高校學生人事檔案材料歸檔范圍的探討

卞咸杰+周瑩瑩

摘? 要：對我國高校學生人事檔案材料歸檔范圍的現行規定作了介紹，分析了現行規定對學生人事檔案材料的歸檔范圍缺少權威性、規范性和指導性，提出學生人事檔案歸檔的內容應與干部人事檔案銜接、學生人事檔案歸檔的范圍應圍繞學生的各項活動而展開等原則，建議從入學材料、大學（研究生）材料、組織材料、出國材料和其他材料等五個方面劃分高校學生人事檔案材料的歸檔范圍。

關鍵詞：高等學校;學生人事檔案;歸檔范圍

Abstract： This paper introduced the existing rules of filingscope of university students personnel archives in China， analyzed that the scope offiling of university students personnel archives lacks of authority、standardability、and guidance under existing rules， proposed principlesthat filing content of studentspersonnelarchives should link up with carders personnel archives、scope of filing of studentspersonnelarchives should be launched around students activities， etc， suggested that the scope of filing of university students personnel archives should be divided into five aspects， such as， admission materials、university materials、organization materials、abroad materials、and other materials.

Key words： Institution of higher education? ;Students personnel archives; Scope of filing

學生人事檔案，記述和反映學生個人在成長過程中的經歷、德才能績、學習和工作表現，以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。正確劃分學生人事檔案材料的歸檔范圍，科學管理學生人事檔案，是貫徹執行黨的教育方針，為社會主義現代化建設培養、選拔、錄用人才服務的一項常規性基礎工作。學生人事檔案是高校檔案工作的重要組成部分，“在我國近代高等教育歷史上，既有學生檔案之名，也有學生檔案之實”，^[1]同時也是用人單位全面了解和選拔使用人才的重要依據。因此，在高校檔案管理中，學生人事檔案應為高校檔案管理中的重要內容之一。通過劃分專門的高校學生人事檔案的歸檔范圍，指導全國性高校學生人事檔案的管理工作。

1? 高校學生人事檔案材料歸檔范圍的現行規定

1.1? 教育部、國家檔案局關于學生人事檔案材料歸檔的規定。目前我國沒有制定全國性的學生人事檔案的管理辦法，但教育部和國家檔案局2008年制定的《高等學校檔案管理辦法》（第27號令）與國家教育委員會1989年10月10日發布的《普通高等學校檔案管理辦法》（國家教育委員會令第6號）相比，在原有歸檔范圍的基礎上增加了學生類檔案。其第十五條關于高等學校文件材料的歸檔范圍第3款專門設定了學生類檔案的歸檔范圍“主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等”。 ^[2]這也是目前唯一能體現全國性的關于學生人事檔案歸檔范圍的規定，但這一規定并沒有說明是學生的人事檔案，更沒有說明學生類檔案管理的最終去向。

1.2? 省級政府部門關于學生人事檔案材料歸檔的規定。全國31個省、自治區、直轄市中（不含港、澳、臺），只有四川省教育廳于2007年頒布了《四川省普通高等學校學生檔案管理辦法》（試行）（川教[2007]26號），對高校學生檔案的管理作出具體的規定，對全省高校的學生檔案管理起了指導性作用。此外，有些省、自治區、直轄市根據《高等學校檔案管理辦法》制定了實施細則，關于學生檔案的歸檔范圍只是沿用了《高等學校檔案管理辦法》的規定，沒有新意。也有個別省印發了高校畢業生檔案管理的文件，如江蘇省教育廳辦公室2013年印發的《關于規范我省高校畢業生檔案管理工作的通知》（蘇教辦指[2013]9號），但歸檔范圍并不準確、完整。

《四川省普通高等學校學生檔案管理辦法》（試行）與《高等學校檔案管理辦法》相比，增加了出國留學材料和有工作經歷的個人人事檔案材料。其第三章第十條把學生檔案的歸檔范圍分成十大類，具體為“第一類 學生登記表、畢業生登記表;第二類 鑒定、考核、考察材料;第三類 學生成績卡（表）、授予學位決定、學籍異動材料;第四類 加入中國共產黨、共產主義青年團或其他黨派、團體等組織的材料;第五類 獎勵材料（含三好學生，優秀黨團員、獎學金和優秀學生干部等登記表）;第六類 處分材料（包括個人檢查、調查報告、校級處分決定或免于、撤銷處分的意見等）;第七類 出國留學材料;第八類 學生入學及畢業體檢表，大學生體質健康標準登記卡片或免予執行體質健康標準申請表;第九類 有工作經歷的個人人事檔案材料;第十類 其他可供學校及社會錄用人才時參考的材料”。^[3]

江蘇省教育廳、江蘇省檔案局印發的《江蘇省高等學校檔案管理辦法》（蘇教規〔2012〕5號）關于高校學生人事檔案材料的歸檔范圍作了詳細的規定，與《四川省普通高等學校學生檔案管理辦法》（試行）相比，學生人事檔案的文件材料歸檔范圍增加了高考檔案材料，如體檢表、高考報名登記表、志愿卡。此外，把學生人事細分為本專科生新生、本專科畢業生、碩士畢業生和博士畢業生。如“碩士畢業生檔案歸檔材料主要包括：報考攻讀碩士研究生登記表、畢業研究生登記表、研究生學位申請書、授予碩士學位決定、碩士畢業體檢表、黨團材料、獎懲材料等。博士畢業生檔案歸檔材料主要包括：報考攻讀博士學位研究生登記表、專家推薦書、畢業研究生登記表、研究生學位申請書、授予博士學位決定、博士畢業體檢表、黨團材料、獎懲材料等”。^[4]

江蘇省教育廳辦公室2013年印發的《關于規范我省高校畢業生檔案管理工作的通知》（蘇教辦指[2013]9號）規定高校畢業生歸入檔案的材料有八大類：（1）《畢業生登記表》;（2）學習成績登記表;（3）獎懲情況;（4）學位授予證明;（5）入黨（團）志愿書等;（6）畢業離校前體檢結果;（7）《就業通知書》;（8）其他需要歸檔的材料。

1.3? 校級關于學生人事檔案材料歸檔的規定。據教育部統計資料表明，目前全國高等學校共計達到2845所，其中普通高校有2553所。這么多的高校中制定學生人事檔案歸檔范圍的高校不足1/10，部屬院校中主要有武漢大學、浙江大學、北京師范大學、東南大學、中國農業大學等。許多高校把學生人事檔案按照其形成階段來劃分為本科生、碩士研究生和博士研究生三個階段，每一個階段均包含三大方面：新生入學檔案材料、在校期間形成的檔案材料和畢業檔案材料，如《北京師范大學學生人事檔案管理辦法》（試行）。也有高校按照學生人事檔案的內容劃分，如《浙江大學學生檔案管理暫行辦法》把學生人事檔案歸檔范圍細分為十六個大類：登記表、高考當前信息、各類鑒定（考核、考察）材料、學籍材料、黨團材料、軍訓材料、獎勵材料、處分材料、出國留學材料、體檢材料、實習（社會實踐）材料、資格證書材料、等級證書材料、就業通知書、助學貸款材料和其他可供學校及社會錄用人才時參考的材料。

2? 現有規定中歸檔范圍存在的問題

2.1? 缺少權威性。目前全國關于專門檔案管理的文件并不缺少，如中共中央組織部印發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發〔2009〕12號），財政部、國家檔案局印發的《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號），國家檔案局、水利部、國家能源局印發的《水利水電工程移民檔案管理辦法》（檔發〔2012〕4號）等，但沒有專門的學生檔案管理規定。教育部、國家檔案局印發的《辦法》雖然增加了“學生類”檔案，從其包含的內容來看，并沒有完全反映學生在德、能、智、體等各種方面的活動。

2.2? 缺少規范性。《高等學校檔案管理辦法》增加了學生類檔案，有些省、自治區、直轄市制定了學生檔案的管理辦法或相關文件，許多高校也印發學生檔案的管理文件，但并不規范。如《高等學校檔案管理辦法》中的學生類檔案，其歸檔范圍與教學類、科研類、黨群類、行政類等類別的檔案相比，顯得不協調。因為其他類別的檔案是由高校檔案管理部門收集、保管和利用，而學生類檔案是歸檔隨人走，最終要轉遞到學生就業單位或人才市場。顯然，學生類檔案應該單獨制定管理辦法。《江蘇省高等學校檔案管理辦法》中對學生類檔案作了明確的劃分，提出“學生類檔案在實際操作中應當分為兩種，一種是隨學生畢業、就業而派遣的學生人事檔案材料;另一種是由高校檔案機構永久或定期保存的與教學、科研等活動相關的學籍類文件材料。兩種學生類檔案在歸檔范圍、工作流程、管理模式與體制等方面應當區分開來，并制定相應的管理辦法。前者作為高校專門檔案管理，后者納入高校綜合檔案管理”。

2.3? 缺少指導性。2015年全國高校應屆畢業生總量為749萬左右。這么多高校的學生檔案管理沒有一個統一的指導性文件，許多高校各自為政，學生人事檔案材料的歸檔范圍五花八門。而《高等學校檔案管理辦法》雖然增加了學生類檔案，但歸檔范圍并不全面，如學生實習（實踐）材料、出國材料等都不在此列，尤其是畢業生重要的材料——《就業通知書》（或《就業報到證》）存根也明確在歸檔范圍內。而《關于規范我省高校畢業生檔案管理工作的通知》中的表述與此相比并不一致，對全省高校而言，缺少執行力，沒有指導價值。

3? 學生檔案歸檔范圍確定的原則

3.1? 學生人事檔案歸檔的內容應與干部人事檔案銜接。高校學生檔案作為干部人事檔案的重要組成部分，其歸檔的內容應與干部人事檔案歸檔的要求相吻合。中共中央組織部2009年印發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發[2009]12號）把干部人事檔案歸檔的類別劃分為25大類，其中與高校學生檔案有關的有10大類，分別是履歷材料、考察（考核、鑒定）材料、學歷學位材料、職業（任職）資格材料、黨團組織材料、表彰獎勵材料、涉紀涉法材料、出國（境）材料、健康材料和其他材料（畢業生就業報到證）。高校學生檔案的收集、整理應圍繞這些類別展開。

3.2? 學生人事檔案歸檔的范圍應圍繞學生的各項活動而展開。高校學生人事檔案反映的是學生在校期間參與各項活動的歷史記錄，不僅記錄其學習成績，而且也記錄德育、體育、美育等方面的活動，全面而又真實地記錄人才成長歷程。高校學生人事檔案的管理是一項系統性工程，高校各部門都有責任、有義務詳盡記錄學生在校期間的成長歷程。現有的歸檔范圍獨自為政，不夠系統，不夠全面。既不能涵蓋其全貌，也不能使用人單位對學生有全面準確的了解。所以，當前應根據大學生（研究生）學習、科研、生活、工作的特點，補充、擴大高校學生檔案歸檔范圍。通過這些檔案材料真實反映其個性化發展特征，更好地為學生的成長成才服務，為高校的各項管理服務，為社會選拔優秀人才服務。

4? 學生檔案歸檔范圍的建議

根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》和《高等學校檔案管理辦法》等規章、文件的要求，建議高校學生人事檔案材料的歸檔范圍從五個方面考慮，入學材料和高考材料、大學（研究生）材料、組織材料、出國材料和其他材料。

4.1? 入學材料。招收入學的本科生檔案材料，一般應包括高中（職中、中專）學籍卡、高中（職中、中專）畢業生登記表、高考報名登記表、高考體檢表、高考志愿表、高考成績單等材料;招收入學的研究生除原有個人檔案應有材料外，還應有報考攻讀碩士學位研究生登記表（含錄取為直接攻博生）、推薦免試攻讀碩士學位研究生登記表、報考攻讀博士學位研究生登記表、推薦免試直接攻讀博士學位登記表或在校碩士生提前攻讀博士學位申請表、報考博士學位和單獨考試的碩士學位研究生的專家推薦表等材料。

4.2? 大學（研究生）材料。這一部分材料是整個歸檔范圍的核心內容，主要有八個方面：一是學習成績材料：大學、碩士、博士等各學習階段各類課程的學習成績登記表等材料。二是學籍材料：各大學、碩士、博士等學習階段退學、結業、肄業、休學、轉學、保留入學資格、復學等變更材料（注：有些高校這兩類材料合為學籍卡）。三是鑒定材料：組織上對學生本人的各種鑒定表等材料。四是實習（實踐）材料：大學、碩士、博士等各學習階段實習（實踐）報告、總結及成績等材料。五是畢業材料：高校畢業生（畢業研究生）登記表、畢業生（畢業研究生）就業通知書（就業報到證）等材料。六是學位材料：各學習階段學位申請、授予等材料（這部分材料有些高校與畢業生登記表合在一起，或者與學籍卡合二為一）。七是獎懲材料：在校期間獲得各級表彰獎勵的材料，包括獲得三好學生（研究生）、優秀學生（研究生）干部、優秀共產黨員、優秀團干部、優秀團員、優秀畢業生（畢業研究生）等榮譽稱號的登記表，各類獎學金登記表及其他獲獎評審證明材料;處分材料：在校期間違反校紀校規，觸犯國家法律等形成的各類處分材料（警告以上處分材料）。八是體檢材料：入學體檢表、畢業體檢表等材料。

4.3? 組織材料。入黨、入團的申請書、志愿書，自傳、入黨積極分子考察表、政審材料、思想匯報，預備黨員轉正申請書，黨團組織建設上形成的其他材料;參加民主黨派的申請書、登記表等材料。入團材料基本上在初中形成，也有少量學生的入團材料是在高中、大學階段形成。入黨材料最早在高中形成，大部分學生是在本科階段或研究生階段形成。

4.4? 出國材料。因公（私）出國（出境）審查表、備案表，在國（境）外學習、進修情況或鑒定等材料。

4.5? 其他材料。入學前參加工作期間的工資、考核、職務（職稱）、勞動合同等材料以及具有保存價值、應予歸檔的學生個人材料。

總之，要嚴格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》和《高等學校檔案管理辦法》的要求，把高校學生人事檔案作為一項重要的工作來抓，準確、科學劃分其歸檔范圍，全面收集高校學生人事檔案材料，追補缺失的檔案材料，切實把反映高校學生德、能、勤、績等方面的材料，及時收集歸檔，提升高校學生人事檔案的利用價值。

*本文為2014年度江蘇省檔案局科技項目《就業視角下高校學生檔案服務體系建設研究》（項目編號：2014-12）、2013年江蘇省高校檔案研究會科研課題《加強高校學生檔案服務功能的研究》（項目編號：JSGDF2013-21）階段性研究成果。

參考文獻：

[1]教育部辦公廳.《高等學校檔案管理辦法》解讀[M] .北京：高等教育出版社，2010：49.

[2]教育部、國家檔案局. 高等學校檔案管理辦法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//www.china.com.cn/policy/txt/2008-09/12/content_16441222.htm

[3]四川省教育廳. 四川省普通高等學校學生檔案管理辦法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//archives.scu.edu.cn/detail.asp？id=627

[4]江蘇省教育廳、江蘇省檔案局. 江蘇省高等學校檔案管理辦法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//dangan.yzu.edu.cn/art/2012/9/3/art_5715_240680.html

（作者單位：鹽城師范學院? 來稿日期：2015-08-20）