論高校財務(wù)檔案管理信息化的影響因素及對策

樊麗君

（沈陽建筑大學(xué)檔案館 遼寧沈陽 110168）

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論高校財務(wù)檔案管理信息化的影響因素及對策

樊麗君

（沈陽建筑大學(xué)檔案館 遼寧沈陽 110168）

摘 要：隨著信息時代的到來，不同的行業(yè)領(lǐng)域?qū)π畔⒒夹g(shù)都得到了一定的運(yùn)用。當(dāng)前，我國高校的財務(wù)檔案管理存在著一定的問題，而財務(wù)檔案管理對信息化技術(shù)的運(yùn)用是非常重要的。本文主要闡述了財務(wù)檔案的主要內(nèi)容和當(dāng)前高校財務(wù)檔案管理存在的弊端，分析了高校財務(wù)檔案信息化管理的影響因素，并且提出了高校財務(wù)檔案信息化管理的合理對策，從而能夠?yàn)楦咝n案管理的信息化建設(shè)作出積極的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：高校 財務(wù)檔案管理 信息化 影響因素 對策

前言：

高校是培養(yǎng)人才的重要搖籃。而高校財務(wù)的信息化管理工作能夠?yàn)楦咝５陌l(fā)展建設(shè)提供積極的保障。在當(dāng)前的信息化背景下，對財務(wù)檔案進(jìn)行信息化管理是非常重要的，能夠使財務(wù)檔案管理更加科學(xué)，并促進(jìn)檔案管理效率的提升，有助于高校信息資源的利用與發(fā)展。

一、高校財務(wù)檔案信息化的內(nèi)涵

高校的財務(wù)檔案是指學(xué)校在財務(wù)管理和活動中直接形成的對今后工作具有保存、查考和利用價值的會計核算專用的材料，它主要包括會計憑證、會計帳簿、會計報表等，是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的重要資料和憑據(jù)。財務(wù)檔案信息化管理是指會計電子檔案的管理。而會計電子檔案是指存儲在硬盤、磁盤、光盤等磁性介質(zhì)的會計核算的專業(yè)材料，主要包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。這些資料和憑證具有嚴(yán)密的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和邏輯性，不可隨意更改。由于各高校財務(wù)管理部門在實(shí)現(xiàn)會計電算化后，產(chǎn)生了若干依附于現(xiàn)代化設(shè)備上的磁性介質(zhì)的數(shù)據(jù)與文件，會計管理人員的做帳以及核算等所有日常工作和歷年會計資料的調(diào)閱完全要求在計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備上完成，使高校會計檔案賦予了許多新的內(nèi)容和使命。因此，高校財務(wù)檔案信息化管理勢在必行。

二、高校財務(wù)檔案信息化管理的影響因素分析

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，在不同的行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)對信息化技術(shù)都有著廣泛的應(yīng)用。而作為高校的財務(wù)檔案管理工作來說，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對現(xiàn)代信息化技術(shù)運(yùn)用的認(rèn)識不夠，也就對高校的財務(wù)管理水平面產(chǎn)生了一定的影響。

1.一些高校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)的財務(wù)工作人員對檔案的信息化管理認(rèn)識存在著誤區(qū)。有的領(lǐng)導(dǎo)對于財務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識比較片面，認(rèn)為財務(wù)檔案管理僅僅以報賬查賬為主。同時，有些財務(wù)部門的電子檔案資料形成的也不夠系統(tǒng)與規(guī)范，而且對電子檔案信息的管理也不專業(yè)。

2.有的高校因?yàn)榻?jīng)費(fèi)的原因及在財務(wù)工作人員緊缺的情況下，部分財務(wù)電子檔案在交到學(xué)校的檔案管理部門之前，沒有對其進(jìn)行規(guī)范整理，所形成的電子光盤被隨意堆放，造成了一些電子檔案資料遭到破壞的現(xiàn)象。

3.當(dāng)前高校財務(wù)檔案信息化的管理水平有待提升，許多高校的財務(wù)檔案管理主要是以紙質(zhì)為主，沒有對形成的電子財務(wù)信息和財務(wù)軟件進(jìn)行備份和整理。所以，就會造成電子檔案資料的價值被混淆，不利于檔案工作人員對其的判斷。并且在財務(wù)檔案電子信息的分類方面，沒有按照上級相關(guān)部門的要求進(jìn)行規(guī)范整理，這對財務(wù)檔案信息的安全造成了一定的隱患［1］。

4.各高校財務(wù)檔案的管理人員綜合管理素質(zhì)水平不高，而且專業(yè)性的人才較少。主要是因?yàn)楦咝ｎI(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)檔案管理工作的不夠重視，而且對財務(wù)檔案管理人才的培養(yǎng)不到位；另外，一些高校的財務(wù)部門對檔案管理人員的配備不足，這些都不利于高校財務(wù)檔案管理工作的健康發(fā)展。

二、高校實(shí)施財務(wù)檔案管理信息化的合理對策

1.做好檔案資料的收集和整理是高校財務(wù)檔案管理工作的基礎(chǔ)。首先做好電子財務(wù)檔案的收集與整理工作，能夠使財務(wù)檔案信息管理更加科學(xué)，而且也能積極促進(jìn)高校的和諧發(fā)展。其次，需要合理借助信息化管理的手段，對財務(wù)檔案管理工作的進(jìn)行規(guī)范化管理。在財務(wù)檔案信息化管理的過程中，要積極遵循安全性、科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)化的原則。

2.針對形成的電子財務(wù)檔案，需要對其進(jìn)行分類整理，并對其進(jìn)行檔案系統(tǒng)的掛接，使查詢者通過計算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)平臺上檢索目錄，就能查詢到所需要的信息，使檢索利用更加便利。財務(wù)管理人員更要注重平時工作的積累，對在日常工作中形成的電子憑證和電子賬目要及時整理，按時交給檔案管理人員歸檔，并做好電子信息的備份工作，為財務(wù)檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。

3.實(shí)施以人為本的人性化管理。高校的財務(wù)檔案的信息化管理，應(yīng)該積極從以人為本的思想出發(fā)。一方面，作為高校的領(lǐng)導(dǎo)者，需要積極培養(yǎng)自身的信息化理念，并且注重檔案信息管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，而且還要認(rèn)識到財務(wù)檔案信息化管理的重要性， 另一方面還要加強(qiáng)對專業(yè)人員的配備，加大資金等的投入，提供現(xiàn)代的設(shè)備技術(shù)，將財務(wù)檔案的信息化管理作為重要的管理內(nèi)容。

4.促進(jìn)財務(wù)檔案管理人員專業(yè)水平與能力的提升。隨著信息化時代的到來，高校財務(wù)檔案管理人員所具備的能力與專業(yè)水平是非常重要的。針對當(dāng)前財務(wù)檔案管理部門人員專業(yè)水平與素質(zhì)不高的現(xiàn)狀，各高校應(yīng)加強(qiáng)對財務(wù)檔案管理人員能力的培養(yǎng)，要配備具有計算機(jī)、檔案管理基礎(chǔ)知識復(fù)合型人才。財務(wù)管理部門的工作人員應(yīng)該注重自身信息化素質(zhì)與水平的提升，增強(qiáng)檔案意識，培養(yǎng)自身的職業(yè)道德與素質(zhì)。高校檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對國家頒布的關(guān)于財務(wù)工作的法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳，尤其是學(xué)習(xí)和宣傳新頒布的《財務(wù)檔案管理辦法》。財務(wù)檔案信息化管理工作人員需要經(jīng)過長期的實(shí)踐探索，積累更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，才能促進(jìn)高校財務(wù)檔案信息化管理水平的提升，加快高校財務(wù)檔案的信息化管理的快速發(fā)展。

結(jié)語

在21世紀(jì)的今天，互聯(lián)網(wǎng)已滲透到高校的每個領(lǐng)域，高校財務(wù)檔案信息化正朝著網(wǎng)絡(luò)化方向的發(fā)展將給高校的財務(wù)工作帶來一次質(zhì)的飛躍。高校檔案信息化建設(shè)是以整體性和全局性為特點(diǎn)的管理工作，這就要求高校要以整體發(fā)展的視角來對財務(wù)檔案信息化管理的建設(shè)進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃，來提高財務(wù)檔案信息的利用率。

參考文獻(xiàn)：

［1］田欣池.對高校檔案管理信息化的探索［J］.衛(wèi)生職業(yè)教育，2015，（05）：59-60.

［2］ 新形勢下我國高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)的思考 侯賢祥 《會計之友》 2011.07.

［3］高校財務(wù)檔案信息化管理芻議，袁芙蓉 《改革與開放》2013.07

［4］莫振琳.高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)探析［J］.中國管理信息化，2012，（14）：76-77.