如何提升檔案管理工作之我見

文/河北省榮軍醫院　王澤蓓

如何提升檔案管理工作之我見

文/河北省榮軍醫院王澤蓓

【摘要】檔案管理工作具有涉及面較廣、保密性強、服務效用大的特點，既包含了國家政治，又有大量的工程、醫療技術信息資料，具有強大的社會服務功能，當前在管理中也存在著不能小視的問題。為提升對檔案工作的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的新情況、新問題，本文結合工作進行系統的分析提出個人的建議和意見。

【關鍵詞】檔案管理；現狀；建議

一、檔案管理現狀

（一）認識觀念上的偏見影響各管理系統的有效發揮。長期以來，受傳統觀念的影響，大家認為檔案管理只為黨和國家獨有的產物和財富，把檔案事業視為黨和國家機關內部的事務，過分強調檔案的保密性和檔案作用的政治性，而忽略了社會性和服務性，長期發展，必然造成部分行業檔案管理失缺，管理理念滯后，影響整體社會管理效能的發揮，制約了現代經濟發展，給學術研究、社會保障等帶來了諸多不利因素。檔案作為人類社會活動的原始記錄，含有豐富的知識和信息，是不可再生的寶貴資源。然而，因重視程度不夠，忽視檔案管理，必然使大量的寶貴的資源流失，更為嚴重時會影響經濟發展和社會安全。

（二）傳統管理手段難以適應現代信息化發展的需要。隨著現代信息化的發展，網絡體系的建設，電子文件“原件”的歸檔管理越來越多，信息量越來越大，應用手段越來越廣，有人員電子檔案、醫療信息系統等廣泛而又復雜重要的電子檔案，必須有大量的軟件支持和硬件存儲，這就從存儲方式、載體保管、安全保密上都提出了新的更大的要求。然而，今天檔案管理部門，因管理手段相對落后，管理創新不夠，資金投入不到位，難以滿足現代科技發展的需要，造成大量的信息資料散布在各行各業的電腦中，既不重視資料的收集整理，也不注重保管設施的配套建設，更談不上安全保密。如：目前在國內的大醫院中，隨著計算機的廣泛應用，信息管理系統、影像存檔、放射科信息系統、實驗室信息系統的利用，已成為普遍性，但因重視程度不夠，造成醫療信息系統管理建設相對滯后的問題還較為嚴重。最終，隨著工作人員的更換、設備的損壞，大量的電子文件和資料也隨之丟失，既造成了不必要的浪費，又影響經濟發展和科技創新。因此說，用傳統落后的管理方式，很難滿足現代檔案管理的實際需要。

（三）管理人員整體素質低難以滿足現代管理的需求。檔案管理工作單調枯燥，又沒有經濟效益，加之這項工作要求管理人員既嚴格，又嚴謹，所以很多同志從開始就不愿學習這些專業，即使在大學學這樣專業的同學，畢業后大部分也不太愿意從事這一專業，長期以來高素質檔案管理人才緊缺的問題始終存在。一是被社會邊緣化，難以吸納高素質人才。據相關部門預測，中國的文書與檔案人才缺口為300萬左右，其中高級人才缺口約為40萬左右。二是受功利思想的影響，出現職業認同感的偏移。隨著現代信息化的發展，各行各業追求經濟效益，與檔案館歷來被視為“清水衙門”的現狀形成矛盾，致使部分管理人員產生了不良的心里，有被邊緣化的感覺，存在著職業發展受限、不受領導重視、沒有發展前途等心里，在工作中產生了不求有功但求無過的思想，失去工作的激情，更談不上提高自身素質、改進管理方法，最終使檔案管理工作崗位成為“中轉站”。

二、提升檔案管理工作的建議

（一）提高認識，切實解決思想觀念落后和重視程度不夠的問題。檔案管理工作具有專業性強、服務對象廣等特點，這就要求管理人員有廣博的知識和認真負責的態度，同時，各門類檔案的收集整理都有自身的特點和要求，并存在其特殊性，有的要求更高，標準更嚴格。這就要求在檔案管理中，必須樹立科學的管理理念。一是要規范運行管理。加強行業標準建設，規范管理制度，加大人才培訓和儲備，要有良好的發展戰略規劃，在人員的選配上應趨向專業化，在職數配備上應法制化，確保檔案管理的相對穩定。通過系統的規范，實現有明確的管理機構和組織、有一批高素質人才隊伍、有穩定的人才培訓機構、有完整配套的管理流程和制度、有正常的管理經費來源。二是要明確地位作用。重視程度的高低，直接關系工作的水平高低，也影響著管理效果。檔案管理是有效服務社會的一筆重要財富，更是推進經濟發展的動力。因此，管理好今天的檔案，實際上是管理好明天的歷史資料，只有不斷總結歷史才會開拓未來。這就要求檔案管理人員一方面要有歷史榮譽感和責任感，在工作中要主動向有關領導匯報請示，爭取對檔案工作的支持，為檔案工作的開展提供必要的人、財、物保障；另一方面，要加強與各業務部門的聯系，加強培訓工作，引導全體工作人員提高檔案意識，培養自覺遵守檔案法律法規的習慣，指導檔案聯絡員配合完成必要的輔助性管理工作。

（二）更新手段，加快現代管理設備應用和管理人員素質的提升。隨著科學技術的發展，各門類檔案載體的大量增加，業務檔案信息資源的需求也在急劇增長。在現有條件下，要滿足業務發展對檔案工作日益增長的需求只有靠不斷創新。一是加快現代信息化技術應用。要積極研究探索現代業務發展的新趨勢和檔案工作的新技術，以解決檔案工作出現的新情況、新問題、新困難。例如，在室藏檔案與日俱增而尚不具備辦公自動化的條件下，通過局域網共享的方式，實現了計算機閱文和查檔，大大提高了調閱效率，減少了文檔人員的工作量。二是提高檔案管理效率。要實現快速、大量完成檔案信息管理，就必須突破年末或次年集中歸檔的傳統做法，主動融入機關日常辦公管理，實現化整為零，實時歸檔，從接收文件開始，全程信息化跟蹤辦理。三是提高檔案工作者科學技術水平。特別是要切實提高管理人員計算機網絡保密知識的學習和應用。同時，要積極構建本部門管理信息系統主體，及其與外界關聯行為約束機制。凡涉密網絡一定要與互聯網實行物理隔離，并定期進行網上信息檢查，確保涉密信息不上網、電子檔案管理無漏洞。

（三）廣泛宣傳，切實提高各行業對檔案管理重要性必要性教育。要切實提高大家對檔案管理的重視程度和關注度，關鍵要靠廣泛的宣傳作用，只有通過大力宣傳檔案管理的重要性，才能實現群眾的全面參與和引起領導的足夠重視。一是要在各行業各業務部門加強檔案管理制度的宣傳，讓每名工作人員知道檔案管理的重要性和必要性，筑牢檔案材料安全保密的管理理念，養成檔案材料及時歸檔的良好習慣，才能實現檔案管理的連續性和時效性，確保檔案材料不丟失、不損壞，規范有序歸檔。二是要筑牢為歷史擔當的責任。通過大力宣傳和教育，使專業管理人員和機關業務人員明白檔案管理的重要歷史意義，懂得檔案材料是推進社會發展的基礎性資源的道理，不斷增強管理意識和認識高度，實現有效利用資源，推進經濟發展，服務保障社會的功能。三是加快檔案規范化管理建設。通過全社會的大力宣傳，使各級各行業對檔案管理重視起來，在資源上給予支持，在人力上給予投入，在經費上給予保障，盡快整合資源，確保管理規模擴大、管理系統健全、管理機制完善，形成歸檔、管理、使用、轉密完整的制度體系。