淺談醫院人事檔案管理工作的特點和改進措施

文/廣東省肇慶市第二人民醫院　張炎敏

淺談醫院人事檔案管理工作的特點和改進措施

文/廣東省肇慶市第二人民醫院張炎敏

【摘要】醫院人事檔案是醫院人才信息的重要載體，貫穿在個人的職業生涯，反映著個人的成長歷程。醫院人事檔案管理是醫院合理用人和選拔人才的信息依據，直接影響著醫務人員的切身利益。同時，人事檔案工作在管理過程中，彰顯著其四個特殊性，為提高人事檔案管理的質量和效率，本文從四方面去論述改進措施。

【關鍵詞】醫院；人事檔案管理；重要；問題；措施

人事檔案是在組織人事管理活動中形成的，并經組織審查或認可的，記錄、反映人員經歷和德才表現等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、相片等形式的檔案。人事檔案生動地展現出了個人的成長軌跡圖，貫穿在人生的職業生涯，并體現著職業生涯價值。而醫院人事檔案管理是醫院合理用人和選拔人才的信息依據，直接影響著醫務人員的切身利益。醫院人事檔案作為憑證，是考核和提撥干部的重要依據，更是一種重要的文獻信息資源。

一、人事檔案管理的特點

人事檔案管理相對其他檔案管理而言，它具有專業性、及時性、服務性、保密性等四大特點。

（一）人事檔案管理具有專業性。按照國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》有關工作要求，人事檔案管理是把干部檔案材料進行保管、收集、鑒別和整理干部檔案材料，同時辦理干部人事檔案的查閱、借閱和傳遞等工作，在這過程中，管檔人員要充分運用專業的檔案管理知識進行人事檔案管理工作，所以，人事檔案管理具備專業性強的特征。

（二）人事檔案管理具有及時性。人事檔案管理在收集資料過程中，原始性資料眾多，入檔資料并不是一成不變的，不斷會出現一些反映新信息的文件材料，因此，必須要做好新舊材料的收集，并及時歸檔有效文件材料。為防止積壓和漏發有效文件，必須縮短檔案與員工實際情況的“時間差”。

（三）人事檔案管理具有服務性。人事檔案信息貫穿在個人的職業生涯當中，人事檔案信息涉及的范圍廣泛，人事檔案管理隨之為社會提供高效、優質的服務。例如，在進行職稱評審申報、單位人事調動、戶口審查、財產公證取證等情況可以在人事檔案信息中查閱提供。

（四）人事檔案管理具有保密性。人事檔案的內容涉及個人涉及到員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資諸多方面情況，例如個人鑒定、評價、處分或者與醫療有關的殘疾、心理評估及精神疾病等記錄均屬于個人私隱，在人事檔案管理人員在檔案管理過程中，樹立堅定的執業道德意識，保密醫務人員的個人隱私信息，做到不涉密，不公開的人事檔案信息。

二、人事檔案管理存在的問題

人們對于人事檔案管理工作未能深入認識，所以檔案管理意識比較淡薄，檔案管理方式和方法都比較落后，檔案管理的硬件和軟件措施未到位，人事檔案管理人員的業務素質和技能不高等等因素阻礙了人事檔案管理的前進發展，也限制了人事檔案利用功能。

（一）人事檔案意識薄弱，認識不到位。相對其他臨床一線工作來說，人事檔案管理屬于幕后服務，并不能立即帶來經濟效益，很少人認識到人事檔案管理的艱巨性和時效性。由于檔案意識薄弱，監督力度不強，人們容易對人事檔案管理工作產生輕視。同時，人事管理處于表面形式，導致檔案管理工作遠遠滯后于時代發展的需要。

（二）人事檔案管理方式相對滯后。現時的人事檔案管理方式單一，人事檔案單純以紙質文檔分類存檔為主，需要檢索和檔案利用的時候，費時費力，而且工作效率低，只能查看原始紙質檔案資料，由于部分人事檔案存放多年，紙張清脆，不便于重復查閱利用。

（三）人事檔案保管的軟件和硬件條件未能落實到位。軟件設施如干部檔案管理的軟件系統未能落實到位，硬件設備落后，獨立的專用檔案庫房、空調機、除濕機和滅火器等設備還沒有配套到位；相對于庫房的溫度管理尚未達到規范標準等等因素，也影響著人事檔案管理的工作進行。

（四）人事檔案管理人員業務素質和技能不高。人事管理制度的改革，影響著人事檔案管理人員的變動，而檔案管理工作需要一個積累的工作經驗的過程，部分流動的人事檔案管理人員并不是專業的檔案管理專業畢業，甚至從未接受過正規的檔案信息化培訓，在工作過程中敷衍了事，缺乏強烈的責任心與耐心，無法繼續完善人事檔案管理工作。此外，由于單位的改制或者兼并等等，人事檔案管理人員在輪換中沒有嚴格把握其素質要求，又缺少必要的監督機制，人事檔案材料隨意歸檔，出具虛假證明現象也時常發生。

三、人事檔案管理的改進措施

（一）領導重視，加強檔案意識。檔案管理工作首先要得到醫院領導的高度重視，認真地把人事檔案管理工作作為組織人事工作的一項重要基礎性工作來抓，組織全院人員參加《檔案法》的學習與宣傳活動。通過學習與廣泛宣傳，加大對檔案法規的重視程度和提高廣大人民的檔案法制意識，讓醫院員工明白到人事檔案的重要性，同時增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地配合人事檔案的管理。

（二）人事檔案管理方式信息化。辦公自動化體系的形成，使得絕大部分人事檔案工作是在信息化、無紙化條件下完成的，各種數據必須依靠強大的計算機處理能力和網絡技術實現高效傳輸和應用，這就要求人事檔案工作信息化，以提高其現代化管理水平，與整個醫院的工作同步發展。

運用計算機技術進行檔案信息化管理，更進一步簡化了檔案管理的技術操作，通過微機檢索，更便利了醫療衛生系統的人事檔案信息更新。實踐證明，使用現代信息技術管理人事檔案，不僅成為人事檔案管理的重要手段，而且對于開發和利用人事檔案信息有著重要作用。

（三）加強人事檔案管理相關基礎設施的建設和更新。信息化的社會要求更高時效的檔案服務管理，檔案管理工

作需要進一步更新軟件設備和硬件設備，在更新信息化的數據庫管理系統的同時，也相應地進行硬件設施的完善工作。例如，建立專用的檔案庫房，配置專業的檔案鐵柜；保持庫房的溫度和濕度適宜，落實空調機、除濕機和滅火器的設備到位；按照《干部檔案工作條例》的保管和保護要求，設置檔案庫房、檔案查閱室和人事檔案管理人員辦公室，三室獨立分開等等硬件設施的落實到位。

（四）提高人事檔案管理人員綜合素質。檔案工作既是一項專業性強的工作，又是一項服務利用性的工作，而人事檔案管理人員的素質和技能直接影響著人事檔案管理的好壞，所以高素質的人事檔案管理者是做好人事檔案管理工作的基本條件。

1.提高檔案管理人員素質。醫院人事檔案管理的質量，大部分取決于人事檔案管理人員的業務素質的高低，所以，作為專業的人事檔案管理人員，在不斷提高自身的政治素質的同時，更要進一步提高專業素質和職業道德素質。在信息化的社會，人事檔案管理人員必須要掌握好一定的計算機操作能力和保密意識能力，從而為人事檔案管理工作培養高素質的知識復合型人才。

2.提高醫療行業專業知識能力。結合醫院作為一個醫療系統的特點，擴充人事檔案管理人員對臨床醫療基礎知識的認識，不斷提高人事檔案管理人員的醫療行業專業知識技能，讓人事干部檔案管理人員進一步做好管理醫療人員的人事干部檔案工作。

3.建立培訓制度。定期組織人事檔案管理人員進行相關的檔案管理培訓，例如進行檔案的內容和分類、人事檔案管理的內容范圍、檔案材料的收集、鑒別、歸檔、檔案的保管和保護以及檔案的提供利用等等的培訓課程，為人事檔案管理人員定時“充電”，讓檔案管理人員能夠更高層次地提高理論和實際操作，提高人事檔案管理專業知識水平。

4.加強薪酬福利管理。針對人事檔案管理人員的工作性質來說，檔案管理工作時間漫長，同時需要經過長時間的積累工作經驗，才能取得檔案業績成果，所以有必要加強對人事檔案管理人員的薪資福利管理，結合醫院的經濟實際情況，政策傾斜地提高工資和福利待遇水平，為人事檔案管理人員提供良好的職業發展空間，讓辛勤的人事檔案管理人員得到與勞動付出成正比的回報。

四、總結

在新醫療改革的政策不斷完善，醫療衛生事業朝著可持續方向發展，規范的醫院人事檔案管理只有適應科學管理，堅持與時俱進，采取科學、有效的管理措施，在使本單位的人才得到良好配置的同時，還能使衛生人才在社會上發揮應有的作用，對提高整個衛生系統的醫療水平有著極其重要的意義。

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