電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展

文/撫順市科技館　劉曉菲

電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展

文/撫順市科技館劉曉菲

【摘要】電子檔案和紙質(zhì)檔案都屬于檔案管理的一部分，兩者各有各的優(yōu)勢，它們在許多方面表現(xiàn)出了不同之處。本文將這兩種檔案進(jìn)行了幾方面的比較，例如在優(yōu)勢這一方面的比較、在缺點(diǎn)方面的比較等，在進(jìn)行比較之后學(xué)會將兩者優(yōu)勢互補(bǔ)，學(xué)會讓兩者共同發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；紙質(zhì)檔案；整合；利用；共同發(fā)展

改革開放以來中國迅速的發(fā)展，檔案工作也越來越多，在檔案管理的過程中，紙質(zhì)檔案漸漸脫離了信息化這個大世界，慢慢開始有被電子檔案取代的跡象。但是要客觀的對待每一件事，每一個物質(zhì)，任何事物都有兩面性，要理性對待電子檔案和紙質(zhì)檔案的關(guān)系。

一、兩者各自存在的優(yōu)勢和不足

（一）電子檔案的優(yōu)勢和不足。科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，帶動許多行業(yè)進(jìn)入了新時代。在21世紀(jì)的現(xiàn)在，人類的社會生活發(fā)展離不開科技的發(fā)展。檔案管理工作也進(jìn)入了一個新時代。1995年以來，中國網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展讓電子檔案進(jìn)入到人們的眼界中。

許多人見識到了電子檔案帶來的巨大便利。電子檔案存儲雖然在電腦上，但擁有很大的存儲量，而且不占用實(shí)際的空間，也保護(hù)環(huán)境，在日常的檔案管理過程中，將自己的檔案傳輸給他人或接受別人傳來的檔案，發(fā)揮共享他人的資源的優(yōu)勢；電子檔案可以長時間的保存信息，可以快速的查閱自己想看的信息，十分的方便也十分的快捷。但是，電子檔案也存在許多不足。最大的缺點(diǎn)便是其存儲的信息安全性得不到保證，光和暗都是一起出現(xiàn)的，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展創(chuàng)造了許多黑客，這些黑客用高科技可以十分容易的得到需要保密的電子檔案；其次，電子檔案幾乎全部依賴設(shè)備來運(yùn)行，沒有獨(dú)立性；最后，電子檔案容易被修改的缺點(diǎn)讓其得不到法律的保證，這牽扯到大部分人自身利益問題，沒有可靠性。

（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢和不足。自古開始，中國人就習(xí)慣將國家大事和重要的人物記錄下來，供后世流傳。也有許多家族擁有屬于自己家族的族譜，這些都是最傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。隨著時間的推移保留下來許多珍貴的史實(shí)資源供后人發(fā)掘。進(jìn)入21世紀(jì)，紙質(zhì)檔案收到了極大地沖擊，電子檔案的優(yōu)勢將大家的目光轉(zhuǎn)移。還有人預(yù)言紙質(zhì)檔案將退出人類歷史的舞臺，之后將是電子檔案的世界。這些雖然只是一面之詞，但是卻也看出紙質(zhì)檔案重要性的下降。

紙質(zhì)檔案優(yōu)勢大家顯而易見，和電子檔案相比，直觀性和簡明性十分突出，另外在書寫方面的簡單性、閱讀方面的便利性，還有對事情記錄方面的穩(wěn)定性等等，這些都是電子檔案無法超越的優(yōu)勢；印章和簽字，這是紙質(zhì)檔案獨(dú)立于電子檔案的優(yōu)勢，沒有當(dāng)事人簽名的電子檔案不具備法律效率，這是為何還有大部分人倡導(dǎo)紙質(zhì)檔案的原因之一。但是，紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)也是顯而易見的，與電子檔案想法，紙質(zhì)檔案在空間占用、環(huán)境保護(hù)、傳遞查閱方面的劣勢是不能避免的。

二、兩者之間的整合利用和共同發(fā)展

（一）必要性。發(fā)展是相互的，電子檔案的產(chǎn)生發(fā)展帶動了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展。電子檔案的產(chǎn)生突破了紙質(zhì)檔案的局限，創(chuàng)立了一體化管理檔案的形式。科學(xué)化的管理檔案可以減少人力物力的不必要浪費(fèi)，簡化了紙質(zhì)檔案管理；信息化的管理實(shí)現(xiàn)了電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的轉(zhuǎn)化，可以更有效的保存紙質(zhì)檔案，另一方面是電子檔案發(fā)揮更多的優(yōu)勢。在進(jìn)行檔案管理的工作時，將電子檔案和紙質(zhì)檔案整合利用，建立雙向聯(lián)系，當(dāng)你需要在眾多且復(fù)雜的紙質(zhì)檔案中找尋自己需要的信心，只要在和紙質(zhì)檔案建立聯(lián)系的電子檔案庫中輸入關(guān)鍵字，便可快速找到自己需要的紙質(zhì)檔案。這種雙向聯(lián)系運(yùn)用在許多工作中，例如圖書館，效率的提高是電子檔案和紙質(zhì)檔案共同發(fā)展的最大優(yōu)勢。

（二）共同發(fā)展的途徑。1.趨利避害的發(fā)展。電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢和缺點(diǎn)都已經(jīng)明確，所以在進(jìn)行檔案管理的工作過程中，要形成揚(yáng)長避短的心理，優(yōu)勢必須做到整合利用，缺點(diǎn)也要盡力的去除，成為檔案管理的助力而不是絆腳石。對于紙質(zhì)檔案，保持其在日常工作中印章和簽字生效具有的證據(jù)憑證保證；對于電子檔案，也要繼續(xù)保持其超越紙質(zhì)檔案方面的效率化、科學(xué)化、信息化方面的優(yōu)勢，將兩者優(yōu)勢進(jìn)行結(jié)合，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更上一層樓的重要保證。

電子檔案的缺點(diǎn)往往由紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢來補(bǔ)充；紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)也會有電子檔案的優(yōu)勢來填補(bǔ)。這點(diǎn)便可以說明，兩者的共同發(fā)展一定是前進(jìn)大于倒退的。人們往往只愿意盯著一件事物去尋找他的優(yōu)點(diǎn)，或者非得揪住一件錯誤不再放手，其實(shí)，有時候換個角度去思考問題，往往會有驚喜的發(fā)現(xiàn)在等待著大家。電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與優(yōu)勢發(fā)展便是一個典型的例子，其前景是值得期待和發(fā)掘的。

2.“雙套制”的原則。“雙套制”，即電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔。電子檔案和紙質(zhì)檔案想要共同存在于21世紀(jì)的今天，只有接受并實(shí)施“雙套制”的原則，雙方才會更好的幫助檔案管理工作的進(jìn)行。在挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的當(dāng)今社會里，技術(shù)方面的挑戰(zhàn)是人類必須克服的，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的難度系數(shù)很高，作為檔案人員，必須快速掌握現(xiàn)代技術(shù)，做好檔案管理工作。具體問題具體分析，“雙套制”有自己適用范圍，技術(shù)人員們必須按照具體情況來選擇適合“雙套制”的檔案，不要造成不必要的浪費(fèi)。

三、結(jié)語

電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共同發(fā)展，在21世紀(jì)的今天，改變著人們的檔案管理工作，理論上說仿佛是十分容易的事情，但是需要投入大量的人力、物力、財力，檔案人員需要做大量的工作保證這個項(xiàng)目穩(wěn)定的運(yùn)行，對人類發(fā)展具有十分重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

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