規范醫院工程檔案管理的思路與做法

陳泊羽紅河哈尼族彝族自治州第一人民醫院檔案辦公室，云南蒙自　661199

?

規范醫院工程檔案管理的思路與做法

陳泊羽
紅河哈尼族彝族自治州第一人民醫院檔案辦公室，云南蒙自661199

［摘要］醫院工程檔案是醫院檔案的寶貴財富，是醫院建設項目的歷史記錄，是醫院后期再建、管理、維修的重要參考依據，是醫院進行宣傳教育的生動資料。規范醫院工程檔案的管理，推動醫院工程檔案管理新模式，充分發揮工程檔案在醫院發展中的黃金價值，對深化公立醫院改革試點工作尤為重要，值得我們每一位醫院檔案工作人員深入思考。鑒于此，下文將立足該院遷建工程中的實際情況，闡述醫院工程檔案管理工作的具體思路與做法。

［關鍵詞］工程檔案；醫院檔案；醫院管理；醫院發展

信息時代高速發展，檔案管理緊跟步伐，大力挖掘檔案價值，使之更好地為時代發展服務，是當下檔案管理的主要任務之一。近年來，隨著市場經濟的發展，隨著我院醫療質量和服務質量逐年提高，醫療技術不斷發展的新形勢下。擴大醫院規模，加強醫院重點項目建設，成為我院發展的主旋律。而醫院工程檔案是建設工程的歷史記錄，是聯系過去、現在、未來的信息紐帶，它承載著醫院建設的發展軌跡、規律和歷史，能為醫院今后的規劃、建設、管理工作提供有效的憑證和依據，為醫院可持續發展提供更好的優質服務。

1　充分認識工程檔案在醫院發展中重要性

紅河州第一人民醫院始建于1950年2月，是一所有六十多年的悠久歷史，集醫療、教學、科研、預防、康復、急救為一體的三級乙等綜合性醫院，擔負著全州十三個縣（市）及周邊地區人民的防病、治病重任。為了實現云南跨越式發展，面向東南亞的戰略部署，滇南中心綜合醫院暨紅河州第一人民醫院整體遷建項目，經云南省衛生計生委批準，在紅河州第一人民醫院的基礎上，實行一個醫院兩個名稱，即云南省滇南中心醫院（紅河州第一人民醫院），工程自2014年6月奠基動工，預計主體工程將于2016年4月完成封頂，2017年8月搬遷運營，建筑面積37萬平方米左右，總床位數2000張。對此醫院領導借助此次遷建之機，推動醫院工程檔案管理工作更上一個新臺階，立足從根本上轉變我院長期以來普遍存在的對工程檔案管理意識淡薄，歸檔意識和建檔意識不強、檔案基礎設施配備不到位等情況，加大對工程檔案管理工作的宣傳力度，提高全院職工對工程檔案管理意識，推動醫院工程檔案管理工作更上一個新臺階。

一是醫院領導高度重視檔案管理工作，在遷建奠基動工前就根據建設工程實施情況，及時召開醫院黨委會，成立遷建醫院工程檔案管理領導小組，并在遷建工程指揮部下設立醫院遷建工程綜合檔案室，設有工程檔案專用庫房，配有標準鐵皮檔案柜等。

二是結合醫院實際情況以及今后發展趨勢，組建工程檔案管理人員。首先，合理科學地配備專職管理人員，負責工程檔案具體管理工作，建立相應的工程檔案網絡管理機制；其次，在醫院遷建工程各部門中，指定管理綜合技能較高、職業責任感較強工作人員作為兼職的部門工程檔案管理人員，以此不斷提升我院工程檔案管理者的綜合素質，同時也在此基礎上使我院工程檔案管理整體水平得到一定程度上的提高，把工程檔案工作與工程進度同步抓，醫院發展建設同步進行。

三是加強工程檔案管理人員的業務知識培訓以及教育的力度。首先，通過不同形式與途徑選送工程檔案管理骨干人員外出參加學習培訓，形成“以點帶面，點面結合”的方式輻射學習；其次，加強工程檔案管理人員繼續教育培訓學習及跟班學習，邊干邊學的形式，把理論與實踐有機結合起來，即可提高理論水平，又快速增強兼職人員的實際動手工作能力，將該學習培訓內容納入個人考核機制和激勵機制中去，進一步提高工程檔案管理人員的整體素質，提升檔案管理工作水平。

四是加大工程檔案管理工作的宣傳力度，通過多種方式和渠道，強化全院職工的工程檔案意識。首先，從思想入手轉變思想觀念，組織全院職工參加《檔案法》及有關重點建設項目的法律法規學習，讓全院職工認識到工程檔案工作給醫院未來發展帶來的效益；其次，分批分次組織醫院各科室部分人員到遷建工程指揮部，觀看醫院遷建方案及設計，聽取工程進展情況匯報，了解工程檔案工作流程，以此增強對遷建醫院工作的認識，對工程檔案管理工作的認識，提高工程檔案在醫院管理中的地位和作用，促進工程檔案建設健康發展。

2　求真務實地做好醫院工程檔案管理工作

醫院建設工程檔案是醫院發展的見證，記載了遷建醫院的發展軌跡、規律和歷史。因此科學、規范地將遷建醫院工程檔案信息資源收集整理好，既為醫院后期的再建、管理、維修提供參考依據，又為醫院醫療事業發展提供服務。把握時機、立足實踐，嚴格遵照工程檔案管理的相關法律、法規、制度的具體要求，腳踏實地，求真務實地做好我院遷建工程檔案管理工作。

（一）立制度，求規范

要確保醫院工程檔案管理工作順利開展，保證醫院工程檔案完整、準確、可靠，建立科學的工程檔案管理制度是首要任務，關鍵所在，也是提高立卷質量的關鍵。我院根據《檔案法》《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》《建設工程文件歸檔整理規范》等相關規定，結合我院工程檔案管理工作實際，先后制定下發了《紅河州第一人民醫院工程檔案管理工作制度》和《紅河州第一人民工程檔案管理部門的職責》等行之有效的工程檔案管理體制，形成一套具有我院特點的醫院工程檔案管理工作制度體系，有利于及時做好工程檔案材料的收集、整理，有利于各類數據庫的建立促進信息化建設，有利于檔案資源共享利用。同時，為了分工明確、分級管理，制定出臺了《紅河州第一人民醫院工程檔案管理人員職責》，形成了一級抓一級，層層抓落實的工作格局，確保了工程檔案管理工作有人管，有人抓，工作扎實開展，落到實處的局面，將遷建工程檔案管理專職人員和各工程部門兼職檔案管理人員納入管理監督機制和激勵機制范圍，對工作認真細致、負責到位，有突出貢獻的檔案管理工作人員，給予物資獎勵和精神鼓勵，促進工程檔案管理的規范操作，實現工程檔案管理與醫院的同步發展。

（二）依特點，細分類

醫院工程檔案具有門類多、數量大、涉及廣特殊性的特點，如果忽視對工程檔案管理的成套性、階段性、補充性、同時性的認識，不僅會造成工程檔案的失真、散失、遺漏、損毀，也會影響到工程檔案質量。因此，如何把復雜多變的工程原始材料根據其特點，細致系統地進行科學分類。首先，建立我院工程檔案工作網絡，執行工程檔案統一歸檔制，各工程部門兼職檔案管理人員，按時按質按量地收集整理好每一環節原始材料，定期向遷建工程綜合檔案室上報，明確形成材料和負責收集整理材料的部門和人員，避免造成工程檔案材料流失，確保工程檔案的完整齊全。避免原始材料因工程檔案管理渠道不暢通，材料的齊全完整得不到保證，影響工程檔案材料的收集、整理、歸檔工作。同時，也避免出現工程建設中因為兼職檔案管理人員變動，造成的人走原始材料遺失，人走檔案無人管等現象的發生；其次，按照工程檔案材料的內容分為三類：批件類（包括規劃批件、各種開工前的批準文件，按材料形成先后順序排列）、圖紙類（包括勘探報告、工程建筑結構、暖通、給排水、電氣、醫用氣體等圖紙）、變更類（包括設計變更、修繕改造），通過這三類的劃分后又根據材料形成的先后時間順序排列編號，歸檔立卷，便于查找，較好地提高工程檔案歸檔質量，使之符合醫院工程檔案管理的標準。避免只重視收集批件類原始材料，而忽視照片、圖紙、變更、改造等圖紙類和變更類材料的收集歸檔，給工程檔案管理工作帶來的不規范、不完整、不真實現象發生；最后，要及時更新工程檔案內容。避免歸檔材料不齊、內容缺頁、漏項、簽章手續不到位、復印件多等現象發生，而嚴重影響工程檔案的成套性和準確性，因此做好醫院工程檔案的跟蹤收集，及時掌握工程檔案的變化情況，集中統一地把有變化材料及時收集歸檔，上報到醫院遷建工程綜合檔案室，適時更新工程檔案內容，準確地將有關變更情況及時落實到工程檔案之中。

（三）強設施，促發展

實現醫院工程檔案管理現代化，促進醫院新發展。就必須加大加強檔案管理基礎設施建設，綜合檔案室建設、設備配置、經費等方面投入。首先，我院依照綜合檔案室設備設施的建設標準，做到檔案庫房、閱覽室、辦公室三分開，實現“三鐵”鐵門、鐵窗、鐵架，同時也配備空調機、去濕機、滅火器等設備和物品，制定出《紅河州第一人民醫院綜合檔案室管理制度》，規范工程綜合檔案室標準化管理，提升工程綜合檔案室開發利用率；其次，加大辦公自動化力度，按照辦公現代化標準，配備計算機、復印件、購買掃描儀、刻錄機、高拍儀、錄音筆、攝像機等現代化設備，極大地提高工作效率，有效保管好和利用好工程檔案；最后，我院還積極引進工程檔案資料管理系統，通過計算機技術、信息通信技術等實現醫院工程檔案資料的處置、保存、管理與應用，讓以前繁瑣的檢索在瞬間得以解決，把醫院工程檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解放出來，極大地提高工作質量與效率，取得事半功倍的實效。

3　立足實踐推動醫院工程檔案管理新模式

隨著科學技術的發展，網絡時代的到來，如何與時俱進、立足該院實際情況，增強開發意識，不斷探索創新，讓我院工程檔案管理工作模式得以全面提升，將是我院下一步工程檔案管理工作的重中之重。

一是管理創新。在實踐中不斷根據實際情況，增加有關統計、保密、利用等方面內容，完善修改工程檔案管理制度與方式方法，使之符合該院工程檔案管理工作實際，便于執行，以適應工程檔案管理工作現代化發展的趨勢，避免按部就班地執行長期以來形成的習慣做法，避免照抄照搬其他單位制度的做法等脫離實際的管理制度，造成醫院工程檔案規范化管理滯后。

二是科研合作。樹立依靠科技進步和科學管理的新理念，建立與時代合拍的醫院工程檔案管理意識，積極爭取開展各級各類科研合作項目，形成以科研促發展的良好發展局面，而不應該只滿足于工程檔案不丟失，裝進盒子，鎖進柜子，只管不理，不開發、不利用的狀況，讓寶貴的工程檔案資料得不到充分的開發利用和資源共享，也就更談不上科研合作。

三是信息共享。逐步實現信息互通、共享資料工程檔案管理模式，讓查閱利用、編研工作都變得方便快捷，利用先進的科學技術為我院工程檔案管理工作提供一個良好平臺。變被動為主動，甚至還可以逐步擴大服務范圍，開辦展覽、編印檔案史料等活動，以滿足社會進步和醫院發展的需求，為更好地建設醫院工程檔案服務。

總之，醫院工程檔案管理是一項長期的基礎性工作，還面臨著諸多亟待解決的問題。因此，醫院檔案工作者必須密切關注醫院建設發展大局，不斷探索創新，完善管理，不斷地提高檔案業務水平和服務質量，使檔案工作融入大局、服務大局，為醫院可持續發展提供更好的服務，發揮應有價值。

［參考文獻］

［1］鄧紹興，陳智為.檔案管理學［M］.北京：中國人民大學出版社，2005：2.

［2］姚乃興.工程文件和檔案管理［M］.北京：原子能出版社，1998：7.

［3］吳廣平，向陽.檔案工作實務［M］.北京：北京大學出版社，2008：8.

［4］董明慧.淺談醫院檔案管理工作中的幾點思考［J］.科技信息，2009（21）：350.

［5］楊環.加強檔案管理為醫院建設發展服務［J］.黑龍江科技信息，2010（20）：110.

Thoughts and Methods of Engineering Specification Hospital Archives Management

CHEN Bo-yu
Honghe hani and yi autonomous prefecture archive office，the first people's hospital，Mengzi，Yunnan Province，661199 China

［Abstract］Hospital project files are the treasures of the hospital files，is the history of hospital construction project is to build the hospital late important reference basis，management，maintenance，is the hospital propaganda education vivid material.Engineering specification hospital archives management，and promote hospital archives management mode，give full play to the engineering value of gold in the development of archives in hospital，the pilot work is very important to deepen the reform of public hospitals，worth every hospital archivists deep thinking.In view of this，the following will be based on the reality of the relocation project in our hospital，hospital engineering archives management work of specific ideas and practices.

［Key words］Engineering archives；Hospital archives；Hospital management；The hospital development

［中圖分類號］R19

［文獻標識碼］A

［文章編號］1672-5654（2016）04（a）-0003-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.10.003

［作者簡介］陳泊羽（1976.6-），女，云南楚雄州人，碩士研究生，檔案館員，主要從事檔案管理。

收稿日期：（2016-01-06）