衛生類高職院校檔案管理工作創新與實踐

劉雪峰

摘要：隨著計算機和信息技術的高速發展，衛生類高職院校的檔案管理工作與現代職業教育發展、醫藥衛生體制改革存在著較大的差異，因此學校主管部門及管理者必須在不斷提高檔案意識和認識水平、轉變思想觀念、建立健全檔案管理制度、加強學校在職檔案人員學習和培訓工作、提高專業檔案管理人員素質、加強專業檔案管理人員人才隊伍建設、加大檔案信息化建設的力度等方面下功夫，從而充分發揮檔案管理工作在教育教學、科學研究、人才培養及校園文化建設等方面的積極作用。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）30-0084-02

與其他高職院校一樣，衛生類高職院校檔案管理也是學校一項很重要的基礎性工作，其工作的好壞事關學校的教學、科研及為國家培養合格的衛生技術人才等。衛生類高職院校檔案是學校在長期教學、科研、校內實訓、醫院實習等活動中日積月累形成的具有重要保存價值的文字、音頻、視頻及圖片等信息資料。檔案管理工作是學校管理工作的重要的組成部分。學校歷史變遷、文化底蘊、人才培養、專業發展、辦學特色、管理水平的高低等均可以檔案管中體現出來。衛生類高職院校的檔案管理工作跟不上國家現代職業教育與醫藥衛生改革的發展步伐，普遍存在管理模式落后等問題。

一、衛生類高職院校檔案管理工作現狀

1.地位低下，意識不強。衛生類高職院校注重以就業為導向，以提高教育教學質量為中心，學校領導往往不重視檔案管理工作。相對于學校其他系部、處室人員配置，檔案管理工作處于次要的地位，人員配備不合理，檔案管理工作人員的地位較低等現象較突出。工作人員特別是一些懂得檔案管理和數據庫管理的技術人員缺乏，導致大量工作無法開展。檔案管理工作被大多數人認為是技術含量較低的工作，其功能相對于資料存儲室，沒有引起學校各級領導的重視，檔案室一般隸屬于學辦公室或圖書館，沒有單獨設置檔案館這個部門，因此沒有一支高素質、高水平、專業結構合理的檔案管理人員，經常出現重要的檔案資料積壓或歸檔立卷不及時，甚至遺失等情況。

2.基礎設施落后，信息化程度較低。現代的檔案管理應該配備現代化的電腦設備，提倡信息化、數字化和無紙化，從而真正實現檔案記錄、收集、歸類、整理、編目等工作全部信息化和數字化高科技管理。衛生類高職院校普遍存在檔案室面積不達標，檔案室沒有配備相應的儲藏設備如檔案密集柜、空調、去濕機等設備，圖片資料、音頻和視頻資料、實物等不可復制的檔案資料更是沒有儲藏保護的設施。信息化程度較低，主要是手工檢索，查準率、查全率低且檔案的處理速度較低。

3.機制不健全，利用率低下。檔案管理工作更多強調的是資料收集、整理及保管，如黨行、教學、科研、財務、基建等檔案資料為主，但衛生類高職院校檔案管理紊亂、沒有秩序，機制也不健全等現象比較突出，具體表現為照片、音頻、視頻、實物等檔案資料嚴重匱乏或根本不收藏，體現學校辦學特色的檔案資料收集不全或沒有收集，即使有一些，也常常由于保管不當等原因而出現丟失、損壞或失真情況。體現衛生類高職院校辦學歷程的實物如老式氧氣瓶、心電圖機、老治療車、輸液器、注射器、X線機、A超議等，由于保護意識不強加上新校園搬遷等原因，很多學校幾乎丟失怠盡。往往不太重視其利用，利用面非常狹窄或利用程度不夠，沒有充分利用其在教學、科研、校園文化建設等方面的作用，普遍存在“重保管、輕利用”的理念，造成重藏輕用的局面。

二、衛生類高職院校檔案管理的創新

衛生類高職院校檔案是我國衛生職業教育事業發展的積累，對檔案管理工作的改革與創新，對培養高素質技能型衛生技術人才、促進社會主義精神文明和文化建設等方面具有重要意義。

1.提高意識，轉變觀念。我國的《檔案法》頒布十余年，但學校師生員工，特別是普通教師和行政管理人員中真正了解該法律法規的人寥寥無幾。由于檔案管理工作涉及面較廣，幾乎涵蓋學校各系部、處室。首先是學校的黨政領導必須高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作納入重要議事日程，使其與教育教學、科學研究、學生管理、招生就業等工作同步發展。檔案管理部門要主動出擊，走出去，大力開展檔案知識的教育、普及與宣傳工作，可以通過多渠道、多方式如知識講座、知識競賽、業務培訓、網站、印發宣傳資料等，不斷提高師生員工檔案意識，使廣大師生充分了解檔案的基本知識、檔案的實用價值、檔案對學校發展與校園文化建設的作用，不斷提高廣大師生員工對檔案法律法規的掌握，不斷提高檔案管理的參與意識，不斷增強其努力做好檔案管理工作的緊迫感、主人翁責任感，不斷增強其參與檔案管理工作的積極性和主動性。促進使其積極參與到檔案資料的記錄、收集、歸類、整理、保管等相關工作中來。

2.提高人員素質，加強人才隊伍建設。檔案管理工作的關鍵是必須加強檔案管理人才隊伍的建設，必須合理配備檔案管理的專業人才。我國絕大多數的高職院校尤其是衛生類高職院校的檔案管理人員的年齡、學歷及知識結構不夠合理，應該引起教育主管部門及高職院校領導的高度重視，必須采取強有力的措施加強學校檔案管理的人才隊伍建設。必須提高檔案管理人員的能力、素質及水平，學校檔案室必須配備充足的檔案專職管理人員，吸收熱愛檔案工作、業務能力強、思想覺悟高的年青人從事檔案管理工作。努力提高現有檔案管理人員的專業技術能力和水平，不斷加強檔案管理工作人員在崗培訓，鼓勵檔案管理人員“走出去”，積極參加國內外學術交流活動，或參加短期培訓班，不斷加強橫向聯系，組織檔案管理人員到檔案管理做得好的兄弟院校參觀取經，取長補短，從而開闊其視野。同時加強檔案管理者的創新意識、管理意識，努力打造一支政治覺悟高、思想和業務過硬的高素質檔案管理團隊。

3.實現信息化管理。過去的檔案管理對象主要是紙質檔案，隨著計算機、網絡技術的高速發展，數字化和電子化的檔案代替傳統的紙質檔案是目前檔案管理工作的必然趨勢。國家提倡檔案管理的信息化管理，并對檔案管理信息化制定了相應的標準，提出了具體目標。為了滿足檔案管理的信息化的要求，要求高職院校利用現代化的信息技術對檔案資源進行篩選、傳輸、存儲、處理，從而促使學校的檔案管理向數字化、網絡化和信息化方向發展。高職院校檔案管理實現信息化管理可以使檔案管理的信息進行廣泛傳播、交流、共享和利用，從而提高其社會效益。實現檔案信息化管理首先要加強信息網絡基礎建設，必須投入一定的資金購置軟硬件設備，如先進的計算機、高分辨率掃描儀、高性能的網絡、數字化檔案管理軟件，同時必須將檔案管理的信息化建設納入學校的數字化校園建設的規劃中。必須建立一支檔案管理信息化的專業團隊，該團隊必須由檔案管理和計算機技術跨專業復合型人才構成，這樣才能確保團隊成員可以運用計算機信息技術對數字化和電子化進行編輯、處理、傳輸、調閱及儲存。學校可以培養在職檔案管理人員的專業素養或引進檔案管理專業人才來實現團隊建設任務。學校應努力開發檔案信息資源，建設檔案管理的網站，將紙質檔案轉換成數字化的電子檔案，并開展個性化的檔案服務，目的是使用戶能夠快速、便捷地使用檔案信息資源。學校通過建設OA系統，不斷提高檔案管理的現代化、信息化水平和服務效率。

三、結束語

衛生類高職院校檔案管理創新，學校主管部門及管理者必須提高檔案意識和認識水平，轉變思想觀念，建立健全檔案管理制度，加強學校在職檔案人員學習和培訓工作，提高專業檔案管理人員素質，加強專業檔案管理人員人才隊伍建設。努力改變檔案基礎設施落后、信息化程度較低的現狀，尤其是加大檔案信息化建設的力度，同時充分發揮檔案管理在教育教學、科學研究、人才培養及校園文化建設等方面的積極作用。

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