淺析高職院校人事檔案信息化管理

任沫霖

【摘要】隨著社會信息化的發(fā)展，高職院校人事檔案信息化管理逐漸成為一個新的趨勢。本文將從高職院校人事檔案信息化管理的概念、信息化管理的作用、信息化管理存在的問題及其解決措施幾個方面入手，淺析高職院校人事檔案的信息化管理。

【關(guān)鍵詞】高職院校 人事檔案 信息化管理

【中圖分類號】G71 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）12-0023-01

人事檔案是與每一個人民密切相關(guān)的專門的一個檔案，其以文字、照片等形式記錄了個人在學(xué)習(xí)、工作等過程中的基本信息，這些信息在一定程度上反應(yīng)了一個人的能力、品德等個人特質(zhì)，在各個國家的人事變動和升遷等方面發(fā)揮著重要的作用。傳統(tǒng)方式的人事檔案保存管理主要是以紙質(zhì)檔案的形式展開，然而這種管理方式下，會有扣檔、棄檔等行為的存在，最后造成檔案逐漸失去其權(quán)威性和真實(shí)性。高職院校的人事檔案作為人事信息的重要載體，其信息化管理勢必成為一個新的趨勢。

一、高職院校人事檔案信息化管理的作用

與以往紙質(zhì)版的人事檔案管理方法相比，信息化管理的方式存在著多方面的優(yōu)點(diǎn)，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

第一，為用人單位的選拔、變動等提供參考。高職院校中人事檔案的信息化管理能夠使組織部門直觀的了解、掌握到教師的工作經(jīng)驗(yàn)以及在教學(xué)科研等方面取得的成果，可以提高人事檔案的參考價值。

第二，有利于保存?zhèn)€人完整、正確的信息。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式不利于與教職工之間的信息溝通，容易出現(xiàn)遺漏或與實(shí)際不符的情況，信息化管理模式下，教職工可以及時地了解個人信息并加以修改補(bǔ)充，能夠使檔案信息更接近個人的真實(shí)情況。

第三，有利于檔案管理人員工作效率的提高。傳統(tǒng)的檔案管理?xiàng)l件下，大部分都需要管理人員及時的整理，耗時耗力。信息化管理下，自動化、網(wǎng)絡(luò)化的管理不僅能夠節(jié)約檔案整理的時間，也能夠大大提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

第四，有利于紙質(zhì)檔案的保存。傳統(tǒng)的管理方法需要不斷的提取檔案，容易造成最為原始直觀的紙質(zhì)檔案的丟失，信息化管理下對信息的調(diào)取簡單、便捷，避免了對紙質(zhì)檔案的反復(fù)調(diào)取，是保護(hù)紙質(zhì)檔案很好的一種方法。

二、當(dāng)前高職院校人事檔案信息化管理的問題及其應(yīng)對措施

目前，高職院校的人事檔案信息化管理主要存在以下幾個問題。

第一，檔案管理人員缺乏信息化管理的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)。由于當(dāng)前大部分的檔案管理人員之前都是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理的，對于新接觸的信息化管理就存在業(yè)務(wù)不熟悉的情況。此外，部分檔案工作者還存在著對檔案管理沒有不夠重視的情況，檔案信息的錄入草草了事，這種行為會在一定程度上影響檔案的真實(shí)性。

第二，對教職工信息不能及時更新。學(xué)校教師的人事變動包括辭職、升遷等，這類信息都是不斷變化的，部分的管理者不能夠及時的對其進(jìn)行更新，最后就會造成信息的錯誤或者遺漏。

第三，在內(nèi)容上不夠規(guī)范。這主要是檔案管理者技術(shù)上掌握的不充分以及態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)造成的。信息化的檔案大部分是人員自己填寫，管理人員加以審核保存的，管理者在管理過程中如果審核不夠嚴(yán)謹(jǐn)，就會造成檔案部分內(nèi)容的不足。此外，對于學(xué)校中的同名同姓人員，其信息的錄入需要格外的認(rèn)真，管理者的草草了事很容易造成信息的混淆。

針對以上的問題，高職院校信息化管理可以從以下幾個方面加以應(yīng)對。

首先，提高檔案管理人員信息化管理的意識。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方法已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前的信息化管理，這就需要檔案管理人員及時從局限性的思維中解脫出來，多接觸新事物、新技術(shù)，及時掌握信息化管理的技術(shù)方法，提供更為高效高質(zhì)量的服務(wù)。

其次，定期安排專業(yè)人員對檔案信息進(jìn)行檢查、修改和補(bǔ)充。檔案管理本身就是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的任務(wù)，常規(guī)的檔案管理本身就有可能出現(xiàn)信息的遺漏等，再加上管理人員技術(shù)上的限制、人員的變動等，定期的對檔案進(jìn)行管理調(diào)整，才能夠確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

最后，建立完善的檔案管理體制。這就要求學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理給予足夠的重視，在制定完善的規(guī)則制度的同時，及時對檔案管理者的工作進(jìn)行檢查，并對其中的問題加以批評指正。只有上級領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視，員工才能夠端正工作態(tài)度，在對檔案管理的設(shè)備配置等方面才不會敷衍應(yīng)付，促使檔案管理的效率和質(zhì)量提高。

高職院校人事檔案信息化管理是檔案管理未來的一個發(fā)展方向，當(dāng)前只是信息化管理的開始階段，許多方面還存在各種各樣的問題，以上只是對當(dāng)前問題以及解決辦法的簡單總結(jié)。各個高校只有加強(qiáng)自身的管理，充分利用信息化管理記錄整理人事檔案，才能夠?yàn)槿耸鹿ぷ髡咛峁└玫臄?shù)據(jù)平臺。檔案管理者也應(yīng)該加強(qiáng)對新事物的學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)能力，提高計算機(jī)運(yùn)用能力，增強(qiáng)業(yè)務(wù)處理過程中的責(zé)任心，從而為高職院校人事檔案的信息化管理作出更大的貢獻(xiàn)。

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