“互聯網+”高校物資集中采購與財務管理融合創新

李洋

摘 要：高校信息化校園建設，實現了財務與業務的協同發展。互聯網、物流產業與高校物資采購、財務核算的融合發展，必將推動高校財務管理和物資采購的全面創新，成為不可阻擋的時代潮流。文章重點介紹了蘇州大學財務處在“互聯網+”物資集中采購模式下的財務管理工作探索，并提出優化改進建議，以期為高校信息化校園建設有所裨益。

關鍵詞：互聯網+ 物資集中采購 財務信息化

中圖分類號：F230 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）08-201-02

伴隨我國電子商務的迅猛發展，高校不斷拓展物資采購的新渠道，規范物資集中采購的內部控制。利用電子商務與物流快遞協同效應，開發高校互聯網物資集中物資采購平臺，平臺提供日常辦公物資采購、科研實驗材料采購、儀器設備采購等，滿足師生員工個性化需求，實現網絡化物資采購管理新模式。

一、高校物資采購模式變遷過程

（一）傳統的物資統一采購模式

在計劃經濟時代下，高校教育經費大部分來源于政府撥款，高校物資采購小到筆墨紙張、大到儀器設備都是由其行政部門統一掌管。當時的情況下，第三產業發展緩慢，物流業不發達，采購人員需要逐一商品自行上門采購，且采購什么物資，師生員工只能使用什么物資，這種模式的特點是缺乏對采購物資的選擇性，且在物資采購過程中耗用大量的時間、人力和財力。

（二）現代的分散自主采購模式

隨著市場經濟的發展和完善，高校已經形成了政府投入為主，全方位、多渠道的籌集經費，高校師生的物資需求也呈現出分散、品種繁多的特點。本世紀初，我國陸續完成高校社會化改革，高校后勤保障部門從行政序列中分離出來，定位為服務性經濟實體，按照市場經濟原則實行企業化管理，不再負責高校物資采購工作。高校物資采購除了大型的儀器設備、工程建設、大額的服務類項目等實行集中采購外，大多數物資采購由師生員工根據自身需求分散自主采購。這種采購模式的特點是采購相對靈活，節約人力成本，但是采購過程中缺乏監督。

（三）新型的“互聯網+”物資集中模式

“互聯網+”時代下，高校借助互聯網在生產要素配置中的信息集成優勢，不斷規范和優化物資采購行為，建立集中物資采購平臺，促進以云計算、物聯網、大數據為代表的新一代信息技術與高校物資采購高度整合。充分滿足教學、科研、后勤保障等不同的需求，為師生員工提供成本低廉、服務高效的“陽光采購”。這種模式的特點是高效、公平、節約采購成本。

二、高校物資分散采購的缺陷

（一）分散自主采購容易滋生“腐敗”現象

分散自主采購往往因為單次采購數量較少，金額較小，有效規避政府采購制度和公開招投標制度，采購人和供應商可直接確定采購商品品類和單價，容易出現收受回扣、手續費等違規行為，為“腐敗”提供了“溫床”。例如，高校科研經費和專項經費審計中發現，部分項目負責人以采購實驗材料費和儀器設備的名義，虛構經濟業務套取經費或是購置與項目無關的設備、材料，類似的案例在項目審計中屢見不鮮。據不完全統計，2003年至2010年教育系統圖書教材和設備采購領域違紀違法案件占27.3%，發案率居首位。

（二）分散自主采購不利于降低采購成本

成本控制方面，分散自主采購存在兩方面的局限性，一是難以獲得批量采購的優惠價格。分散自主采購的分散性特殊，往往單次采購數量和金額較小，難以獲得“大客戶”采購的優惠價格;二是增加采購投入成本。高校教師平時忙于教學和科研事務，分散自主采購過程中因為尋找貨源、評估供貨商、樣品試用等產生費用支出，從而加大采購成本。若高校缺乏整體考慮時，分散自主采購因隨意性強，師生盲目購買儀器設備和實驗材料等物資，必然會造成物資使用效率低下的風險。

（三）分散自主采購增加了財務核算壓力

隨著國家科教興國的戰略部署，國家和地方政府逐年提高對高校教育經費的投入，重點高校自主籌措科研經費能力呈現大幅增長趨勢。以江蘇省為例，教育經費生均定額撥款由2011年的5600元/年提高到2015年的10800元/年，五年間增長93%，各級財政專項經費撥款也逐年遞增。另外，高校物資采購數量成倍增長，大到科研設備、辦公設備、家具，小到實驗材料、普通辦公用品，加上學院類型、學科門類、專業特性等存在較大差異，部分設備無法實現批量采購，高校采購呈現面廣、品種多、復雜多樣的特點。

在高校經費逐年遞增和采購物資大幅增長的背景下，財務人員需要花費大量精力核算和管理，成倍地增加了財務核算壓力。分散自主采購行為無法及時跟蹤教師的用款時間、用款金額，不利于財務資金的管理和控制，不能滿足財務管理的科學化和精細化。同時與集中采購相比，分散自主采購的零散性、不規范性，增加了后期財務核算的壓力，增大了財務人員核算負擔。

三、“互聯網+”物資集中采購模式下的財務管理工作探索

以蘇州大學財務管理信息化發展為例，在財務信息化建設中不斷探索、有益嘗試，通過系統地不斷交叉疊加式開發，使財務信息化建設不斷向縱深發展、向橫向拓展。2012年我校完成了實驗動物管理系統與財務系統無縫對接，2013年研發了實驗材料管理系統與財務系統無縫對接，進一步提高實驗動物與材料采供、結算等服務能力和工作效率。2014年實現了儀器設備采購系統、辦公物資采購系統、實驗材料采購系統與財務管理中預算控制和財務核算的無縫對接。

目前，在“互聯網+”時代，我校將充分利用互聯網和物流業的優勢，積極推進財務管理與現代信息技術的有效結合，以技術創新帶動財務管理創新，建立以財務系統為控制中心，整合物資采購系統功能，具體如圖1所示（見第201頁）。

高校物資采購主要涉及國有資產與實驗設備管理部門、財務部門、紀委監察審計部門、驗收專家組和使用單位等部門或角色。我校建立的財務——資產一體化信息共享平臺，實現了高校物資采購多方面的優化和升級。

（一）有利于節約時間成本

高校采購各參與主體操作由過去線下操作變為線上操作，需求部門可以通過物資采購平臺7×24小時發起物資采購申請，資產使用部門可以定期通過“無等候”物流網上預約報賬系統進行預約報賬，財務人員可以通過審核后采購信息和發票生成智能憑證、財務報表。財務管理信息化系統與物資采購管理平臺的信息集成和資源共享，實現財務管理與學校教學和科研業務一體化目標，大大改變了財務管理系統與物資采購系統的信息孤島局面，不斷提高實用性、穩定性、操作性，有效提高工作效率。

（二）有利于縮短空間距離

我校現有3個校區，校區間平均距離20公里以上，物資采購各參與主體分布在不同校區，物理空間上天然分割。師生通過在線申報、在線招投標管理、在線自主選擇供應商、在線按需確定采購物資的數量，有效地解決師生多次往返奔波才能完成物資采購全流程的困難。

（三）有利于降低存儲成本

在物流業高速發展的時代，除實驗動物等少數特殊物資外，師生隨時發起物資送貨需求，供應商按照指令將采購物資送達指定地點，從而實現全校物資“零庫存”管理。采購平臺操作的便捷性，實驗材料的采購也可以在可控范圍內采購，這樣“零庫存”的管理模式，有效地節約采購物資的存儲成本。

四、“互聯網+”物資集中采購的對策和建議

（一）內控制度嵌入采購系統平臺，規范采購的內部控制

目前高校根據《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招投標法》以及各省出臺的政府集中采購目錄及限額標準，制定和出臺了適用本校的《招標投標管理暫行辦法》、辦公物資、實驗材料、實驗動物、大型儀器設備的采購管理實施細則。高校應將內部控制規章制度定量化嵌入互聯網采購平臺，使采購流程在“公平、公正、公開”運行環境下執行，避免或者減少人為因素的控制和干預，有效防止腐敗現象。

（二）強化預算控制，提高物資采購效率

高校應通過預算控制這種手段充分發揮財務監督管理的職能，嚴格按照經費預算執行采購的申請制度，堅持“無預算不采購”的原則，杜絕“超預算”和“預算外”采購。采購部門應會同財務部門，采取事前預防、事中監督、事后反饋的措施，優化在線審批流程，實現依托“互聯網”、校園網的申購審批和財務結算審批，縮短物資采購的時間，師生切實感受到物資集中采購的實用性和便捷性。

（三）建立采購“大數據”，提高財務管理水平

高校物資集中采購應充分利用采購管理系統，利用大數據、云計算等分析手段，建立高校物資采購檔案數據庫，為高校的資產管理、財務管理、審計監督提供真實完整的數據信息。在物資集中采購模式下，定期與協議供應商進行集中財務結算，有效地整合了報銷單據的數量，大大降低財務核算的壓力。從資金管理的角度，財務人員可以通過財務——資產一體化平臺分析和處理采購的進度，實時掌握學校未來現金流量，合理選擇流動資金結構，降低資金成本。此外，高校還可以通過對歷史采購數據的分析，為今后高校物資采購決策提供有效依據。

（四）建立平臺“防火墻”，加強信息安全管理

互聯網+的本質是連接一切，而安全是互聯網發展的基石，安全將成為互聯網連接點的重要一環。如今的信息技術使得系統之間的連接更為簡便，但PC、平板電腦、智能手機等設備的安全結構卻過于簡單，操作系統更是存在天生的安全缺陷。此外財務系統、招投標管理系統、物資采購平臺涉及到高校不同密級的核心數據，而移動辦公和移動信息化面臨著病毒、木馬入侵，移動終端被竊、設備丟失，惡意軟件、后門軟件，惡意網頁等各種安全威脅，很容易導致核心數據泄露，高校必須利用“防火墻”完善的安全措施進行保障。

參考文獻：

[1] 喬春華.高校內部控制研究.蘇州大學出版社，2014

（作者單位：蘇州大學財務處 江蘇蘇州 215021）（責編：賈偉）