從紙質檔案的管理發展到電子檔案的管理，不單要求檔案人員具有一定的計算機操作水平，對檔案人員的綜合素質也提出了更高的要求。專職檔案員應豐富業務文化知識，提升組織協調能力，熟練軟件應用，能有效幫助和解決運行中的問題。在培訓兼職檔案員與使用者方面，可遵循先年輕后年長，計算機操作水平由高到低的方式，如此循序漸進，有利于檔案信息化的穩定發展。2.增加人員配置，確保組織。實施檔案信息化建設雖然提高了檔案的查詢利用效率，但是在建設過程中投入了較傳統模式更多的人力，因此適當增加檔案室的人員配置數有其必要性。若礙于人數限制，則應擴大兼職檔案員的職能范圍，并予一定保障及考核機制。3.解放思想，開拓創。檔案工作者要以檔案信息化建設為契機，不但要向優秀同行學習先進經驗，還要向其他領域檔案工作先進學習，化被動為主動，解放思想，開拓創新，強化服務意識，推廣宣傳檔案信息服務，提升檔案信息利用率。

（五）做好監控防范，確保檔案安全。由于檔案管理軟件多為醫院以外的軟件公司開發而成，為了保障檔案的信息安全，醫院信息部門應做好軟件審查，做好安全防護措施，并與軟件公司簽署保密協定。另外，檔案數字化是實行檔案信息化管理的基礎，因此大多數單位在開展檔案信息化建設初期，對于大部分館藏檔案一般交由外公司進行數字化。對于后期新增檔案，一般根據檔案量來決定由外公司或自行數字化。無論采取哪種方案，數字化過程中的監控尤為重要。為確保檔案在數字化過程中的安全性，以及數字化后的檔案真實可用，檔案管理人員應按照相關檔案數字化標準重點加強業務流程的監控。