基層醫院加強電子檔案管理的探討

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基層醫院加強電子檔案管理的探討

王鳳芝

哈爾濱市第一專科基層醫院黑龍江哈爾濱150056

[摘要]在基層醫院日常工作中所形成的各種文件、圖片、錄音、照片及影像資料等共同構成了各種不同載體的檔案。這些檔案作為基層醫院最寶貴的資料，對于基層醫院醫療工作及科研工作的開展具有極其重要的意義。特別是在近年來，信息化技術在檔案中的廣泛應用，在當前基層醫院檔案管理工作中，電子檔案數量不斷增加，這也給基層醫院檔案管理工作提出了新的問題，所以需要加強電子檔案管理的力度，確保電子檔案能夠得以更好的開發和利用，為基層醫院的發展提供良好的服務。

[關鍵詞]基層醫院；電子檔案；管理

基層醫院的醫療技術水平及服務質量會對民眾的健康帶來較大的影響，直接關系到基層醫院的生存和發展。隨著醫療體制改革的不斷深入，在基層醫院管理工作中，電子檔案管理工作的重要性越來越得以體現出來，而且電子檔案信息也在基層醫院管理的各個環節得以不斷滲透，在醫院的建設和發展過程中發揮著非常重要的作用。近年來，醫療技術水平得以不斷提高，這對基層電子檔案管理工作也提出了新的要求，特別是電子檔案管理人員，需要掌握現代化的先進技術，加快理念的更新，這樣才能更好的提高電子檔案管理的水平，確保檔案信息更好的為基層醫院的現代化發展提供有效的服務。

一、基層醫院檔案管理的特點

（一）社會封閉性

基層醫院管理工作中，其檔案管理工作的好壞直接關系到醫院和患者的切身利益，醫院檔案在形成后需要有一段封閉期，在這段期間內需要做好檔案信息的保密工作，有效的保護好患者的隱私。但這種檔案管理的封閉性與檔案的開發利用之間存在一定的矛盾，而且在檔案管理的整個過程中這種矛盾都存在。

（二）階段性

檔案管理過程通常以檔案室管理和檔案館管理兩個階段為主，在不同階段，檔案服務的對象也會有所區別，其管理方式也會存在著不同之處。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，能夠有效的滿足使用者的需求，為形成單位在日常工作中提供必要的參考。而當檔案進入到檔案館后，檔案的利用則會下降。

（三）檔案對其形成者有著依附性

在基層醫院檔案形成過程中，其主要反映的是形成者的觀點和經驗，而且具有較多有價值的信息和數據，對形成者具有較強的依附性，而且檔案自身的價值也與形成者具有非常密切的關系。

二、基層醫院電子檔案管理過程中存在的問題

（一）基層醫院對電子檔案的價值缺乏足夠的重視

在當前基層醫院發展過程中，檔案處于電子檔案管理模式下，文件和檔案處于分開管理的狀態，這就使醫院的醫學研究者和管理人員在具體工作中，對于電子檔案的現實作用更為重視，而對電子檔案的價值普遍存在著忽視的情況，這就導致電子檔案管理水平不高，對電子檔案的質量帶來較大的影響。

（二）檔案管理格局混亂，管理機構不健全

在當前基層醫院檔案管理工作中，通常情況下文書檔案、科技檔案、會計檔案及其他一些檔案都是由檔案室來負責管理。而醫療檔案則處于分散管理的狀態，分散于不同的部門進行管理，這就導致醫院檔案存在著多部門管理的情況，特別是處于分散管理狀態下醫療檔案，由于在具體管理工作中職責較為混亂，檔案資料完整性較差，給檔案資料的安全帶來較大的威脅。

（三）檔案專業人員素質參差不齊

檔案工作是一項重要的綜合性基礎管理工作，而基層醫院檔案是一個基層醫院歷史憑證和臨床科研的必要條件，檔案管理人員的素質是順利開展檔案工作的前提，也是保證基層醫院健康有序發展的重要因素。傳統的檔案管理工作的特點造成了檔案管理長期處于封閉的工作狀態，檔案管理人員也僅僅是被動的提供查閱、借閱服務，缺乏主動性。檔案管理人員專業技能參差不齊，管理技術跟不上時代發展的需要。

三、加強基層醫院電子檔案管理的具體策略

(一）抓好檔案信息的收集工作

收集工作是搞好檔案管理的首要環節，要搞好這項工作，必須制定規范的規章制度，強化責任意識，既要從當前工作需要出發，又要負擔起積累知識和信息財富的職責。在收集工作中有效的保證電子文件的完整性，還要能夠正確篩選信息。另外還要與基層醫院的具體情況有效的結合，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作納入科室文書處理和檔案管理程序中。

（二）加強電子文件檔案的安全性管理

加強電子檔案安全性管理是保障電子檔案的原始性、完整性和真實性的重要手段。電子文件可復讀性強，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證的關鍵信息也易于被更改。針對這些問題，我們基層醫院應該建立、加密身份驗證的保護措施，確保在傳輸、處理和提供利用過程中不會出現資料變更，同時還必須做好與異地備份工作。

（三）提高檔案管理員素質，建立健全檔案制度

隨著基層醫院管理向科學化、現代化和標準化發展，檔案工作已成為基層醫院檔案管理的重要組成部分，基層醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者，對基層醫院的檔案工作實施全面的管理，發揮著領導、決策、指導和監督作用，因此，提高檔案管理人員的綜合素質具有非常重要的意義。作為檔案工作人員，不僅要不斷提高自己的思想水平、行為模式、工作作風、知識水平，努力學習各方面知識，提高服務質量。還有具有踏實和認真負責的工作作風。另外在當前基層醫院電子檔案管理工作中，還需要加快信息一體化管理模式的構建，確保電子檔案信息能夠更好的為基層醫院提供優質的服務。

四、結束語

在基層醫院檔案管理工作中，為了有效的提高電子檔案的管理水平，則需要從多方面入手，運用科學的管理方法和手段，進一步完善電子檔案管理制度，努力提高檔案管理人員的專業技能和職業素質，確保電子檔案能夠更好的在基層醫院發展和建設過程中提供有效的服務。

參考文獻

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