新時期公安機關檔案管理問題研究

葛盈盈

摘 要：公安檔案是公安機關在其工作活動中形成的有保存價值的原始記錄，在公安管理工作中發揮著不可替代的重要作用。同時兼具種類繁多、數量龐大、專業性強、保密要求高等特點。然而，在社會不斷縱深發展的大環境下，傳統的檔案管理理念和方法在很多方面已經不能適應現代公安檔案工作的要求，必須引入創新的思路，在公安檔案管理中注入新的生命力，才能更好地服務公安工作，更好地服務民生。鑒于此，本文圍繞新時期公安機關檔案管理的相關問題展開探討，以期為改善公安機關檔案管理效能提供有益參考。

關鍵詞：公安機關；檔案管理；信息化

1 新時期公安檔案管理存在問題

當前，在不同地區的公安機關數據庫中，普遍存在著信息標準不一、操作方式不同、系統兼容性不強等問題。其中，還有部分公安機關所采取的檔案管理方式仍以傳統方式為主，信息化管理程度偏低。雖有進行信息系統建設，但僅是強調信息的快速傳輸，而忽視了對信息內容的全方位管理及綜合利用，網絡技術僅成為公安檔案管理中的輔助工具之一，其檔案管理方式的實質并未發生過多改變。

另外，受傳統觀念的影響，部分公安機關檔案工作始終處于接收信息、提供利用的單一被動工作狀態，公安檔案管理和對檔案資料的利用并未得到充分發揮。再加上各地區的發展程度及財力狀況不同，所制定的信息化標準也存在較大差異。

2 提高公安檔案管理水平的對策

2.1 以創新思路更好地為民服務

隨著計算機網絡技術的發展，公安檔案文件越來越偏向于采用電子文件形式，單一的實體管理難以有效滿足當前檔案管理工作的要求。因此，檔案管理人員必須轉變管理模式，由對檔案實體的管理逐漸轉變為對檔案文件形成過程的管理，以此為途徑，有效提高檔案信息管理的效率。與此同時，公安機關提供檔案服務還應最大限度滿足各方面的信息需求，即要求檔案人員從后臺走向前臺，以創新的思路，促進服務理念和方式的轉變，服務內容更加貼近檔案利用的實際需求，從傳統的“你查、我調”被動服務轉變為積極引導的主動服務，使檔案工作從平時不起眼的默默無聞，變為有聲有色有效果。同時，在公安機關“執政為民”理念的指引下，特別要突出為民服務的宗旨，以不斷拓展服務領域，創新檔案利用方式，為人民群眾提供更加方便、快捷的服務。此外，公安檔案管理部門還可以進行管理模式的創新，在實體管理的基礎上，實施“后保管模式”，即將對檔案實體的管理轉變為對檔案信息的管理，實現對檔案的宏觀管理。

2.2 加強對電子文件的鑒別，妥善處理文件歸檔問題

公安檔案信息化管理過程中，不可避免信息內容的快速更新與數量的急劇增漲。在這種情況下，信息資源的質量難以得到有效保證，容易出現一些無用或垃圾信息。因此，相關人員在進行檔案資源的信息化管理中，要注重對信息的鑒別，確保歸檔存儲信息具備較高的價值，而作為電子信息中價值最高的電子文件，需重點對其進行價值的鑒定，充分利用電子文件資源，完善檔案內容。同時，注重在檔案整理中對紙質文件與電子文件的綜合使用，以便于管理人員更好地聯系其背景，全方位地進行文件內容的分析，確保檔案信息的完整、有效，從而能從多角度滿足服務對象復雜的檢測需求。需要注意的是，在文件鑒別中，簽署與印章是判定其是否具備實際效應的主要標志，故在目前技術水平中仍存在的載體不穩定、數據易被修改等問題的情勢下，對于一些極為重要的文件應以紙質文件的形式進行保存，信息管理人員可將其同步轉化為硬拷貝存入檔案中，以確保檔案內容的安全、完整，并在紙質檔案的備注表內，注明其包含的電子文件地址與編碼，以便于查找。

2.3 準確劃分檔案信息的保密等級，加固保密檔案信息的安全防護

保密問題作為公安檔案信息化管理中，檔案管理人員必須考慮的重點問題，關系到公安機關各項警務行動的是否能順利開展。因而，在公安檔案信息化管理中，必須確保傳至網絡的檔案信息不會泄漏警務機密，并能為警務人員工作的開展提供便利。在這個過程中，公安機關的檔案管理人員應學會如何區分檔案信息重要程度，準確評定檔案信息中可公開部分與必須保密部分。而在保密部分檔案信息的處理上，公安檔案管理人員應結合實際情況，將其存入內部網絡系統中，以數據庫形式為內部相關人員提供資源利用途徑，并劃分不同的保密等級，合理限制不同使用者的查看權限。至于檔案管理部門與檔案資源使用者的銜接問題，則可通過互聯網技術進行檔案信息的傳輸與接收，并在其中設置用戶識別、數據加密、終端識別等信息加密技術，以確保信息傳輸的安全。值得一提的是，通過設置相應權限，將有利于公安檔案管理人員對使用者的管理，但其具體操作必須結合實際情況，有針對性地提供不同等級的檔案資源服務，以確保資源的規范化使用。

2.4 以創新思路提升隊伍素質，為公安檔案管理夯實人才基礎

人是事物成敗的決定因素，擁有高素質人才隊伍是做好檔案工作的關鍵。而檔案管理作為一門邊緣學科，其重要特征是學科交叉，知識融合。因此，新時期的檔案人員要求政治思想堅定，具有廣泛的知識面和深厚的文化素養，具備文字表達、信息管理、溝通協調等多種能力和發展潛能，俗稱“一專多能”的復合型人才。而對于從事公安檔案管理工作的人員，其要求更為嚴格，即不僅要求理想信念堅定，熟悉公安業務知識，精通檔案管理專業，有很強的組織紀律性，還要具備熟練的計算機操作能力。只有不斷提升人員綜合素質，加強檔案隊伍建設，才能為公安檔案工作提供強有力的人力保障和智力支持。因此，要在傳統的常規培訓之外，另辟捷徑，加大技能培訓力度，爭取更大的成效。以筆者任職分局為例，分局檔案室每年派員參加檔案局開辦的檔案管理崗位培訓和檔案人員繼續教育，不斷深化學習檔案管理理論，了解掌握新知識、新技術；充分利用檔案室網頁的網絡平臺，供全局各單位專兼職檔案人員學習知識、交流體會。且在紀念檔案法頒布25周年時，組織檔案管理全體人員參加檔案知識競賽，參賽的過程，通過比賽來學習、消化、提高相關檔案管理知識和技能，加深了檔案管理人員對檔案工作的了解和管理技能的掌握，獲益匪淺。

立足于新形勢下，時代發展與我黨建設對廣公安機關檔案管理工作提出更多、更高的要求，推動著檔案人員不僅要成為公安機關檔案材料的保管者，更要承擔公安機關檔案管理和利用的引導者。

3 結束語

公安機關檔案管理具有種類繁多、數量龐大、專業性強、保密要求高等特點，其范圍涉及業務檔案、戶籍檔案、榮譽檔案、聲像檔案、文書檔案等各個大類，僅業務檔案就包括刑事偵審、治安處罰、強制戒毒、收容教育、事故處理等三十幾個類別。隨著公安事業的發展，檔案數量也呈幾何級速度飛速增長，接近甚至超過區縣國家綜合檔案館的館藏數量，由此形勢下，亟需大批高素質、高技能、多經驗的檔案管理人才。而檔案人員素質的高低直接決定了檔案質量的優劣，因此，廣大同行必須嚴于律己，通過不斷培訓，在實踐中反復學習、交流和探索，才能成為符合新時期公安機關檔案管理工作要求的現代高素質復合型人才。

參考文獻

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