淺談國有企業檔案管理工作存在的問題及對策

文/昆明公交集團有限責任公司檔案室　藍玉超

淺談國有企業檔案管理工作存在的問題及對策

文/昆明公交集團有限責任公司檔案室藍玉超

【摘要】檔案管理工作是國有企業管理各項基礎工作的重要組成部分，對于指導生產活動、改善經營管理、加快技術進步有著重要的意義。國有企業檔案管理工作存在一些不容忽視的問題，本文以昆明公交公司檔案管理工作為例，闡述國有企業檔案管理工作存在的問題并提出一些解決對策。

【關鍵詞】國有企業；檔案管理；存在問題；解決對策

檔案管理工作是國有企業管理各項基礎工作的重要組成部分，是維護國有企業經濟效益、合法權益和反映歷史真實面貌的一項重要工作，對于指導生產活動、改善經營管理，加快技術進步有著重要的意義。隨著國有企業的改革和發展，檔案的數量日益增多，對檔案管理工作的要求也更高。本人從2004年至今一直從事國有企業檔案管理工作，在十年實踐經驗中發現國有企業檔案管理工作存在一些不容忽視的問題，本文以昆明公交公司檔案管理工作為例，闡述國有企業檔案管理工作存在的問題并提出一些解決對策。

一、國有企業檔案管理工作存在問題及原因

（一）檔案材料分散，移交不全。維護檔案的齊全和完整，是檔案工作的重中之重。然而國有企業檔案材料比較分散，難以收集齊全。以昆明公交公司為例，昆明公交集團屬于國有大型二類企業，截至2014年5月，昆明公交共有員工12303人，其中在職9142 名,下設16個機關部門、7個營運公司、2個修理廠、1個駕駛員培訓站、7個全資子公司、1個控股公司,產生的檔案數量非常龐大，檔案分散在各個部門和人員的手中，由于部分人員檔案意識不強，沒有檔案移交的概念，認為檔案材料在自己手里更方便本部門工作，不愿上交檔案室集中管理，時間一長就導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

（二）檔案管理員更換頻繁，缺乏檔案專業人才。在國有企業，檔案管理員更換比較頻繁，管理人員的頻繁更換嚴重制約國有企業檔案的發展。為加強檔案的管理，昆明公交各分公司都配備兼職檔案管理人員，一般由行政秘書兼任，由于秘書本人不是檔案專業畢業，檔案專業知識欠缺，檔案工作基本從頭學，工作量相當大的秘書崗位也沒有足夠時間整理檔案，再加上我司人員崗位更換頻繁，導致這個秘書干一兩年就換崗，另一個接手的秘書又得重新熟悉檔案工作，管理人員的頻繁更換導致檔案整理、管理混亂，檔案管理質量不高。

（三）檔案重復保存。檔案重復保存現象在國有企業比較嚴重，原因是隨著國有企業的發展壯大，成立的分公司也越來越多，檔案實行的是分級管理原則，各分公司都成立相應的檔案室以便分級管理，總公司收到的上級文件和總公司擬定的文件都會發到各個分公司，由于分公司檔案管理員不熟悉檔案的歸檔范圍，把總公司下發的文件不管跟本單位有沒有關系一并的都保存下來，每個分公司都把總公司下發的文件保存，這就導致檔案重復保存的情況，耗費人力物力財力，導致資源的浪費。

（四）檔案的現代化建設不強。國有企業受經費和人力等因素的影響，在檔案的現代化管理方面重視不夠，檔案管理工作仍以手工管理為主，較少運用現代化管理手段，致使檔案管理質量較低，查找速度慢，使用效率低。

（五）企業檔案的開發利用程度不夠。國有企業受人力、物力、財力的影響，在檔案開發的力度上不夠，隨著企業的發展壯大，檔案數量與日俱增，面對檔案人員少，檔案工作量大的情況，檔案工作者只能把更多的精力投放到檔案的收集和保管上面，檔案只限制于整理保存借閱階段，沒有進行更深層次的開發，只限制于平時各個部門的借閱利用，加上企業檔案工作者的素質普遍不高，科班專業出生的工作者所占的比例很少，從而忽略了檔案信息的開發和提供利用。

二、解決問題的對策

（一）制定和完善檔案制度，加大對檔案管理工作的宣傳力度。

國有企業要解決檔案材料分散、移交不全的情況，首先要根據企業實際制定出各項檔案規章制度，并根據公司的發展需要不斷進行補充和完善，使檔案的各項工作有章可循，有法可依。其次加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓企業各級部門充分認識到該項管理工作的重要性，提高全體職工的檔案管理意識，通過各種渠道宣傳《檔案法》及公司制定的檔案規章制度，使公司領導、職工都充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作，促使其在日常工作中形成的檔案及時向檔案室移交，保證檔案的齊全與完整。

（二）穩定檔案管理人員隊伍，提高檔案管理人員素質。保持檔案管理人員隊伍穩定性，是檔案管理工作順利開展的人力保障，國有企業要多選擇一些細心、有耐心、檔案專業畢業熱愛檔案管理工作的人員充實到檔案管理員的崗位上來，在崗位調整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩定的重要性，盡量不調整檔案管理人員。另一方面，定期不定期地安排專兼職檔案管理員參加省檔案局、市檔案局、市城建檔案館舉辦的各種培訓學習，提高他們的事業心和責任感，組織專兼職檔案人員學習檔案管理的有關文件，進行業務培訓，提高大家的檔案意識和工作能力。針對檔案管理工作中存在的問題，邀請上級檔案部門的專家進行具體指導或主動到檔案主管部門向專家請教，主動向先進單位學習，通過學習開闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長補短。

（三）嚴格按歸檔范圍歸檔，在全司內實現檔案資源共享。避免檔案重復保存，可以從以下兩方面入手，一是國有企業各分公司要根據各自的實際情況，制定、完善和健全各類檔案的保管期限和歸檔范圍，文件歸檔時嚴格按照各類檔案保管期限和歸檔范圍的規定收集文件材料，把不涉及本單位的收文不列入歸檔范圍，并對已經歸檔的檔案進行全面清理，對不涉及本單位的收文進行清理，統一銷毀。二是實現檔案資源的共享工作，企業投入資金，在全司建立一個專門的檔案局域網，把不涉密的檔案通過局域網向內部開放，實現內部檔案信息資源聯網，全司的檔案各個分公司都能在局域網上查到，實現檔案資源共享，這樣同一份文件只需一個檔案室保存并共享就行，其他檔案室需要利用時可以在內部局域網中查閱利用，這樣可以避免檔案的重復保存。

（四）加強檔案的現代化建設。加強檔案的現代化管理，是為了提高檔案利用效率，為企業經濟效益服務，企業要高度重視檔案的現代化管理，并把檔案現代化建設列入公司領導議事日程，在人力、物力、財力上給予支持。一方面投入足夠的資金，改善檔案硬件設施，為檔案部門配備計算機、掃描儀、打印機、碎紙機、吸塵器、溫濕度自動記錄儀、裝訂機、目錄柜等硬件設備，并不斷進行更新換代。另一方面，購買檔案管理軟件并根據需要進行更新升級，運用現代化手段對檔案進行管理，實現檔案的目錄級檢索，逐步實現檔案的全文檢索，為迅速、準確和全方面的檔案信息服務奠定基礎。

（五）加強企業檔案的開發利用。企業檔案是企業寶貴的信息資源，它可以發揮檔案自身的價值，為企業帶來了憑證依據作用，提高企業的決策能力和經濟效益。因此，企業要解放思想，轉變觀念，把企業檔案的開發利用工作提上工作日程，在人力物力財力上給予支持。檔案室根據室藏情況，積極開展檔案編研工作，挖掘檔案信息資源，對檔案進行更深層次的開發，為公司各方面工作提供了大量的檔案信息資料。

三、總結

國有企業檔案管理工作是一項長期重要基礎性工作，為規范國有企業檔案工作，必須提高檔案意識，加大資金投入，加強檔案的現代化建設，才能更好地為企業各項生產經營服務，檔案工作人員要不斷的與時俱進，與企業同步發展，才會促進企業檔案工作迅速發展。

參考文獻：

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