淺談我校綜合檔案室檔案數字化建設工作

唐小華

摘要：綜合檔案室應利用室藏檔案資源，制定長遠的工作目標，逐步將紙質檔案數字化，進一步推進檔案信息化建設工作，實現信息資源的共享和利用。

關鍵詞：檔案；數字化；資源利用

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）15-0020-02

《紙質檔案數字化技術規范》指出紙質檔案數字化的基本原則是：使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。本著這一原則，我校綜合檔案室已經在檔案信息化建設工作上做了一些初淺的嘗試，也取得了一定的效果。與此同時，我們也將逐步制訂相應的具體辦法和長遠實施目標，將室藏紙質檔案數字化，進一步提高信息資源的共享和利用，體現室藏檔案的社會價值。檔案信息數字化的內容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息化，二是檔案全文信息數字化。對于我校檔案數字化工作，我從以下幾個方面來談一談。

一、已經開展的檔案數字化工作

1.根據自身特點選擇紙質檔案數字化對象。我校從建校以來，室藏檔案案卷已經達到了18144卷，檔案文件已經有85321件，排架393.7米。然而，我室目前專職工作人員只有2名，設備簡陋，庫房緊張。鑒于種種原因，全面鋪開紙質檔案全文數字化是完全不可能的。所以只有統籌規劃，實行優先原則，即先實行目錄數字化，其次根據檔案的利用價值有選擇性地進行檔案全文數字化，再創造條件有計劃地實施全面數字化工作。

2.紙質檔案數字化掃描工作。目前我室檔案目錄數字化在逐步開展，已完成至1996年。我綜合檔案室從2011年開始對室藏檔案進行分類，對利用率低、使用價值不高的紙質檔案全文掃描工作意義不大，所以暫且放一放，重點選擇利用價值高、查考頻率高、社會價值高的紙質檔案進行全文掃描。接下來我室提出了檔案信息化工作的初步設想，申請必要的硬件設施，計算機以及高識別率的掃描儀、彩色打印機等，這些都得到了學校的大力支持，使得工作順利開展。

根據平時檔案的利用統計數據來看，我們發現學校層面的評估、項目申報等利用率最高的是省市獲獎、機構設置、專業備案、規章制度等文件資料，畢業生對高校錄取名冊、學籍卡等的利用率也極高，綜合這些因素，我們整理了掃描對象，即：利用率較高部分、利用率較少部分、很少利用部分。此項工作分為三個階段完成。首先，我們對檔案管理人員進行了合理分工，對室藏檔案進行篩選，找出掃描對象；其次，核對檔案目錄與內容是否吻合，對需要修復的破損檔案進行修復；再次，核對準確無誤后從近到遠逐年掃描，掃描后逐條存儲，檢查并修正掃描件質量后全文逐條上傳至《南大之星》檔案網絡管理系統。經過努力，目前已經全文上傳3762條。從利用來看，已經顯現出高效利用的效果，查閱不需再到庫房翻閱紙質檔案，這不僅避免了紙質檔案重復利用帶來的傷害，而且也使計算機查閱直接到全文，方便快捷。所有這些工作都是在保證了檔案室常規工作的情況下，擠出時間開展的。

3.建立檔案門戶網站實現信息資源共享。由于校園網絡的覆蓋，我室可以利用服務器和發布平臺，比如“法規制度”欄目把可以公開的檔案律法規、檔案管理規章制度等全文上傳，從而增強人們檔案意識。“業務指導”欄目則發布每年檔案收集的具體內容、范圍，如何規范整理，如何使用檔案管理系統等。“文件匯編”欄目把經過有序整理的數字化檔案信息資源如文件匯編、大事記、文件索引等通過互聯網進行傳播，提高查詢和檢索服務，提供快速查閱平臺，真正實現資源信息的共享和利用。

二、對將要開展的檔案數字化建設工作的設想

1.保證常規工作開展，做好檔案數字化的籌備工作。我校綜合檔案室負責收集、整理、分類、鑒定、保管、統計全校各類檔案，負責對學校各二級單位檔案立卷歸檔工作進行監督檢查和指導；加強室藏檔案資源開發，比如文件匯編、文件索引、大事記等；提供高校的利用服務工作，為學校教學、科研、行政管理等部門提供熱情周到的服務。

根據國家檔案局檔案信息化建設工作精神，做好檔案數字化工作的籌備工作。首先，合理配備檔案數字化工作所需用房，進行合理布局；其次，合理規劃數字化掃描對象選擇工作、破損檔案修復工作等，制定各項工作目標，建立了案卷目錄和卷內文件目錄，目錄數字化已基本完成，為各項工作提供了科學的依據。

2.規范檔案管理，制定檔案數字化加工的工作流程。（1）提取檔案。工作人員數字化加工分工→領取案卷做好登記→簽訂保管責任書；（2）檔案整理。案卷清點核對拆除裝訂線→按原頁碼排列，重份剔除→重新排序頁碼備考表中標注；（3）檔案修復。破損修復加固處理→字跡不清、退色進行技術修復→珍貴檔案復制處理；（4）檔案錄入。目錄級錄入南大之星軟件管理→1978—1996年檔案錄入；（5）檔案掃描。建立目錄數據庫實行全文錄入→文件、圖像掃描→確保掃描原件完好無損；（6）掃描核對。掃描檔案認真清點核對→掃描內容與原件一致→抽查率不低于5%，合格率不低于95%；（7）檔案裝訂。檢查檔案是否缺頁→按原有檔案順序排列還原→按要求裝訂后送回檔案庫；（8）數據備份。檢查數據準確后進行備份→一份存服務器→一份存入庫房；（9）刻錄光盤。檢查數據質量及完整性→檔案數據匯總→刻入光盤存檔。

3.加快檔案數字化建設的步伐，實現室藏檔案信息化。我校檔案室修訂了各項檔案管理辦法和制度，每年年初組織召開全校主管檔案工作領導及專兼職檔案員工作會議，布置當年歸檔工作任務，確定歸檔內容和范圍，明確檔案收集、整理、目錄著錄和電子文件上傳的工作要求，使各部門檔案工作有序開展。為了加快檔案信息化建設，加速室藏檔案數字化步伐，我校檔案室從2009年開始使用《南大之星》檔案網絡管理系統，檔案室工作人員加強軟件學習培訓工作，同時還召開全校兼職檔案員培訓會，重點培訓軟件的具體操作運用，順利完成《南大之星》檔案網絡管理系統中目錄的著錄和電子文件上傳，提高了檔案的信息化管理水平。endprint

從使用《南大之星》檔案網絡管理系統開始，檔案室工作人員利用工作之余加班加點，完成了從1996年到2009年的室藏檔案文件目錄的遷移及部分文件全文的上傳工作。2010年至今，全部實行檔案系統管理文件目錄和電子文件，初步實現了檔案管理的信息化，提高了工作效率和水平，從而使學校檔案工作提升了一個層次。

對于數字化的掃描工作，我們將學習和借鑒兄弟院校的成功經驗，準備申請信息化建設必要的設備，配備相應的有關技術人員，準備場地和掃描加工進行安全控制，對數據的轉換和有關數據的備份制定具體方案，進一步明確我檔案室檔案數字化的相關技術標準，使我室檔案數字化工作穩步推進。由于檔案工作人員少，全室人員必須克服一切困難，齊心協力，完成工作目標。

對于文件內容單一、數量龐大、利用率又高的紙質檔案，比如學生學籍卡、成績總表、錄取名冊等，可以采用外包給有專門技術的機構掃描，這樣可大大減輕本室工作人員的工作壓力，進而盡快完成紙質檔案的掃描工作。

三、檔案數字化工作需要解決的問題

1.加大資金的投入，更新設備。由于經費不足，很多設備陳舊和數量不夠，無法適應工作需求。我室4臺計算機中有2臺需要更新，雖然之前已經有一臺掃描儀，但要完成如此龐大的檔案數字化掃描是不夠的，還應再增加一臺高速掃描儀，2臺光盤刻錄機等。目前庫房存量基本還能滿足一年，還沒有單獨的掃描室、操作間等，這些都是亟需解決的問題。因此，我們要爭取學校高度的重視，盡早增加資金，配置相關設備。

2.引進專業技術人才，使檔案數字化工作有條不紊地開展。檔案室工作人員少，任務繁重，要在完成日常的常規工作下開展檔案數字化工作比較困難，更是缺乏計算機專業人員，在工作中遇到很多問題解決不了，這樣就給檔案信息化帶來一定的困難。要想保質保量地完成檔案數字化的建設工作，還應擁有一支專業素質高的管理型人才，研究型人才，技術型人才以及業務型人才等人才隊伍。

3.加強檔案信息資源的利用和共享。近年來學校辦公自動化的開發，加快了高校信息化的不斷發展，由此產生了大量的電子文件，這些都要不斷地被檔案管理系統所接收，這給檔案數字化工作提供了方便快捷的通道。但是我校的檔案管理系統目前還不能和學校的辦公自動化系統很好地融合，從而使得產生的電子文件越來越多，接收信息化檔案的任務就會越來越繁重。要解決這一問題，必須及時解決檔案管理系統和辦公自動化系統資源共享的問題。

紙質檔案數字化主要是要更好地推動檔案信息化的建設，將不同來源的檔案資源最大化地進行利用和共享，為學校的建設發展乃至社會提供服務。檔案信息化對高校教育科研的影響意義深遠，今后發展的方向是努力建設主導型的數字檔案館，即檔案信息的數字化、網絡化，檔案信息管理和提供利用的一體化，檔案信息的高度共享，而目前將館（室）藏檔案數字化又是勢在必行的，因此要正視眼前的困難和存在的問題，把握機遇，增強信心，迎難而上，采取有效措施進行檔案信息化建設。總之，加快檔案數字化進程，為學校以及社會提供方便、快捷、準確的利用服務，是檔案信息化工作的首要任務。

參考文獻：

[1]智顯，郜萍.高校檔案數字化管理探索[J].高等建筑教育，2010，（1）.

[2]王丹波.高校檔案數字化建設芻議[J].吉林教育，2010，（1）.

[3]林麗群.高校檔案數字化建設的思考[J].蘭臺世界，2008，（2）.

[4]李金云.淺談高校檔案的數字化建設[J].科技情報開發與經濟，2010，（35）.

[5]馬靜.淺談我館檔案數字化思考[J].蘭臺世界，2012，（35）.endprint