實施檔案規范化管理提升辦公室檔案管理效率

文／甘肅省蘭州市大唐八O三發電廠　閆思明

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實施檔案規范化管理提升辦公室檔案管理效率

文／甘肅省蘭州市大唐八O三發電廠閆思明

【摘要】在當前的市場經濟條件下，面對各種挑戰與沖擊，只有做好檔案規范化管理，才能提升辦公室檔案管理效率。基于如此背景，本文從辦公室檔案規范化管理現狀入手，介紹如何規范化辦公室檔案管理，確保管理效率的提升，希望對今后辦公室檔案管理有一定的借鑒意義。

【關鍵詞】辦公室；規范化；檔案；管理

辦公室檔案管理對企業工作開展有著直接影響。想要提升工作效率，需開展規范化管理，只有確保檔案工作在有序、有效的環境下進行，才能奠定良好的基礎，推動其余工作的順利開展，也只有如此才能夠讓企業發揮自我優勢，走上發展之路。

一、辦公室檔案規范化管理的現狀

（一）對檔案工作重視程度偏低。一般來說，企業只注重經營這一個“一線”業務，卻忽視了檔案與后勤這一類型的“二線”業務，檔案管理人員往往是由企業其余的人員兼職，而檔案設施與庫房等準備也不夠齊全。

（二）管理水平無法跟上發展要求。由于企業檔案制度健全度偏低，缺少檔案管理方面的有效措施，使得檔案人員無法及時掌握法規規范；甚至出現部分企業未進行各個部門資料的收集整理，也就無法涉及檔案的規范整理與利用。

（三）繁多的檔案門類，制約管理效率。在《工業企業檔案分類試行規則》中，企業的檔案管理分為專門類、科技類、管理文書類等方面，又設置有一級類目十個，二級類目若干個，但是各種檔案立卷歸檔的方式有所差異，因此，很難掌握新門類檔案的歸檔問題。

（四）檔案人員素質跟不上檔案工作提出的要求。總體來說，大部分檔案管理人員都屬于“半路出家”，絕大部分檔案管理人員都達不到檔案管理業務水平的基本要求，更談不上高水平管理。

二、辦公室檔案管理規范化的有效途徑

面對企業檔案管理工作規范化現狀時，提出以下幾點措施，能夠讓相關的人員認識到辦公室檔案管理工作規范化的重要性，提升辦公室檔案管理效率。

（一）規范檔案管理程序。管理程序化是檔案管理規范化最明顯的特征。對于檔案的立卷、存檔以及調檔等檔案工作開展時，需要制定相匹配的工作流程，并且在實際環節嚴格地遵守程序要求，確保每一道工序都能做到真實、準確，并且還有專門的負責人監督。另外，盡可能簡化檔案管理程度，在滿足管理效率與管理質量的前提下，簡化工作程序，避免管理人員花費過多的精力與時間在檔案管理上。

（二）緊跟時代步伐，完善檔案管理設施。檔案管理工作效率會受到檔案管理設備的直接影響。無論是任何企業，都應該認識到只有投資才能有所回報。目前，檔案管理逐漸朝著數字化信息管理的模式前進，這不僅能提高檔案的安全性，同時也避免紙質檔案的過渡消耗，并且相比傳統的管理模式，更加的高效、便捷。在檔案管理工作開展時，應緊緊貼近時代潮流，引入最新的管理方法與設備，在培養人員實際操作能力的同時，提升檔案管理系統的應用能力，確保工作人員將理論與實際相互聯系，提升檔案管理工作效率。

對于企業而言，只有認識到檔案管理運轉效率提升對企業發展的重要性，能夠及時地更新工作設備，才能提高檔案管理工作效率。信息化的檔案管理是為了合理地運用信息，最大化信息作用。當今社會強調智能化管理，這也是社會發展大勢所趨。在有限的財力之下，審時度勢、深入調查，確保信息化建設最核心的部分能夠得以有效運轉，確保硬件設施與檔案管理工作人員的工作保持最大程度的貼合，如此才能迎合可持續發展的要求，為企業發展奠定物質方面的基礎。

（三）注意檔案信息開發利用，做好信息的反饋與收集。開展檔案管理是為檔案的利用服務。在做好管理的同時，檔案管理人員還應調整原本被動的服務方式，轉變成主動出擊，完善檔案的開發與利用，可以編寫《機構沿革》《大事記》等檔案，利用定期的分析、匯集相關的參考材料，以便領導和相關部門在工作決策是有一定的參考依據。此外，重視檔案利用信息的反饋與收集。在日復一日的工作中，檔案人員從事了大量的工作，而成果的利用、信息收集作為檔案工作的延伸，也能夠成為最佳的工作成效證明，因此，注重信息開發利用，就成為檔案管理的核心。

（四）提高檔案管理人員的素質。檔案管理規范化工作的開展與辦公室檔案管理人員的素質之間是相輔相成的。提高管理人員的基本素質，就能規范化檔案管理工作，同樣，在檔案管理工作規范化開展的進程中，也能提高檔案管理人員的基本素質。提升檔案管理人員的綜合素質，不僅僅是專業素質與技術能力水平，同時，檔案工作責任重大，涉及到企業的機密，思想品質也是檔案管理工作開展不可或缺的一部分，保持檔案管理人員過硬的技術、高度的政治可信度也成為企業規范化檔案管理必備條件。

三、結語

在國內企業的檔案管理中，辦公室檔案管理規范化是核心任務，而規范化管理又具備積極作用。當然，檔案管理并非是檔案部門人員努力就能提升效率的，檔案管理需要企業各個部門人員的共同努力，才能提高檔案管理工作效率，確保企業檔案可以更好的為企業服務。

參考文獻：

[1]涂嬌麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務,2012 (15):149-150.

[2]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務,2014(05):171-172.