信息化時代下高職院校學生檔案管理工作新探索

彭雪琴

摘 要：目前，隨著我國教育的不斷發展，高職院校學生檔案的管理工作已經不能滿足現在教育事業發展的需求，必須加強學生檔案管理的探索，創新管理方法。同時針對現階段學生檔案管理中所存在的問題進行深入分析，并提出相應的解決方法，從而提高學生檔案的利用率。本文針對高職院校學生檔案管理中所存在的問題進行研究，從而探索有效的檔案管理方法，提出新的管理思路。

關鍵詞：信息化；高職院校；學生檔案；管理工作

學生檔案管理工作是對學生管理工作中的一項重要組成部分。對學生檔案的管理，一定要讓學生認識到檔案管理工作的重要性，引起學生的重視，只有這樣才能在一定程度上提高檔案的利用率。加強學生檔案的管理不僅能夠提高學生檔案的利用率，同時還能夠為人事檔案的建立提供有利的資源。

1 信息時代高職院校學生檔案管理中存在的問題

1.1 信息化管理系統軟件不統一

在現在這個科學技術不斷發展的社會，大多數高職院校已經采用計算機對學生的檔案進行管理，只有少數學校現在還實行的是復制存貯技術，這種現象說明互聯網在學生檔案的管理中發揮著越來越重要的作用。但是在實際的檔案管理中，多數學校對于檔案的管理只是停留在目錄的管理，并沒有實質性的管理，只是為了應付上級的檢查。同時各個高職院校對于檔案的管理，其所使用的計算機軟件不盡相同。當高職院校的領導下發一個數據庫時，學生檔案的管理人員就會根據數據庫的內容，進行查詢，但是由于學生檔案繁多，所以檔案管理人員就會在數據的輸入過程中出現差錯，因此就不能保證數據庫信息的準確性，經過數次輸入后，數據庫的學生信息已非原有數據，從而導致檔案管理工作的效率低下。數據庫中的數據如果不加以利用，就會被作廢，其原因就是各級主管所使用的檔案管理軟件不同。這樣就會增加學生檔案數據庫的管理工作。

1.2 信息化管理程度不高

近年來，雖然計算機在學生檔案的管理中發揮著重要的作用，但是這種信息化的管理只是學生檔案管理的輔助，而不是全面的信息化管理。這種現象就限制了學生檔案管理的發展，不能充分發揮信息化管理的優勢，這凸顯了信息化管理程度不高，存在明顯缺陷。

1.3 學生檔案管理人員的素質較低

高職院校學生檔案的管理工作至關重要，所以對于檔案的管理人員要求較高。但是在實際的高職院校中學生檔案的管理人員素質低下，嚴重阻礙了檔案管理的進步與發展，應當提高檔案管理人員的個人素質以及實踐能力。由于計算機在學生檔案管理中的應用，所以管理人員必須對計算機充分的了解，并掌握相關的技術技能，這是對檔案管理人員最基本的要求。同時管理人員還應當對互聯網知識具有比較全面的了解，這樣對高職院校學生檔案的管理具有推動作用。

2 信息時代高職院校學生檔案管理工作新思路

隨著科學技術的不斷發展，互聯網在人們的生活中發揮著越來越重要的作用，所以應當從以下幾個方面提高高職院校對學生檔案的管理水平。

2.1 加大資金投入，統一管理軟件

為了方便學生檔案的儲存和應用，應當對管理學生檔案的計算機軟件進行革新，隨著先進軟件的應用，在一定程度上能夠提高高職院校對學生檔案的管理工作。隨著科學技術的不斷發展，社會的現狀發生了巨大的變化，這時高職院校對于學生檔案的管理工作就顯得越來越重要。所以，應當加強高職院校對學生檔案的管理的水平，從而提高學生檔案的利用率，以滿足當今社會不斷發展的需求。高職院校應當加大在計算機軟件上的投資，統一管理檔案中應用的計算機軟件，使得學生的檔案管理更加科學化、標準化，這也是未來學生檔案管理的發展方向。如果檔案管理所應用的計算機軟件能夠統一，這樣不僅能夠提高數據庫錄入的準確性，更重要的是能夠提高學生檔案的利用率。

2.2 改變管理模式，創新管理體系

（1）高職院校可以根據自身的情況加強對學生檔案的管理工作，沒有條件的學校可以指定專門的學生負責該項工作，具有條件的學校可以設立專門的機構對學生檔案進行管理，這樣不僅能夠合理地利用有限的人力資源，同時也能夠防止責任的推諉。同時還應當充分利用計算機技術，及時地將一些紙質檔案復制存檔，防止紙質檔案的丟失或者損壞，以此保證檔案材料的安全性。

（2）在信息化的時代，對于學生檔案的管理應當不斷創新，從而提高學生檔案的管理水平。應用信息化技術可以迅速地將學生的檔案進行分類，對于不同的學生檔案可以實行不同的管理，這種分類能夠使學生的檔案隨時被提出，提高學生檔案的利用率。除此之外，可以遵循人事檔案宏觀管理體系，采用科學的、高效的方法對學生的檔案進行劃分。對于新生入學時的檔案管理，可以根據檔案管理的相關規程，對新生的檔案進行統一建檔，這樣直接提高了檔案管理的效率。高職院校對于學生的檔案管理不僅包括學生在校期間所參加的實踐活動以及個人素質，同時還包括學生的成績等相關信息。

2.3 完善管理內容，動態數據更新

（1）傳統的學生檔案包含學生的信息較少，不具有鮮明的特性，如在學生的檔案中大多記錄了學生在校期間的表現情況，都是一些敘述性的內容，顯得比較空洞，沒有說服力，都是一些套話。現在所使用的計算機軟件可以將學生在校的所有情況如實的記錄，對于學生的實踐活動以及評價也有詳細的記錄，這樣就彌補了傳統檔案的不足。

（2）在學生的檔案中應當按照不同階段對學生的在校情況進行記錄，它不僅能夠反映學生的實踐能力，同時也能夠反映學生的文化素質，這些都可以從學生所獲得的獎項以及證件體現出來。這種信息化的檔案管理方式能夠動態的記錄學生的狀況，所記錄的結果將由檔案的管理人員進行處理，保證學生檔案信息的完整性，從而能夠建立比較完整的學生檔案信息庫。

2.4 加強業務培訓，提高綜合素質

高職院校學生檔案的管理者不僅要熟悉檔案管理的所有流程，同時還應當熟練掌握現在比較先進的計算機技術，如數據信息的輸入、網絡管理技術等，這些基本技能是現階段檔案管理者必須掌握的技能，只有這樣才能滿足現在社會對檔案管理的要求。為了提高學生檔案的管理水平，一定要加強檔案管理者的素質培養，使管理者認識到學生檔案對于社會發展的重要性。對于高職院校學生檔案的管理，這就要求管理者應當具有強烈的政治責任感，并且能夠認識到學生檔案在社會中的重要作用，只有這樣檔案管理者才能有效地進行檔案管理。隨著科學技術的不斷地發展，我國的經濟也得到了快速發展，高職院校對學生檔案的管理尤為重要，這就要求管理者是綜合發展的全方位人才，只有這樣才能有效地對學生的檔案進行管理，滿足社會不斷進步的要求。

3 結語

綜上所述，在當今信息化的時代，若要提高學生檔案的利用率，必須對學生檔案信息化管理進行不斷的創新，只有這樣才能滿足社會不斷發展的需求，對學生的檔案進行科學的、統一的、完整的管理是現在檔案信息化管理的發展趨勢。

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