淺議新時期檔案資源的整合及開發利用

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淺議新時期檔案資源的整合及開發利用

夏文青

青島市市南區教育體育局 266003

[摘要]檔案工作是各級單位工作的重要組成部分，其主要工作內容和職責是記錄歷史，為現實提供服務。當前我國的檔案管理已經實現了檔案信息化管理，服務職能也逐步向社會化服務過渡，檔案資源已然成為社會資源的重要組成部分。鑒于此本文分析了我國檔案資源開發利用的現狀，并有針對性地提出了整合和開發利用檔案資源的有效措施，以期切實推動檔案工作的有序發展。

[關鍵詞]檔案資源；新時期；開發利用

隨著社會的不斷發展，檔案的內容、形式、歸屬和利用等都呈現出多元化和多樣化，檔案形式已由紙質檔案發展為聲像檔案和電子檔案等。同時，電子檔案因其形象、便捷和直觀的特點受到越來越多的檔案使用者的歡迎。新時期的檔案工作呈現出多樣化、社會化、電子化和網絡化等特點。如今檔案工作的重點已經發生了根本性的改變，已經轉變為如何充分利用檔案信息資源，最大化、最優化地為檔案利用者服務。因此，當前我們應采取有效措施充分開發利用檔案資源，使其能夠更好地為社會提供服務。

一、我國檔案資源利用的現狀

首先，我們必須對我國當前檔案資源的使用現狀有充分的認識，才能找到存在的問題，從而提出整合和開發利用檔案資源的有效措施，達到事半功倍的效果。我國檔案資源目前存在的主要問題是現代化管理落后，很多地方和單位仍然沿用傳統的檔案管理模式；檔案人員的整體素質普遍不高，很多檔案都沒有得到充分的利用，也難以發揮其應有的社會經濟價值。此外，我國檔案的編研工作仍然是一片空白，且未能引起相關部門和人員的重視雖然說檔案工作的重點已經發生了根本性的改變，但是在檔案網絡平臺建設方面還是比較落后，不能很好的實現檔案管理的網絡化和數字化。這些問題都在一定程度上制約著我國檔案資源的開發和利用，有礙社會整體的進步。

二、新時期檔案資源開發的新思路

1.提高對檔案管理工作的認識

近年來，隨著我國社會的不斷發展，對檔案工作也提出了新的要求。對比國外檔案管理事業，其管理工作已經步入了發簪新階段，檔案已成為各個單位科研和生產工作的重要組成部分，去掉對企業的發展作用重大。但是，我國仍有很多單位對檔案工作的重要性并沒有充分的認識，甚至有些單位沒有設立穩定的檔案機構，也沒有配備專業的檔案管理工作人員，這都在一定程度上制約了檔案工作的發展。為此，必須從思想上加深認識，明確檔案管理工作的重要作用，設有專門保管檔案的先進設備和庫房，妥善保管重要檔案資料，以免帶來難以彌補的損失。

2.完善檔案管理制度

建立健全地質檔案管理規章制度，將一些文件材料整理歸檔，采取切實可行的措施，保證檔案管理制度的有效實施。同時，擺正工作重點，做好檔案管理人員的培訓工作，使其能夠充分地發揮應有的作用，從而確保檔案能夠被納入科學的管理體制。除此之外，還要建立科學的業務考核制度，最大程度調動檔案管理人員的工作積極性。

3.增加檔案資源的信息儲備量

充分整合和開發利用檔案資源的基礎是擁有豐富的檔案資料。傳統的檔案管理模式是檔案工作者收集、整理、保管、統計和檢索檔案資料，這些工作為開發和利用檔案資源奠定了基礎。檔案資源的信息儲備離不開檔案管理員的搜集和整理，作為檔案管理人員在增加檔案資源的信息儲備時，要注重檔案資源的系統性和連貫性，結合本單位的實際情況，有針對性地、專業的開發利用檔案資源，實現檔案資源利用的最大化。

4.提高檔案工作人員的綜合素質

檔案管理工作要求相關工作人員具備扎實的專業基礎、寬泛的知識面，同時要具備一定的奉獻精神，因檔案管理工作的好壞與檔案人員的業務素質密切相關，特別是在檔案信息數字化管理階段，人才是工作質量的保證之一。由此，檔案管理人員應當轉換管理觀念、不斷更新自己的知識結構，從而更好地適應時代發展的需求。同時，管理部門也應當優化檔案工作人員結構和管理人員的知識結構，引進計算機網絡的專業人才，通過人才的引進更好地維護檔案后臺管理工作。此外，要定期對檔案工作人員進行技能培訓，使他們能夠盡快地掌握現代化的檔案管理技術和技能的運用。

5.推動檔案管理的數字化建設

隨著我國經濟社會的飛速發展，傳統的檔案管理方式已不能滿足當前的需求，因此，我們必須推動檔案管理的現代化進程，采用先進的技術和設備，使檔案資源能夠得到最大限度的開發和利用。檔案資源的數字化建設主要分為兩個方面：一是將現有的紙質檔案進行數字化；二時將現有的電子文件的收集歸檔管理。同時建立檔案資料數據庫、逐步實現借閱、查詢自動化，進一步提高檔案管理的現代化水平。

6.注重系統開發，推進檔案資源共享的網絡化進程

檔案資源的網絡化管理具有方便、快捷、連續等優點，因此在實際工作中，我們應當注重系統開發，加快檔案資料的網絡化進行。對檔案資料進行檢索編輯，建立檔案數據庫，但注意應能夠要充分結合本單位的實際情況，建立能夠體現自身特色的數據庫。

7.整合檔案資源，提高檔案資源的利用率

要想增強檔案資源的開發意識，首先要做好日常工作，建立服務意識，提供基本的服務；其次，要對檔案開展編研工作，從而填補這一區域的空白，通過對檔案內容的編輯和歸檔，實現對檔案信息的系統加工，從而提高檔案資源的開發利用率。

8.結合經濟發展的大環境，開拓檔案服務市場

隨著科技和經濟的飛速發展，一些跨學科新興產業的產生為檔案管理部門提供了更為豐富的市場前景。檔案管理部門可以根據服務對象的可觀要求尋找合適的檔案資料。及時準確的將現有的資源提供給使用者。此外，廣大檔案管理人員還應當調整工作思路，樹立經濟意識，變被動為主動，將檔案資源的整合和開發利用真正的落到實處，創造出檔案資源利用的最大效益。

結語

總之，我國的檔案管理工作已經初步實現了信息化管理和社會化服務的職能轉變，檔案信息資源為社會的發展和經濟效益的提高做出了巨大貢獻。因此，在今后的檔案管理工作中，我們要充分利用有利條件更好地整合和開發利用檔案資源。

參考文獻

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