論企業檔案管理社會化問題

楊良

摘 要：改革開放以來，越來越多的企業從原來的幾個人，擴展到現在成百上千個人，規模也越來越大，傳統的檔案管理模式也越來越制約企業的發展。在全球經濟快速發展的趨勢下，企業檔案社會化成為現代企業發展的必然要求。企業為了提高發展速度、管理水平、降低管理成本，將檔案交給社會中專門從事檔案管理服務的機構進行管理。這也就衍生出企業檔案管理社會化的問題，本文從檔案管理社會化問題進行分析，探討檔案管理社會化必然性、可行性和表現形式。

關鍵詞：檔案管理；社會化；問題

企業檔案記錄著企業經營、管理、生產等方面的信息，記錄著企業發展的歷史，對于每個企業而言，檔案發揮著不容忽視的作用。隨著企業改革的進一步推進，傳統的高度依附人事檔案管理的模式，越來越不能適應現代經濟的快速發展。為了適應市場經濟下建立的發展潮流，我國企業的改革可以借鑒國外先進的管理技術，如檔案管理社會化，將企業檔案管理從企業中剝離出來，交由專門的部門負責，形成新型的管理制度。

1.企業檔案管理社會化的必然性

現代企業制度下，需要企業檔案管理做出與時俱進的創新，以便為企業發展做出高效、優質的信息服務，推進檔案社會化建設。

1.1 統籌社會資源，優化資源配置

隨著經濟的市場化，員工也從原有的終身制變為了聘用制，加大員工自由度的同時，也為企業檔案管理工作增加了負擔。檔案管理社會化，有效的實現了社會分工細化，利用外界的資源為自身服務，不僅可以減少企業資金和成本的投入，而且提高了檔案的利用率，為更多的人提供就業機會，促進社會共同進步。在選擇檔案管理機構時可以提高資源利用率，統籌社會資源，達到共贏的目的，實現資源的最優化配置。這不僅是社會的需要，也是企業和人事單位的需要。

1.2 節約成本，提高利用率

現在企業的競爭是人才和科技的競爭，科技、人才、時間共同構成了經濟的要素，企業要在競爭激烈的市場中脫穎而出，就需要有便捷、高效的檔案管理為保障。原有的人事檔案管理中有“不規范、分散性”等特點，給職工管理帶來很大的困難，制約了人才的流通。同時，管理中存在檔案管理利用率低，消耗的費用高等問題，將企業檔案管理社會化，委托專門的機構管理檔案，可以有效的節約成本。同時社會上檔案管理機構可以提供專門化、規范化、科學化的服務，即調高了檔案的利用率，也降低了企業的成本，既可以推動企業的自身發展，又能實現檔案達的雙重利用，達到雙贏。

1.3 現代化企業建設的重要內容

現代化企業的建設包含多方面的內容，檔案管理是其中重要的組成部分。在競爭激烈的市場經濟浪潮下，企業必須裁掉制約企業發展的無關部門，輕裝上陣。我國是法治大國，為了維護職工的勞動權益，將職工檔案從企業中分離出來，交由專門的負責機構進行管理。因此要適應新時期經濟發展的需求，我們就要進行檔案管理創新，進行檔案管理社會化。

2.企業檔案管理可行性分析

2.1 外包手段的出現

隨著企業的發展，檔案管理工作規模也在不斷地擴大，企業需要投入大量的人力和物力保證企業檔案管理工作進行。這種“勞民傷財”的管理模式，與當前時代背景下的企業發展目標相違背，增加了企業的負擔，長此以往，對企業的發展非常不利。必須通過一些方式對其改革，外包形式出現了。外包業務的出現，解決了檔案管理工作難的特點，企業將檔案通過外包的形式承包給社會上專門機構，它不僅可以科學化進行管理檔案，而且可以便捷有效的進行管理，減少了企業資本的投入，提高了檔案利用率和企業競爭力。

2.2 科學信息技術化

社會化的本質即為信息化，現代的時代是信息的化的時代，信息技術遍布于世界各個角落，同時滲透到生活、工作的方方面面，它也為企業檔案的管理工作提供了一定的技術支持。企業將人事檔案委托給專門的機構管理，這樣不僅保證檔案的真實性和安全性，也減少了企業負擔，雙方只要依靠簡單的信息工具，就可以進行交流。既為企業提供了快捷、高效、科學的管理服務，同時又通過先進的信息化和科學化的手段對檔案進行管理。企業不需要花費大量資金的情況下，時時了解到檔案內容與動態。

2.3 健全機構與中介服務

在加快提升檔案管理空間、中介公司建設步伐和檔案信息服務水平的同時，我們還要努力推進相關法律法規制度。市場經濟又是法制經濟，我們在推進檔案管理工作社會化的同時也要出臺相應制度，使建設進程在法律軌道內運行。我國出臺的相關法律法規明確規定了中介機構的義務和權力，保證了企業檔案管理工作的合法權益。檔案管理社會化有法律依據依靠，也為檔案管理社會化提供了支撐。經濟的快速發展，促進了中介市場不斷改革，在服務形式和服務內容上都有了很大的明顯，與之前相比都有了很大的提高，更加的科學化和規范化。通過這些方式保證社會發展對企業檔案的需要，更好的為企業與社會發展服務。在這方面，政府和企業在積極轉變觀念的同時，也要善于借鑒一些大國家的經驗，在經濟的建設中少走彎路，加快改革步伐。

3.企業檔案管理社會化的表現形式

3.1 集中統一的管理形式

現在我國檔案社會化的主要表現形式是統一集中管理，這同以前企業檔案管理社會化使用過得管理手段相比，主要以下幾點優勢：首先，通過統一的管理模式，可以減少企業當中不必要的資金輸出，降低企業管理成本，提升便捷性；其次，在傳統的管理模式中，按照文化程度進行劃分，不僅會影響到企業檔案管理工作的有效性，也會影響到企業的未來發展；最后，集中統一社會化檔案管理，解決了企業檔案管理工作混亂和效率低等問題，使檔案管理工作走上專業化和集約化的道路。

3.2 集約化管理

企業檔案管理工作是企業信息管理資產和知識產權的重要組成部分，關系到企業經營、生產等工作環節是否順利進行。社會化檔案管理模式不僅能保證檔案的真實性、可靠性、穩定性，同時也減少了管理力度，保證企業其他工作的順利進行。傳統的管理一般只有一套計算機系統，沒有科學的管理辦法，加之企業人事流動較大，這都增加了企業檔案管理的負擔。企業通過管理集約化，通過網絡和數據管理，大大增加了工作效率。隨著科學技術不斷應用，集約化管理模式越來越完善，檔案管理工作更加高效、快捷、安全、方便。

3.3 杜絕自帶檔案的現象

很多企業對檔案管理不重視，允許自帶檔案，往往會造成人員檔案難管理以及檔案丟失等現象。但檔案對于個人來說又是十分重要的，實行檔案社會化管理不僅確實保證了人員的切身利益，也避免了一些檔案管理中不良現象。

4 結語

隨著經濟的快速發展，傳統檔案的管理模式已不能滿足時代的需求。新型企業的崛起需要快速、高效的檔案管理模式，適應經濟的快速發展。檔案管理社會化的模式，投入少，專業化程度高，整體檔案的質量及管理科學化程度高，對于企業的發展來說是一個不錯的選擇。實行檔案管理社會化，不僅推動了我國企業檔案管理發展，而且為企業的可持續發展提供了重要參考依據。

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