淺談國(guó)有企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/昆明公交集團(tuán)有限責(zé)任公司檔案室　藍(lán)玉超

淺談國(guó)有企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/昆明公交集團(tuán)有限責(zé)任公司檔案室藍(lán)玉超

【摘要】檔案管理工作是國(guó)有企業(yè)管理各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的重要組成部分，對(duì)于指導(dǎo)生產(chǎn)活動(dòng)、改善經(jīng)營(yíng)管理、加快技術(shù)進(jìn)步有著重要的意義。國(guó)有企業(yè)檔案管理工作存在一些不容忽視的問(wèn)題，本文以昆明公交公司檔案管理工作為例，闡述國(guó)有企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題并提出一些解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè)；檔案管理；存在問(wèn)題；解決對(duì)策

檔案管理工作是國(guó)有企業(yè)管理各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護(hù)國(guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益和反映歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，對(duì)于指導(dǎo)生產(chǎn)活動(dòng)、改善經(jīng)營(yíng)管理，加快技術(shù)進(jìn)步有著重要的意義。隨著國(guó)有企業(yè)的改革和發(fā)展，檔案的數(shù)量日益增多，對(duì)檔案管理工作的要求也更高。本人從2004年至今一直從事國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，在十年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作存在一些不容忽視的問(wèn)題，本文以昆明公交公司檔案管理工作為例，闡述國(guó)有企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題并提出一些解決對(duì)策。

一、國(guó)有企業(yè)檔案管理工作存在問(wèn)題及原因

（一）檔案材料分散，移交不全。維護(hù)檔案的齊全和完整，是檔案工作的重中之重。然而國(guó)有企業(yè)檔案材料比較分散，難以收集齊全。以昆明公交公司為例，昆明公交集團(tuán)屬于國(guó)有大型二類(lèi)企業(yè)，截至2014年5月，昆明公交共有員工12303人，其中在職9142 名,下設(shè)16個(gè)機(jī)關(guān)部門(mén)、7個(gè)營(yíng)運(yùn)公司、2個(gè)修理廠、1個(gè)駕駛員培訓(xùn)站、7個(gè)全資子公司、1個(gè)控股公司,產(chǎn)生的檔案數(shù)量非常龐大，檔案分散在各個(gè)部門(mén)和人員的手中，由于部分人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有檔案移交的概念，認(rèn)為檔案材料在自己手里更方便本部門(mén)工作，不愿上交檔案室集中管理，時(shí)間一長(zhǎng)就導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

（二）檔案管理員更換頻繁，缺乏檔案專(zhuān)業(yè)人才。在國(guó)有企業(yè)，檔案管理員更換比較頻繁，管理人員的頻繁更換嚴(yán)重制約國(guó)有企業(yè)檔案的發(fā)展。為加強(qiáng)檔案的管理，昆明公交各分公司都配備兼職檔案管理人員，一般由行政秘書(shū)兼任，由于秘書(shū)本人不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，檔案工作基本從頭學(xué)，工作量相當(dāng)大的秘書(shū)崗位也沒(méi)有足夠時(shí)間整理檔案，再加上我司人員崗位更換頻繁，導(dǎo)致這個(gè)秘書(shū)干一兩年就換崗，另一個(gè)接手的秘書(shū)又得重新熟悉檔案工作，管理人員的頻繁更換導(dǎo)致檔案整理、管理混亂，檔案管理質(zhì)量不高。

（三）檔案重復(fù)保存。檔案重復(fù)保存現(xiàn)象在國(guó)有企業(yè)比較嚴(yán)重，原因是隨著國(guó)有企業(yè)的發(fā)展壯大，成立的分公司也越來(lái)越多，檔案實(shí)行的是分級(jí)管理原則，各分公司都成立相應(yīng)的檔案室以便分級(jí)管理，總公司收到的上級(jí)文件和總公司擬定的文件都會(huì)發(fā)到各個(gè)分公司，由于分公司檔案管理員不熟悉檔案的歸檔范圍，把總公司下發(fā)的文件不管跟本單位有沒(méi)有關(guān)系一并的都保存下來(lái)，每個(gè)分公司都把總公司下發(fā)的文件保存，這就導(dǎo)致檔案重復(fù)保存的情況，耗費(fèi)人力物力財(cái)力，導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。

（四）檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不強(qiáng)。國(guó)有企業(yè)受經(jīng)費(fèi)和人力等因素的影響，在檔案的現(xiàn)代化管理方面重視不夠，檔案管理工作仍以手工管理為主，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。

（五）企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)利用程度不夠。國(guó)有企業(yè)受人力、物力、財(cái)力的影響，在檔案開(kāi)發(fā)的力度上不夠，隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，檔案數(shù)量與日俱增，面對(duì)檔案人員少，檔案工作量大的情況，檔案工作者只能把更多的精力投放到檔案的收集和保管上面，檔案只限制于整理保存借閱階段，沒(méi)有進(jìn)行更深層次的開(kāi)發(fā)，只限制于平時(shí)各個(gè)部門(mén)的借閱利用，加上企業(yè)檔案工作者的素質(zhì)普遍不高，科班專(zhuān)業(yè)出生的工作者所占的比例很少，從而忽略了檔案信息的開(kāi)發(fā)和提供利用。

二、解決問(wèn)題的對(duì)策

（一）制定和完善檔案制度，加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度。

國(guó)有企業(yè)要解決檔案材料分散、移交不全的情況，首先要根據(jù)企業(yè)實(shí)際制定出各項(xiàng)檔案規(guī)章制度，并根據(jù)公司的發(fā)展需要不斷進(jìn)行補(bǔ)充和完善，使檔案的各項(xiàng)工作有章可循，有法可依。其次加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，讓企業(yè)各級(jí)部門(mén)充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性，提高全體職工的檔案管理意識(shí)，通過(guò)各種渠道宣傳《檔案法》及公司制定的檔案規(guī)章制度，使公司領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作，促使其在日常工作中形成的檔案及時(shí)向檔案室移交，保證檔案的齊全與完整。

（二）穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍，提高檔案管理人員素質(zhì)。保持檔案管理人員隊(duì)伍穩(wěn)定性，是檔案管理工作順利開(kāi)展的人力保障，國(guó)有企業(yè)要多選擇一些細(xì)心、有耐心、檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)熱愛(ài)檔案管理工作的人員充實(shí)到檔案管理員的崗位上來(lái)，在崗位調(diào)整時(shí)，要考慮到保持檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，盡量不調(diào)整檔案管理人員。另一方面，定期不定期地安排專(zhuān)兼職檔案管理員參加省檔案局、市檔案局、市城建檔案館舉辦的各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高他們的事業(yè)心和責(zé)任感，組織專(zhuān)兼職檔案人員學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)文件，進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高大家的檔案意識(shí)和工作能力。針對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，邀請(qǐng)上級(jí)檔案部門(mén)的專(zhuān)家進(jìn)行具體指導(dǎo)或主動(dòng)到檔案主管部門(mén)向?qū)＜艺?qǐng)教，主動(dòng)向先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)開(kāi)闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長(zhǎng)補(bǔ)短。

（三）嚴(yán)格按歸檔范圍歸檔，在全司內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。避免檔案重復(fù)保存，可以從以下兩方面入手，一是國(guó)有企業(yè)各分公司要根據(jù)各自的實(shí)際情況，制定、完善和健全各類(lèi)檔案的保管期限和歸檔范圍，文件歸檔時(shí)嚴(yán)格按照各類(lèi)檔案保管期限和歸檔范圍的規(guī)定收集文件材料，把不涉及本單位的收文不列入歸檔范圍，并對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案進(jìn)行全面清理，對(duì)不涉及本單位的收文進(jìn)行清理，統(tǒng)一銷(xiāo)毀。二是實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享工作，企業(yè)投入資金，在全司建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案局域網(wǎng)，把不涉密的檔案通過(guò)局域網(wǎng)向內(nèi)部開(kāi)放，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案信息資源聯(lián)網(wǎng)，全司的檔案各個(gè)分公司都能在局域網(wǎng)上查到，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，這樣同一份文件只需一個(gè)檔案室保存并共享就行，其他檔案室需要利用時(shí)可以在內(nèi)部局域網(wǎng)中查閱利用，這樣可以避免檔案的重復(fù)保存。

（四）加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理，是為了提高檔案利用效率，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，企業(yè)要高度重視檔案的現(xiàn)代化管理，并把檔案現(xiàn)代化建設(shè)列入公司領(lǐng)導(dǎo)議事日程，在人力、物力、財(cái)力上給予支持。一方面投入足夠的資金，改善檔案硬件設(shè)施，為檔案部門(mén)配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、碎紙機(jī)、吸塵器、溫濕度自動(dòng)記錄儀、裝訂機(jī)、目錄柜等硬件設(shè)備，并不斷進(jìn)行更新?lián)Q代。另一方面，購(gòu)買(mǎi)檔案管理軟件并根據(jù)需要進(jìn)行更新升級(jí)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案的目錄級(jí)檢索，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索，為迅速、準(zhǔn)確和全方面的檔案信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

（五）加強(qiáng)企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)利用。企業(yè)檔案是企業(yè)寶貴的信息資源，它可以發(fā)揮檔案自身的價(jià)值，為企業(yè)帶來(lái)了憑證依據(jù)作用，提高企業(yè)的決策能力和經(jīng)濟(jì)效益。因此，企業(yè)要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，把企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作提上工作日程，在人力物力財(cái)力上給予支持。檔案室根據(jù)室藏情況，積極開(kāi)展檔案編研工作，挖掘檔案信息資源，對(duì)檔案進(jìn)行更深層次的開(kāi)發(fā)，為公司各方面工作提供了大量的檔案信息資料。

三、總結(jié)

國(guó)有企業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期重要基礎(chǔ)性工作，為規(guī)范國(guó)有企業(yè)檔案工作，必須提高檔案意識(shí)，加大資金投入，加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，才能更好地為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，檔案工作人員要不斷的與時(shí)俱進(jìn)，與企業(yè)同步發(fā)展，才會(huì)促進(jìn)企業(yè)檔案工作迅速發(fā)展。

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