如何提升檔案在高職院校中的作用

文/寶雞職業技術學院　豆亞玲

如何提升檔案在高職院校中的作用

文/寶雞職業技術學院豆亞玲

【摘要】本文分析了高職院校檔案的作用，提出了提升高職院校檔案作用的有效措施，以便更好的服務于廣大師生，服務于社會，希望更多的檔案工作者能從中得到啟發。

【關鍵詞】高職院校；檔案的作用；提升；有效措施

隨著國家教育事業的不斷發展，尤其是《國務院關于大力推進高職教育改革與發展的決定》一出來，高職教育在各個地市得到政府的大力支持，辦學規模日益擴大，為國家培養出一大批生產、建設、管理、服務一線的技術應用型人才，與此同時高職院校的檔案工作的更凸顯出重要性。高職院校的檔案在學院建設發展中起承前啟后的作用，多數檔案的原始記錄或知識信息能夠滿足學院建設發展中的各項需求，為學院的建設發展、改革提供了許多有據可查的最直接、最真實的第一手資料。

一、高職院校檔案的作用

（一）檔案是學院行政管理和教學業務工作的查考憑據。高職院校檔案是由學院行政管理部門和教學業務部門在學院各項工作、活動中形成的各種文件材料及聲像資料積累、轉化而來的，是各項行政管理工作和學院教學活動的記錄，反映了學校行政管理和教學活動的完整情況。記錄著學院歷史發展的成績及寶貴經驗，為國家教育事業及高職院校的下一步發展提供了強有力的借鑒及參考憑據。

（二）高職院校檔案是教育、教學研究的必不可少的有力保障。

檔案是記錄學院發展及各項研究成果的最原始的資料，其真實可靠性是值得信賴的。在高職院校中各項教育、教學研究工作是必不可少的。學院的檔案資料為教育、教學研究者提供了大量真實的教學、實驗數據供研究者參考，這樣就避免了好多工作重復進行，研究者可以從大量的檔案數據中找到規律吸取經驗教訓，避免走彎路。為廣大師生進行教育、教學研究提供了豐富的資源平臺，保證了研究工作的順利進行。

（三）高職院校檔案是積累和傳播知識的重要載體。人類的文明靠的是文化知識的積累和傳播，教育更是如此，高職院校檔案的內容涵蓋面廣，記錄了高職院校各個歷史時期發展、變化的材料，是歷史傳承，知識傳播和學識發展不可缺少的重要資源。高職院校檔案是全院師生知識的源泉，為學院進步發展、教學改革的提供有力的參考資料。

二、提升高職院校檔案作用的有效措施

檔案的價值是潛在的，高職院校檔案館（室）只有對檔案資源進行有效的開發、加工、匯集工作的同時，又要做到主動提供服務，才能使檔案的價值得以充分體現。為此，我們在注重檔案收集質量的同時要提高檔案利用率，并及時分析、研究找出工作中的不足，為高職院校檔案作用的發揮創造前提條件。

（一）加大高職院校檔案收集力度，確保檔案收集效果。充足翔實的材料是服務之本，是提供利用的前提和基礎。檔案收集的效果應該達到數量充分，質量優化，成分充實，注重特色，才能充分發揮檔案的作用，滿足學院師生的需求。近年來，由于高職院校大都是由多所中專學校合并產生的，接收進館的檔案大多不完善，沒有及時進行重新歸整，使得想查查不到，要改變這一現狀，就要努力豐富館藏，制定切實可行的收集方案，進行規范整理。一是選派專業人員經常督促檢查各系部單位檔案收集和歸檔情況，明確收集范圍，確保檔案材料收集要及時、齊全、完整。二是要確保收集渠道暢通，范圍廣泛，信息靈敏。當然我們對收集到的資料的真實性、可靠性要進行分析，為檔案及時準確地發揮功效做好準備。

（二）做好高職院校檔案資源開發利用工作。高職院校的檔案只有不停地被廣大師生借閱、利用才能體現出其價值，因此開發利用檔案信息資源是高職院校檔案部門建設和發展的主要途徑。首先，要建立檔案信息網，將不涉密的檔案信息網上公布，使用戶方便、快捷地查詢到所需的檔案信息。二要做好編研工作，強化服務意識，提高服務水平，最大限度地滿足學院師生對檔案信息的需求，更好地為學院建設和發展事業服務。三要做好開放檔案的宣傳工作，通過各種媒體把不涉密的檔案目錄和檔案全文向學院師生公布，為檔案的開發利用創造條件。

（三）注重高職院校檔案價值時效性。高職院校的教學、科研檔案有其特殊性，其價值與時間的關系極為密切。特別是好多實驗參數，其價值是有時限的，有的科研數據可能在一段時期內有較高的參考利用價值，隨著時間的推移，這種價值逐漸減小，甚至消失。這就要求我們檔案管理人員要對有些時效性強的檔案資料進行全面、合理的分析，準確掌握其價值的時效性，適時地提供利用，在適當的時機，提供給檔案利用者，以便發揮檔案的最大利用價值。

（四）克服影響高職院校檔案作用發揮的制約條件。高職院校檔案作用的發揮受到以下條件的制約：一是高職院校領導對檔案的重視程度不夠。由于各高職院校是剛合并產生的，目前也都處于建設發展中，院領導還都沒有清楚認識到檔案在院校中的重要作用，對檔案工作的基礎設施投資及專業人員培養不到位。二是檔案管理機構不健全。機構不健全導到檔案工作無人問津，無人重視。要成立以院長為組長，各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺維護檔案工作的體系。三是檔案干部隊伍不穩定，業務能力較低。要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業務素質的檔案干部隊伍，并保持相對穩定。

高職院校的檔案工作是一項長期的戰略任務，在當前新形勢下我們檔案工作者要充分認識高職院校檔案的價值，及時有效地開發檔案信息資源，積極探索提升檔案價值的途徑，引領廣大師生做好學院的檔案收集、管理工作，為學院的發展做出應有的貢獻。