淺議縣級檔案館檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新思考

孔范德?莊素娟?陳維芳

摘 要：檔案信息化建設(shè)已成為檔案部門的一項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，本文系統(tǒng)性的闡述了縣級檔案館在信息化建設(shè)方面應(yīng)當(dāng)注意的問題及創(chuàng)新思考。希望本文的寫作對同行有所幫助。

關(guān)鍵詞：縣級檔案館；信息化；檔案管理

隨著國家和社會信息化的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)方法對檔案事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生越來越重要的影響。檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然，更是當(dāng)今檔案資源開發(fā)利用不可或缺的重要環(huán)節(jié)和檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢，對推動國民經(jīng)濟和社會信息化的進程具有非常重要的戰(zhàn)略意義和歷史意義。經(jīng)過近幾年的努力，縣級綜合檔案館 利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息資源的開發(fā)、傳播與交流做了有益的探索和嘗試，檔案信息化建設(shè)有了一定的成效。但是，從總體來看大部分的縣級綜合檔案館的信息化工作才剛剛起步，整體水平還有待于進一步提高，發(fā)展還不夠平衡，還存在許多阻礙縣級綜合檔案館信息化建設(shè)發(fā)展的困難和問題。筆者就縣級綜合檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、存在的問題與對策，談一些粗淺的認識，以求得同仁的共同探討。

近年來，縣級綜合檔案館信息化建設(shè)在國家和省、市檔案局的統(tǒng)一部署和指導(dǎo)下，認真貫徹《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，已從全面準(zhǔn)備到試點實施階段，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)及現(xiàn)行文件閱讀中心建設(shè)穩(wěn)步推進，檔案信息化水平進一步提升，促進了檔案事業(yè)的快速發(fā)展。檔案信息化建設(shè)對檔案部門來說，既是發(fā)展的機遇又是面臨的挑戰(zhàn)，既是希望也是考驗。應(yīng)當(dāng)堅信，對策總比困難多，只要迎難而上，積極接受挑戰(zhàn)，爭取主動，就能開創(chuàng)工作新局而。

1 爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和全社會的支持

將檔案信息化建設(shè)工作納入各級領(lǐng)導(dǎo)的工作日程要著重抓好三件事 ： 一是把檔案信息化建設(shè)納入國家和地方信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，與黨政網(wǎng)、電子政務(wù)網(wǎng)建設(shè)相結(jié)合，統(tǒng)一規(guī)劃，分期實施，避免重復(fù)建設(shè) ； 二是把檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費納入地方信息化建設(shè)預(yù)算，所需經(jīng)費和設(shè)備由縣財政統(tǒng)籌解決 ； 三是要搞好業(yè)務(wù)培訓(xùn)。信息技術(shù)培訓(xùn)是推動檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作，需要一大批既懂信息化、電子政務(wù)知識，又懂檔案管理、信息組織與計算機操作知識的專門人才。這種人才的培訓(xùn)僅靠檔案部門一家是難以完成的，需要各部門結(jié)合實際，從機關(guān)抓起，制定培訓(xùn)計劃，安排好相關(guān)的培訓(xùn)工作，為信息化建設(shè)培養(yǎng)出過硬的業(yè)務(wù)骨干和技術(shù)人才。如有些地方把檔案信息化建設(shè)作為電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，明確檔案部門在電子政務(wù)建設(shè)中所承擔(dān)的中心任務(wù)，把信息化建設(shè)人才培訓(xùn)納入公務(wù)員培訓(xùn)的范圍，這不失為一種爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和社會支持的好辦法。

2 檔案信息化建設(shè)必須貫徹標(biāo)準(zhǔn)化先行的原則

檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容就是實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的完整生成、便捷傳遞、永久保存、利用共享和安全運行。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化建設(shè)的顯著特點是具有極強的相關(guān)性，它與辦公、生產(chǎn)技術(shù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)度明顯提高。因此，檔案信息化建設(shè)更加需要講求統(tǒng)一技術(shù)語言和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但從現(xiàn)狀看，我國檔案信息化工作中重具體技術(shù)研發(fā)、輕規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)的制定，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后，已制定出臺的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)寥寥無幾，內(nèi)容單一，缺乏系統(tǒng)性、配套性。近年來，各級檔案局組織實施的科研中，檔案信息化課題項目逐年增加，但從課題的內(nèi)容結(jié)構(gòu)看，幾乎都是解決各單位個性化問題的項目，僅僅針對和解決各個點上的矛盾和局部的需要，這就削弱了科研對全局性工作整體發(fā)展的推動作用，甚至日益增多的課題研究反而加劇了檔案信息化建設(shè)中的各行其是、分割自立的現(xiàn)象。這表明，檔案信息化建設(shè)要從全局需要出發(fā)，堅持標(biāo)準(zhǔn)先行的原則，把工作重點從解決具體、局部操作問題轉(zhuǎn)向檔案信息化應(yīng)用軟件的開發(fā)和標(biāo)準(zhǔn)的制定、實施上來，以提升檔案信息化建設(shè)的影響力和規(guī)范化管理的水平，確保檔案信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展，實現(xiàn)信息資源的互聯(lián)、互通和信息共享的目的。[1]

3 整合檔案信息資源，促進信息化成果應(yīng)用

核心檔案信息化建設(shè)檔案信息共享是現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立一個平臺，對檔案信息的開發(fā)利用提高到前所未有的水平。因此，我們要加快數(shù)字檔案信息的步伐，創(chuàng)建一個文件目錄數(shù)據(jù)庫和共享照片檔案，音頻和視頻文件等多媒體數(shù)據(jù)庫和檔案的原始數(shù)據(jù)庫。努力實現(xiàn)增量文件電子化，建立接收保管中心電子檔案數(shù)據(jù)。開發(fā)一個依托政府網(wǎng)絡(luò)上進行電子文檔信息的查詢使用的平臺，實現(xiàn)資源檔案的共享。

4 先易后難，抓好館內(nèi)信息化建設(shè)

目前，縣級綜合檔案館已經(jīng)初步具備了建設(shè)“兩網(wǎng)四庫”的條件，要抓住時機，加快建設(shè)步伐。一是建立“兩網(wǎng)”，即檔案局內(nèi)部局域網(wǎng)和檔案信息互聯(lián)網(wǎng)，局域網(wǎng)用以館內(nèi)數(shù)據(jù)管理、傳輸和辦公自動化的工作需要；檔案信息網(wǎng)為檔案政務(wù)公開、檔案宣傳和實現(xiàn)檔案信息資源社會共享提供服務(wù)。二是建立“四庫”即檔案目錄數(shù)據(jù)庫、音像視頻目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件目錄數(shù)據(jù)庫和檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫，要做到能在網(wǎng)上查詢各種目錄信息，為以后建立全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)網(wǎng)上遠程查詢積累經(jīng)驗；三是抓住實施電子政務(wù)的有利時機，建立健全政府公開信息采集制度，加快縣檔案館政務(wù)信息公開采集平臺和已公開現(xiàn)行文件中心的建設(shè)，逐步實現(xiàn)政府公開信息的資源共享。

5 上下聯(lián)動，加強指導(dǎo)

上級檔案業(yè)務(wù)部門要加強對縣局檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和指導(dǎo)，統(tǒng)一指定應(yīng)用軟件和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫“信息孤島”。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫是一個龐大的系統(tǒng)工程。按存址分，有館內(nèi)和館外 ； 按載體分，有文書、照片、音像、多媒體等 ； 按檢索類別分，有檔案目錄數(shù)據(jù)、專題目錄數(shù)據(jù)、資料目錄數(shù)據(jù)、現(xiàn)行文件目錄數(shù)據(jù)、檔案全文數(shù)據(jù)、電子文件和電子檔案等等。而且，這些數(shù)據(jù)庫要有完備的輸入和輸出系統(tǒng)，也就是說要能夠有效地解決數(shù)據(jù)的加工、識別、接收、傳輸、儲存、保密、整合、遷移、發(fā)布和利用，從而，最終實現(xiàn)資源共享。如果不做到上下聯(lián)動，統(tǒng)籌指導(dǎo)，沒有一個統(tǒng)一的應(yīng)用軟件和工作標(biāo)準(zhǔn)，要完成這樣一個龐大的系統(tǒng)工程，是不可想象和無法完成的。

6 堅持防管結(jié)合，加強檔案信息安全保障體系建設(shè)

一是要加強檔案網(wǎng)絡(luò)安全保密管理，局域網(wǎng)應(yīng)與公眾網(wǎng)實行物理隔離，確保網(wǎng)絡(luò)安全連接和信息安全傳輸 ； 二是要加強對計算機檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理，確保檔案信息、數(shù)據(jù)庫的安全 ； 三是要建設(shè)檔案信息預(yù)警恢復(fù)備份系統(tǒng)，為防御自然災(zāi)害及意外事故，提供可靠的系統(tǒng)備份、應(yīng)用備份、數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)恢復(fù)能力，保證檔案信息資源的安全與正常運行 ； 四是要加強檔案信息系統(tǒng)安全技術(shù)防范管理，要安裝入侵報警、電視監(jiān)控、防盜屏障等設(shè)施，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備的安全。

參考文獻

1. Banerjee A， Elefsiniotis P， Tuhtar D. The effect of addition of potato-processing wastewater on the acidgenesis of primary sludgeunder varied hydraulic retention time and temperature. Journal of Biotechnology， 1999， 72（3）： 203–212