論高校人事檔案信息管理化

王一凡

摘 要：隨著信息化的加快，高校人事制度改革也發(fā)生著深刻變化，人事檔案管理應加強自身信息化建設，不斷提高人事檔案管理工作效率。人事檔案信息化管理的推進，必將為整個高校的改革和發(fā)展提供及時、準確、高效的信息依據(jù)，積極推動高校各項事業(yè)的順利開展。所以加強高校人事檔案信息管理化越來越重要。文章通過對高校人事檔案信息化管理的重要意義進行闡述，指出了當前高校人事檔案管理存在的問題，并有針對性地提出相關的對策建議。

關鍵詞：高校 人事檔案 信息化 存在問題 對策建議

中圖分類號：G647 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）10-213-02

一、高校人事檔案信息化管理的內(nèi)涵

《檔案學詞典》中對人事檔案的解釋為“人事檔案是專門檔案的一種，是人事、組織、勞動工資等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案。記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位整理集中保存。”

高校人事檔案管理是在高校人事管理活動中形成的，是對人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供服務利用的過程，是個人經(jīng)歷、學歷、社會關系、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵懲處等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的和個人自然情況的真實反映，也是高校人事、組織等部門培養(yǎng)、選拔和使用人才的重要依據(jù)。

信息化指的是應用數(shù)字化、網(wǎng)絡化信息技術開發(fā)和充分利用信息資源，不斷提升現(xiàn)代化水平的過程。高校人事檔案信息化管理的主要特征是依托電子技術和網(wǎng)絡技術引入電子文件管理。所謂電子文件就是只在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上進行傳送的文件。

高校人事檔案管理信息化就是檔案管理者全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。人事檔案信息化管理過程中，可以直接通過計算機對檔案信息進行分類、提取、分析和加工，以便于檔案查閱，將檔案管理者從紛繁復雜的檔案管理過程中解放出來。加快人事檔案信息化建設不僅能改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高工作效率，還能為領導者作決策以及教職工本人提供方便、快捷、高效的服務。隨著高校人事改革制度的不斷深入，要充分認識人事檔案信息化建設的重要性，要在國家政策的指導下積極穩(wěn)妥地推動人事檔案信息化建設的進程，不斷加大財力和人力投入，加強基礎設施建設，提供必要的物質(zhì)基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，把加強人事檔案信息化作為高校人事工作中的一個重要組成部分來進行建設。

二、高校人事檔案信息化建設存在的問題

1.對人事檔案信息化建設工作重視程度不夠。從現(xiàn)階段各高校人事檔案管理的實際情況來看，對人事檔案信息化建設工作不夠重視，存在財力、人力及物力投入不足等各方面問題，這些問題制約了人事檔案信息化管理的速度。目前仍有相當多的高校人事檔案仍停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式。國家在2010年全面啟動規(guī)范化人事檔案建設，然而紙質(zhì)人事檔案管理仍在建設中，表現(xiàn)為信息化建設滯后。

2.內(nèi)容空洞缺乏個性化信息。從實際的調(diào)查情況看，檔案管理按照傳統(tǒng)的方法，人事檔案內(nèi)容往往側重于教職員工的社會經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)等方面，鑒定評語簡單且多重復，而教職員工的知識結構、業(yè)務水平和成績等方面相對缺乏，不能真正反映其綜合素質(zhì)，特別是對于專職教師來說，其研究成果往往歸功于文書檔案，在人事檔案中很少體現(xiàn)，人事檔案無法反映教師的教學以及科研水平。這種缺乏個性信息的人事檔案，不僅不利于檔案信息庫的信息采集和利用，也使人事檔案信息化建設大打折扣。

3.缺乏系統(tǒng)完整的業(yè)務規(guī)范指導體系。一些高校的人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫自行開發(fā)，建成的檔案管理系統(tǒng)規(guī)模小、功能少、網(wǎng)絡化水平低，缺乏系統(tǒng)完整的業(yè)務規(guī)范指導體系，無法實現(xiàn)跨單位和部門的資源共享，不能滿足用戶的多樣化需求，從而大大降低了檔案信息的利用率。

4.檔案管理人員數(shù)量不足，素質(zhì)有待提高。檔案管理人員是人事檔案信息化建設的關鍵因素，由于領導對人事檔案不夠重視，沒有配備專職的人事檔案管理人員，僅由人事部門抽調(diào)兼職人員兼管這項工作，這樣勢必會影響人事部門其他工作的順利開展。檔案人員隊伍不穩(wěn)定、變化比較大，干部人事檔案人員政治、經(jīng)濟待遇不高，既不利于干部檔案管理人員積極性的提高，又影響了干部檔案管理工作的水平，使高校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展在一定程度上受到限制。另外，專業(yè)崗位培訓不到位。由于人事檔案工作具有檔案專業(yè)與人事工作的交叉性，很少有專門的崗位業(yè)務培訓，檔案管理人員計算機和網(wǎng)絡技術不熟悉，嚴重阻礙了高校人事檔案建設的發(fā)展。

三、高校人事檔案信息化建設的個案分析

溫州科技職業(yè)學院是2006年新成立的一所專科層次的高校，是在原溫州農(nóng)校、溫州農(nóng)科所、溫州市蔬菜所三單位的基礎上組建而成，是一所以農(nóng)為特色的高職院校。合并升級后的溫州科技職業(yè)學院雖然優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學質(zhì)量和辦學效益，但學院的人事檔案由于合并升級期間的空白管理，使得2007-2013年進院教師的檔案需要逐步整檔，而2007年前進院的教職工檔案需要按照2009年中國浙江省委組織部頒布的新規(guī)定來重新整理。學院擁有全院教職工人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對教職工的職稱、學歷、崗位分布及年齡結構進行定期分析，尚未建立完備翔實的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

從現(xiàn)階段溫州科技職業(yè)學院人事檔案管理來看，該校對人事檔案信息化建設工作不夠重視，財力及人力投入不足，此外，溫州科技職業(yè)學院人事檔案仍停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式，紙質(zhì)人事檔案管理仍在建設中，信息化建設十分滯后。

檔案管理工作是一項非常繁瑣的工作，素質(zhì)的高低不僅體現(xiàn)在對檔案管理的業(yè)務水平上，對于檔案管理者來說，不僅要具備強烈的事業(yè)心和高度的責任感，而且也要加強新知識、新理念、新技能的學習，不斷拓寬視野，提高綜合素質(zhì)，以適應人事檔案管理現(xiàn)代化的需要。加強溫州科技職業(yè)學院人事檔案管理人員的素質(zhì)，不斷提高檔案管理的業(yè)務水平，真正提高檔案管理的工作效率。