民辦高校檔案管理之我見

文／廈門華天涉外職業技術學院　田瑾

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民辦高校檔案管理之我見

文／廈門華天涉外職業技術學院田瑾

【摘要】高校檔案管理是直接記錄和反映學?；厩闆r與師生活動職能的真實寫照，通過高校檔案管理可以很清楚的了解學校的發展史以及為日后學校發展提供支持，通過建設完善的檔案管理工作可以為教學提供一定的參考價值。在此，本文通過分析當前民辦高校檔案管理的現狀，提出重視檔案管理工作的重要性，就如何進一步完善民辦高校檔案管理工作提出相應的解決措施進行深入探討。

【關鍵詞】民辦高校；檔案管理；完善

一、民辦高校檔案管理工作現狀

（一）檔案管理工作機制不健全。民辦高校無論是在教育教學方法還是在管理體制與公辦教育相比存在著一定差距。民辦高校在教學管理上具有充分的自主權，但在教學中卻往往忽視教育的基礎管理工作，教師對學校檔案管理工作認識不足，很多民辦高校并不愿意在檔案工作中投入過多的精力，使得民辦高校很難實現真正的“檔案室”有的也沒有充分利用起來，各方面硬件措施不到位，無法滿足檔案的存儲條件和檔案管理的基本要求。

（二）檔案管理隊伍不穩定。民辦高校的快速發展，使得高校的檔案管理工作涉及的面越來越廣，檔案種類的增加以及產生的門類加大。如果還是停留在原有的檔案管理是無法完成相對復雜的檔案管理收集，檔案管理工作是一項十分繁瑣復雜的工作，很多高校在成立初期的時候會有專門的檔案管理人員，但沒能持續下去。因此，高校很有必要設立專門的檔案管理隊伍，來完成相應檔案工作。

（三）檔案管理業務不規范。很多民辦高校的檔案管理人員對高校檔案的理解往往不是很清楚，沒能清醒的認識到檔案對學校今后發展的作用，單純的認為紅頭文件就是檔案，忽略了一些重要的檔案收集與整理，在檔案管理工作人員中還有的教師是兼職并不是專門的檔案管理人員，在處理檔案管理工作時效率不高，往往是應付了事，使得檔案管理質量參差不齊。

（四）檔案管理信息化程度低。信息技術的快速發展，高校在信息化與網絡化的發展過程中也開始越來越普及，為了進一步提升教育教學方法高校加快了信息化建設，提出建設數字化校園。高校信息化水平的提升將進一步豐富教學數字化資源，為高校檔案信息化建設創造了條件，通過建設高校檔案信息化，可以利用其豐富的資源條件、快速的傳輸文件以及信息相互間的共享，很多高校在建設過程中通常無法建設規范的檔案管理系統所要的硬件，即便是買了也很難利用的起來，對計算機管理人員沒有加強系統培訓，使得檔案的信息化程度較低。

二、對民辦高校檔案管理工作的建議

（一）更新觀念、加強檔案工作領導力度。在檔案管理過程中要緊跟時代步伐不斷更新觀念，在建設中應由校領導直接牽頭領導檔案管理體系，從而使每位參與檔案管理人員充分重視起來。只有高校領導重視檔案管理工作，在各個硬件上面給予支持，才能真正促使高校檔案管理工作發展。

（二）健全機制，推進檔案管理規范化。近幾年民辦高校發展越來越快，檔案資料管理數量也不斷增加，使得服務范圍也隨之壯大，在這一過程中也會開始出現新的問題，這就要求必須建立更加完善的檔案管理規章制度，在制定相關管理制度中應結合本校的實際情況來科學制定，通過進一步完善檔案管理，為民辦高校各項工作的展開提供有效的服務。

（三）加強業務培訓建立高素質復合型檔案管理隊伍。建設一支高素質的復合型檔案管理隊伍對進一步完善高校檔案管理工作至關重要。首先要加強檔案管理人員的配備工作，校領導要充分重視檔案管理工作，認識到檔案管理對高校建設的促進作用，引進相關專業人才，提升相關計算機學科人才的計算機水平。其次是要提高兼職負責檔案管理人員的配備工作。兼職工作人員除了做好自身的本職工作外，還要負責本部門的檔案收集管理工作，做到有章可循。再者就要加強檔案管理人員的職業道德素質，提高檔案管理的服務意識。最后是要加強檔案管理的激勵制度，通過深入檢查評估，對于完成的比較好的人員應給予一定獎勵，激發檔案管理人員的工作熱情，調動其積極性。

（四）加強檔案管理現代化建設。信息技術的快速發展，對檔案管理人員提出了更高要求，檔案管理人員應改變以傳統的手工工作模式從而以依靠現代信息技術手段為依托，提高工作效率。

加快建設檔案管理信息化，首先要加快檔案信息平臺建設，開發檔案資源，使檔案館藏數字化。同時還要開發相關檔案網站建設，建成一個智能開發檔案管理工作體系，加快網絡數字化建設有利于日后使用更加方便的找到相關資料，使其成為以服務為主導型的數字化檔案館。

（五）強化檔案服務意識、提高檔案利用率。作為檔案管理工作者要有較強的服務意識，在使用過程中除了為用戶提供良好的服務，了解不同用戶的使用需求，為用戶咨詢提供更加便捷的服務之外，還應進一步完善查詢系統和檢索系統，從而在不同角度，都能夠將檔案信息提供給使用者，使用戶查詢資料變得更加簡單高效。高校在提高自身教學水平的時候，檔案管理就可以為用戶提供大量有用的實用信息。

三、總結

民辦高校在檔案管理工作中要不斷總結實際遇到的問題，從而提出有效的解決辦法，在建設中要立足于本校的實際情況，用全新的思維推動高校檔案管理工作前進。在解決問題時善于運用全新的思維解決遇到的問題，完善檔案管理制度，提升檔案管理人員素質。同時，建立相應的獎勵措施，以提高每位從事檔案管理人員的工作積極性，進而真正做到檔案管理工作更好的為民辦高校服務。

參考文獻：

[1]周肖霞.淺析民辦高校檔案管理存在的問題與對策[J].辦公室業務, 2014(13):113.

[2]關友誼.信息時代民辦高校教學檔案管理的思考[J].現代企業教育, 2014(2):46-47.