水利檔案管理水平提升途徑研究

文/福州市閩江下游防洪工程建設(shè)公司　林愉

水利檔案管理水平提升途徑研究

文/福州市閩江下游防洪工程建設(shè)公司林愉

【摘要】我國(guó)水利事業(yè)伴隨著新中國(guó)的成長(zhǎng)壯大而不斷系統(tǒng)完善，相關(guān)管理制度的科學(xué)化水平也不斷提高。其中，作為工程質(zhì)量控制和施工管理的重要環(huán)節(jié)，水利工程檔案管理的重要性日益突出，是提高工程質(zhì)量的有效保障。因此，加強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性，是全面保障水利工程總體質(zhì)量的有效途徑，能夠全面提高水利工程建設(shè)效率和管理效率。現(xiàn)階段，我國(guó)水利工程檔案管理環(huán)節(jié)仍然存在一定問(wèn)題和不足，缺乏足夠的科學(xué)性、全面性和能動(dòng)性，嚴(yán)重影響和制約了水利工程施工及管理水平的提升和進(jìn)步，檔案管理工作的改革和優(yōu)化勢(shì)在必行。

【關(guān)鍵詞】水利；檔案管理；提升途徑

一、水利檔案概述

（一）水利檔案的內(nèi)涵。水利檔案泛指水利工程相關(guān)的所有具有保存價(jià)值的文件資料和數(shù)據(jù)記錄，貫徹于工程設(shè)計(jì)施工的全過(guò)程。從項(xiàng)目提起，經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、建設(shè)、施工項(xiàng)目管理、驗(yàn)收等諸多環(huán)節(jié)，期間形成的文件資料，包括圖表、文字、聲像等等形式，都需要作為工程檔案的重要組成部分而妥善保存。

水利工程項(xiàng)目作為國(guó)家基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目之一而牽連甚廣，諸如建筑、機(jī)械、農(nóng)業(yè)、市政、環(huán)保、運(yùn)輸?shù)阮I(lǐng)域，都會(huì)受到水利工程項(xiàng)目的影響和作用，這就形成了水利工程檔案的復(fù)雜性：根據(jù)檔案內(nèi)容大概分為財(cái)務(wù)檔案、施工檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案及文件檔案等等；根據(jù)工程進(jìn)度又可以細(xì)分為工程前、工程中和竣工期的檔案管理，具體包括施工前的項(xiàng)目規(guī)劃、可行性分析、工程設(shè)計(jì)、招投標(biāo)資料、管理決策，施工過(guò)程中的施工質(zhì)量評(píng)價(jià)、建筑用料質(zhì)檢評(píng)估、項(xiàng)目管理日志、工程簽證單、附屬建筑質(zhì)量報(bào)告，以及工程竣工之后的監(jiān)理報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量報(bào)告、試運(yùn)行匯總分析資料等。其中，可行性分析報(bào)告等由設(shè)計(jì)單位出具并提交給水利主管部門(mén)進(jìn)行歸檔管理，工程竣工運(yùn)行的管理資料也由水利主管部門(mén)備案管理，而工程施工中涉及的各種資料檔案更多更繁復(fù)，也需要水利主管部門(mén)進(jìn)行留存和科學(xué)管理。

（二）水利檔案的特點(diǎn)。1.區(qū)別于其它檔案管理的復(fù)雜性。水利工程檔案在具備科學(xué)性、系統(tǒng)性、服務(wù)性等檔案的共同特征基礎(chǔ)上，還具有其一定的特殊性。水利工程施工涉及到的環(huán)節(jié)和領(lǐng)域很多，與之對(duì)應(yīng)的檔案管理工作的廣泛性和繁復(fù)性也較突出，基本囊括了農(nóng)業(yè)、工業(yè)、運(yùn)輸、環(huán)保等國(guó)家基礎(chǔ)領(lǐng)域，同時(shí)很大程度影響著電力、機(jī)械、建筑等行業(yè)，以上都是水利工程檔案復(fù)雜、寬泛的客觀原因，形成了以水利工程為中心的、多行業(yè)、多領(lǐng)域共同建設(shè)的發(fā)展模式，從而形成了水利工程檔案的綜合性和多元性。2.不確定性與周期性差異。水利工程施工進(jìn)度受多種因素的影響和干擾，直接或間接導(dǎo)致施工周期的變動(dòng)，從而導(dǎo)致了相關(guān)工程檔案的周期性不確定問(wèn)題。施工環(huán)境的變動(dòng)、工程效益的調(diào)整、地質(zhì)條件的特殊差異等等因素的變化，都會(huì)影響到水利工程施工的整體進(jìn)度，導(dǎo)致竣工時(shí)間的不確定性。通常來(lái)說(shuō)，小型水利工程，諸如小型閘站建設(shè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)河道疏浚、小型江河護(hù)堤等，其設(shè)計(jì)和施工的周期相對(duì)較短，受影響和干擾的因素也較少；而大型的河道工程、庫(kù)壩建設(shè)、地區(qū)性的基礎(chǔ)水利建設(shè)等，因?yàn)楣こ塘烤薮蠛蜖窟B的環(huán)節(jié)較多，其設(shè)計(jì)施工的周期相對(duì)較長(zhǎng)。由于種種原因?qū)е滤?xiàng)目整體施工進(jìn)度的不確定，也就造成了相應(yīng)檔案管理工作的不確定性和周期性差異。

二、水利檔案的重要性

作為水利工程施工和管理的重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作綜合體現(xiàn)了工程整體建設(shè)質(zhì)量和管理水平。與其他檔案一樣，水利工程檔案也具備相應(yīng)的指導(dǎo)性和服務(wù)性功能，主要體現(xiàn)在：1.是水利工程設(shè)計(jì)質(zhì)量和施工建設(shè)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)認(rèn)定的有效依據(jù)；2.是水利工程總體質(zhì)量的有效保障；3.是水利工程和運(yùn)行水平的全面反映；4.是后續(xù)水利工程的有效參考；5.是水利主管部門(mén)規(guī)劃決策的重要憑借。

第一，工程檔案是水利日常管理工作審核查驗(yàn)的重要補(bǔ)充。比如，在進(jìn)行ISO內(nèi)審或者外審工作時(shí)，其評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的主要來(lái)源之一就是工程檔案中涉及工程管理和施工項(xiàng)目管理的內(nèi)容；水利主管部門(mén)在進(jìn)行規(guī)劃決策和總結(jié)分析時(shí)，也需要工程檔案資料的輔助作用。

第二，在突發(fā)緊急情況或者進(jìn)入汛期風(fēng)險(xiǎn)防范時(shí)，工程檔案也能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、全面反映歷年的人文狀況和水利工程的作用，為主管部門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)防范和突發(fā)事件的應(yīng)變解決提供有效參考。

第三，對(duì)于水利學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域而言，全面、完善的工程檔案也是重要的資料來(lái)源和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。對(duì)工程檔案進(jìn)行調(diào)閱、分析、提煉，能夠有效降低學(xué)術(shù)研究難度和費(fèi)用，對(duì)工程檔案的研究分析，有利于相關(guān)理論研究的開(kāi)展，有利于相關(guān)學(xué)術(shù)水平的提高。

第四，工程檔案是水利工程施工建設(shè)情況的有效說(shuō)明和全面反映，為工程運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題及解決處理提供了詳實(shí)的資料依據(jù)，同時(shí)也便于質(zhì)量問(wèn)題的責(zé)任追究；同時(shí)也為今后的工程維護(hù)、升級(jí)換代等工作提供必要的資料依據(jù)。

三、現(xiàn)階段水利檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）水利檔案管理中存在各種質(zhì)量上的問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō)，水利工程檔案的具體質(zhì)量主要包括兩個(gè)方面的含義，內(nèi)容質(zhì)量和整理質(zhì)量。內(nèi)容質(zhì)量是檔案質(zhì)量的基本內(nèi)容，主要含義是資料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性；整理質(zhì)量也叫案卷質(zhì)量，是檔案質(zhì)量的外在評(píng)價(jià)指標(biāo)，主要包資料整理的規(guī)范性、管理的系統(tǒng)科學(xué)性和資料文件的齊全性和完備性。

影響工程檔案質(zhì)量提高和作用發(fā)揮的原因很多，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)環(huán)節(jié)：1.水利工程的施工周期較長(zhǎng)，容易發(fā)生人為疏忽造成的遺漏、缺失問(wèn)題；2.施工隊(duì)伍不固定，多是根據(jù)項(xiàng)目而選派人員組建隊(duì)伍，竣工后就解散，可能導(dǎo)致部分檔案資料的流動(dòng)和缺失；3.水利工程涉及的領(lǐng)域和行業(yè)過(guò)于廣泛，關(guān)聯(lián)的機(jī)構(gòu)和部門(mén)也不少，水利主管部門(mén)的職能限制，無(wú)法全面收集各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域的資料，導(dǎo)致了相關(guān)檔案資料的缺失。

（二）水利水管單位對(duì)當(dāng)前的檔案管理重視度不夠。主觀認(rèn)識(shí)不到位，缺乏責(zé)任意識(shí)，導(dǎo)致工程檔案的不完善。部分主管部門(mén)在水利工程的建設(shè)施工中，只關(guān)注實(shí)際的施工工作，而忽視了相關(guān)檔案的保存和管理，相關(guān)責(zé)任和法規(guī)政策落實(shí)不到位，缺乏行之有效的檔案管理制度和機(jī)構(gòu)組成。1.人員缺乏，未配備專(zhuān)門(mén)、獨(dú)立的檔案管理人員；2.檔案管理制度不科學(xué)完善，檔案管理因人而異，缺乏系統(tǒng)性和連續(xù)性；3.未能根據(jù)工程變化而對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)調(diào)整修訂，檔案內(nèi)容陳舊落后。

（三）水利檔案管理水平普遍較低。檔案管理水平普遍較低，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)尚未完成。目前，我國(guó)正積極開(kāi)展管理體制改革，檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和要素都因此而發(fā)生變動(dòng)，但實(shí)際的檔案管理工作仍然停留在以往的管理觀念和方法，未能及時(shí)引入新的管理機(jī)制，導(dǎo)致管理水平的落后。特別是基層施工單位和水利主管部門(mén)，缺乏科學(xué)完善的管理制度，無(wú)法對(duì)工程檔案的管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督，檔案管理流于形式。

（四）缺少水利檔案專(zhuān)業(yè)人才。人才培養(yǎng)力度不夠，專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員缺乏。目前，大多數(shù)主管部門(mén)的檔案管理人員多為兼管，甚至是一人兼數(shù)職，大多缺少專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理方面缺少專(zhuān)業(yè)知識(shí)理論做基礎(chǔ)，導(dǎo)致管理水平的落后和不規(guī)范問(wèn)題嚴(yán)重。

四、水利檔案管理水平提升途徑

（一）確責(zé)任制，確保檔案的高質(zhì)量。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，做到責(zé)任明確，制度落實(shí)。設(shè)置專(zhuān)業(yè)的管理人員，科學(xué)完成檔案的收集、整理和保管，并積極有效完成對(duì)外部施工單位檔案管理工作的監(jiān)督，督促和幫助各外部單位建立完善自身的檔案管理機(jī)制，明確檔案管理責(zé)任人，認(rèn)真做好各自單位的檔案管理以及與主管部門(mén)工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

（二）各級(jí)單位提高對(duì)水利檔案的重視。特殊的行業(yè)性質(zhì)決定了水利工程的復(fù)雜性和相對(duì)檔案的收集、歸檔難題。因此，在進(jìn)行檔案收集工作時(shí)，主管部門(mén)要充分考慮到不同工程建設(shè)的本質(zhì)差異，采取相應(yīng)的、針對(duì)性的措施完成檔案收集工作。常用的檔案收集模式分為分階段收集和追蹤收集兩種。分階段收集針對(duì)工期長(zhǎng)的水利工程，有計(jì)劃、及時(shí)收集整理階段性的檔案資料；追蹤收集針對(duì)規(guī)模小、工期短的水利工程，具有效率高、針對(duì)性強(qiáng)、資料質(zhì)量高等優(yōu)勢(shì)。

（三）大力發(fā)展電子文件歸檔，提高檔案綜合管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理辦法以紙質(zhì)檔案為主要形式，這是由于文件資料中的簽名和印章的法律意義所決定的。但在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，電子檔案技術(shù)及應(yīng)用得到了極大提高和完善，成為檔案管理的另一有效模式。

自動(dòng)化辦公和無(wú)紙化管理等新生事物的產(chǎn)生和發(fā)展，使得電子文檔的應(yīng)用范圍和應(yīng)用水平逐漸擴(kuò)大提高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式下，缺乏電子文檔的直接應(yīng)用和管理，而是需要經(jīng)過(guò)打印輸出再統(tǒng)一管理，既浪費(fèi)資源又限制了檔案管理水平的提高。采用電子檔案作為管理形式，可以脫離紙質(zhì)檔案的限制，提升檔案管理的安全性，降低損壞風(fēng)險(xiǎn)；也便于檔案的查詢和遠(yuǎn)程管理，便于備份和重復(fù)使用；能夠有效提升管理效率，擺脫大量紙質(zhì)文件的整理和保存，減少了資源浪費(fèi)和紙質(zhì)檔案的損耗破壞。

（四）積極加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。現(xiàn)代化、信息化的檔案管理模式是當(dāng)前工程檔案管理的主流趨勢(shì)。水利工程的特殊性質(zhì)，相應(yīng)的檔案資料規(guī)模巨大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理不僅需要大規(guī)模的存放空間，存儲(chǔ)介質(zhì)也容易受到各種自然因素的影響而產(chǎn)生損耗，影響檔案保存的完整性和生命力。同時(shí)，大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行日常管理維護(hù)也是一個(gè)沉重的負(fù)擔(dān)，勢(shì)必造成資源的浪費(fèi)和高額的成本費(fèi)用。以上種種缺點(diǎn)和不足，借助無(wú)紙化的檔案管理模式都能得到有效解決。檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)也就是信息化建設(shè)的過(guò)程，充分應(yīng)用信息化、電子化管理模式和數(shù)字管理平臺(tái)和存儲(chǔ)媒介，逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，能夠有效提高工程檔案的安全性和完整性，有效降低管理費(fèi)用和資源浪費(fèi)，有效提高工作效率和管理水平，變傳統(tǒng)紙質(zhì)管理為現(xiàn)代信息化管理，推動(dòng)檔案管理工作的科學(xué)進(jìn)步和信息化發(fā)展，全面提高檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性。

（五）提高檔案工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識(shí)。

檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平的提高和服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)是檔案管理工作改革的靈魂。檔案管理工作堅(jiān)持以人為本，充分發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)，全面落實(shí)管理制度是提高檔案管理水平的唯一途徑。因此，要不斷加強(qiáng)人員培訓(xùn)，全面提升管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，確保檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。檔案管理工作日新月異，管理人員的觀念就不能止步不前，必須緊跟時(shí)代發(fā)展，不斷提升業(yè)務(wù)水平和職業(yè)能力，全面提升檔案管理水平，為水利工程的現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展盡職盡責(zé)。

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