信息公開背景下加強高職院校檔案服務的研究

文/陜西延安職業技術學院　薛強

信息公開背景下加強高職院校檔案服務的研究

文/陜西延安職業技術學院薛強

【摘要】高職院校檔案即高職院校從事教學工作、科研工作、黨政管理和其他活動的具有保存意義的文字、圖像、表格、聲音、視聽影像等不同形式的歷史保留記錄。檔案不僅完整準確真實地記載了高職院校發展的歷程，也充分表現了高職院校的辦學理念、校園文化內涵，發展計劃戰略等，能夠為領導者提供有價值的參考信息。本文首先分析了加強高職院校檔案服務的意義，進而分析了如何加強高職院校的檔案服務。

【關鍵詞】信息公開；高職院校；檔案服務

高職院校隸屬事業單位，高職院校的資金基礎來源于納稅人，所以在信息公開的背景之下納稅人的檢查意識也逐步提高，并且知情權是我國任何一位公民的基本權力，在過去，信息發展與觀念都不比現在，擁有一定社會地位或者職位特殊的人才能享受檔案公開查詢服務，但是時代發展到信息公開的背景下，信息環境下檔案信息面向社會廣大群眾開發過，再也不是只有達官貴人才能享受的服務。這一改變不僅意味著我國社會近年來改革開放的成果。也是民主制度之下社會公民充分享受個人知情權的表現，更是我國健全民主、法制、政治文明的體現。依法公開校務信息,營造公開、公平、公正的信息體系，能夠有效提升高職院校在社會的整體形象，吸引人才加入。

一、加強高職院校檔案服務的意義

（一）高職院校檔案服務能為領導者提供信息。高職院校領導者只有在認真研讀檔案的基礎之上，才能發揮檔案資料在決策中的作用，才能保證決策的科學性和可操作性。所以，高職院校檔案服務能夠幫助領導者把握學校發展路線，有針對性地分析檔案資料，提煉出理論與經驗精華，例如對人事檔案的分析與管理工作，高職院校可以通過人事檔案資料，選擇優秀人才，合理配置人才資源。

（二）高職院校的檔案資料能夠豐富校園文化內涵。校園內的檔案館通常陳列著有歷史紀念意義的文物，包括：錦旗、牌匾、相冊古董等有重大紀念價值的物品。這些物品很多都來源于畢業生，記錄了學校的發展歷程，還有一部分物品記錄了學校內部的建設與發展以及學校達成的突出成就，如國內外教學交流等等,編寫專題的圖像冊,照片展覽。所以學校應當加大對檔案資料館和校文化歷史館的開發與投入合理編排設置物品陳列并且定期或者長期開放檔案資料館。讓學生和教師以及訪問者都能夠參觀并且領悟本校文化歷史。如此可充分發揮高職院校檔案的文化價值豐富學校的文化內涵，文化底蘊。讓學生、教師和訪問者都能夠了解學校的光輝歷史和發展歷程。能夠增強學生和教師對自己校園的認同感，一般來說學生在了解校文化歷史和發展歷程之后都會產生自豪感，這種自豪感也會潛移默化的對學生的學習生活起到積極作用。學生在校外也會因為對學校的自豪感和認同感來維護學校的聲譽。在校內，能夠自覺的保護校園環境，教師能夠更加愛崗敬業，發揮自身的潛力并且時刻更新自己知識結構，以協助學校的發展；對于外來者，他們能夠在了解學校檔案信息的基礎之上加大對外界的宣傳，有助于學校提高社會聲譽，進而吸引更多的優秀學生和教育人才進入學校，進一步提高學校的整體水平。

二、加強高職院校檔案信息服務工作的策略

（一）高職院校領導需要加強對檔案管理的重視。我國高職院校領導必須進一步加強對檔案管理工作的重視，一方面，借此進一步促進檔案信息服務工作的開展。因為只有在領導重視的前提之下，下級員工才會對檔案服務工作引以重視。另一方面高職院校的工作人員也應該以不同的手段向領導滲透學校檔案信息管理的重要性，例如：讓領導審批有關檔案信息的文件，邀請領導參加有關檔案信息工作的座談會，又或者積極向領導匯報關于學校檔案管理工作的總結或者下一步的計劃請領導提出指示，高職院校的員工還可以跟領導提出外出學習或者培訓檔案信息管理科目的要求，除此之外，工作人員還可以在校內的宣傳板塊上普及檔案工作的知識，帶動學生和其他教工認識到檔案工作的重要性，從以上幾個方向都可以引起領導的注意力，讓領導意識并且認同檔案工作的重要性，這樣，才能將檔案的管理工作擺上日程進行正式管理，才能促進高職院校檔案信息服務工作。

（二）提高高職院校檔案工作者的服務意識。由于高職院校隸屬于事業單位，在我國當前經濟體制之下，事業單位有一種優越感，這種優越感會讓高職院校內的檔案信息服務工作者的態度發生變化，據統計顯示，很多學生及教工都有抱怨檔案工作服務者態度不佳的現象，所以檔案信息工作服務者的態度需要調整改善。以為人民服務的思想要求自己，改善工作作風，改善服務意識。積極改變高高在上的國家干部的高姿態，剔除“少做少出錯，多做多出錯”的思想問題源頭，充分個人工作的積極性來做好檔案服務工作。同時，高職院校檔案室不僅向校園開放同時也向社會開放，因為，在信息環境背景之下，每一位公民都擁有享受檔案信息服務的權利。因此，高職院校檔案工作者必須改善缺乏主動性的工作態度。服務者的態度很大程度上制約了檔案服務工作的開展。在時代進步的前提之下,檔案管理工作更加顯現出服務的本質，管理工作者必須通過改變自身服務態度，最大程度上使檔案能更有效地被利用。

（三）多種渠道全方位加強發展高職院校檔案信息管理。就目前實際情況而言，很多人對于檔案的認識依然不夠完整，缺乏對檔案的利用意識，由此導致檔案使用率與使用效率難以提升，假設檔案沒有得到有效利用,高職院校就很有可能損耗大量的人力財力在檔案收集、歸納、鑒定這些工作之上。完善檔案信息管理工作不僅需要高校的投入，高職院校也可以改變思路，尋求社會上的幫助。高職院校檔案室可以積極尋求檔案局的支持,可以在街道社區舉辦檔案宣傳教育活動，邀請專業檔案工作者加入現場普及檔案知識，從而幫助讓人民群眾了解高職院校檔案室中收藏檔案的內容與用途。高職院校檔案室還可以申請舉辦檔案知識講座，向職工介紹宣傳檔案館的基本檔案收錄信息，檔案使用方法、檔案的價值，隨后進一步大力引導教師向學生開專題知識培訓，豐富學生的檔案使用常識，使學生在利用檔案過程中能夠順利解決問題。高職院校檔案工作室還可以在學校內外安排設立宣傳報，保證更新，有計劃地向校園內的職工與學生宣傳檔案工作的文件、工作近況匯報，檔案管理工作知識、檔案管理法律法規等內容。

（四）加強檔案管理的制度化。強化檔案管理服務必須加強檔案管理的制度化，保證檔案有章可循，檔案管理部門既是制度制定者又是執行者，所以特別要注意執行監督力度，規章制度需要保證科學有效，包括各個項目的執行標準、執行者的權責范圍，進而提高管理的效率和效果，另外，規章制度必須要符合高職院校的管理實際情況，要求制度可操作性強，以保證制度能夠完整落實到工作實處。

（五）采用信息技術管理手段。信息化是當今社會發展的一大趨勢，各個行業都在引入計算機系統，提高工作效率與質量，對檔案工作提出新的要求。因此，盡可能運用當代科技新成果創新管理手段，建設信息平臺，努力提高檔案工作的效率和水平，盡快完成檔案管理從手工操作向規范的信息管理手段的轉變。目前國外檔案管理很多已實現現代化管理，給我國高職院校提供了豐富的經驗與資料，目前國內使用現代化管理檔案的部門也越來越多，為其他高職院校開拓了前路。

三、結語

檔案資料的意義能夠受到重視，檔案資料能否得到有效的利用，檔案資料服務是否完備，是一個國家軟性實力的標準。本著以維護社會的安定、促進社會和諧發展為出發點,在完善服務的前提之下就能夠更有效地發揮高職院校檔案室作為信息材料庫的實際作用。

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