檔案信息化建設的發(fā)展趨勢分析

秦成坤

摘 要：隨著網(wǎng)絡技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息網(wǎng)絡化已經(jīng)成為必然趨勢。本文分析了檔案信息化建設的發(fā)展趨勢，為檔案管理單位制定相關(guān)政策以及提供一定的參考，以便于他們能更快適應檔案信息化建設的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設；趨勢

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不但容易發(fā)生如霉變、蟲咬等破壞，且在查閱時費時費力。因此，提高檔案的查閱方便性是提高檔案利用率的必然趨勢。信息技術(shù)的發(fā)展為此提供了基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息網(wǎng)絡化已成為必然。但是，只有了解到未來檔案技術(shù)將如何發(fā)展，才能盡早做好準備工作，適應檔案信息化的發(fā)展，更好地實現(xiàn)檔案的社會化功能，服務于社會。

一、檔案信息數(shù)字化

過去，檔案信息全部以紙質(zhì)形式儲存，不但會占用大量空間，而且容易發(fā)生霉變、蟲咬、字跡不清等損壞。另外，不便于復制，如果將復制件再次進行復制，將會在較大程度上降低資料的清晰度，尤其是圖片格式的信息。但是，隨著計算機及信息技術(shù)的發(fā)展，人們可以將檔案信息全部轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋尽D片、聲音、視頻形式，儲存于電腦硬盤或者光盤中。經(jīng)過數(shù)字化的信息技術(shù)，不但給人們的查閱提供了極大的方便，提高了檔案信息的利用效率，還能為人們提供多種信息的信息，便于人們更生動形象地了解到自己所需要的信息。而且，數(shù)字化后的檔案信息，大大節(jié)省儲存空間，一張600MB容量的光盤，可以存儲十余萬張A4紙上的文字信息，更不用說一個幾G，甚至幾百上千G的硬盤了。數(shù)字化的檔案信息，經(jīng)過多次復制也不會降低其清晰度，增加了檔案的傳播性，可以為更多的有需要的人服務。數(shù)字化的檔案信息不會發(fā)生霉變、蟲咬等損壞情況，延長了檔案的儲存時間。因此，檔案信息的數(shù)字化是未來檔案發(fā)展的必然趨勢。

二、檔案信息管理的自動化

現(xiàn)代化的檔案管理主要包括辦公自動化硬件和軟件系統(tǒng)，檔案館室應配備計算機、打印機、復印件、照相機、攝像機、編輯機、刻錄機、服務器等；辦公自動化軟件程序、檔案存儲軟件程序、檔案編排軟件程序、檔案檢索軟件程序等。

檔案工作有著其基本的規(guī)律，同時對硬件設施也有著一定的規(guī)范和要求，只有在符合這些基本規(guī)律和規(guī)范要求的基礎(chǔ)上，才能實現(xiàn)檔案管理的自動化。市場上的各種硬件設施多種多樣，因而不可能做到所有的檔案硬件設施完全一致，但是這種差異必須在檔案工作的基本規(guī)律和規(guī)范要求允許的范圍之內(nèi)。國家相關(guān)部門對于檔案館相關(guān)設備的選擇和配置制定有一系列的標準和制度，各檔案館在選擇設備時必須按照相關(guān)的制度執(zhí)行，才能保證所有的硬件設施符合統(tǒng)一規(guī)范，更好地實現(xiàn)檔案信息的自動化。

三、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡化

數(shù)字檔案館是一個數(shù)字化系統(tǒng)，通過一系列技術(shù)，將庫藏紙質(zhì)文件數(shù)字化、將以系統(tǒng)形成的電子文件歸入檔案管理系統(tǒng)、將照片、錄音、錄像等集中統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后發(fā)布到網(wǎng)絡上去，使用戶可以通過網(wǎng)絡隨時隨地使用檔案信息，它是一個多媒體交互式平臺，可實時在線瀏覽查詢到文本、圖形、圖像、視頻動畫等信息，其中系統(tǒng)設計的重點是建立電子檔案信息的檢索發(fā)布體系。為保證電子檔案信息的電子檔案檢索系統(tǒng)的效率，還需引入全文檢索技術(shù)和OCR技術(shù)。

全文檢索系統(tǒng)建立在全文檢索理論的基礎(chǔ)上。它的原理是計算機程序通過掃描每一篇文章中的每一個詞，建立以詞為單位的倒排文件，檢索程序根據(jù)檢索詞在每一篇文章中出現(xiàn)的頻率和每一個檢索詞在一篇文章中出現(xiàn)的概率，對包含這些檢索詞的文章進行排序，最后輸出排序的結(jié)果。一個完整的檢索系統(tǒng)還需要一個檢索結(jié)果的頁面生成系統(tǒng)，也就是要把檢索結(jié)果高效地組裝成WEB頁面。通過互聯(lián)網(wǎng)建立數(shù)據(jù)庫，形成網(wǎng)絡化檔案系統(tǒng)。

四、檔案信息服務的遠程化

儲存檔案的最終目的是利用，只有將檔案中的信息充分利用，才能發(fā)揮檔案的最大價值。雖然我國網(wǎng)絡技術(shù)發(fā)展速度較快，但是整體發(fā)展水平還不高，另外還受到經(jīng)濟發(fā)展的影響，我國當前還不具備建立現(xiàn)代化遠程檔案利用網(wǎng)絡的條件。因此，只能將全國的檔案網(wǎng)絡統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一發(fā)展，逐步在內(nèi)部實現(xiàn)信息共享，建立不同層次的網(wǎng)絡，加強不同檔案館之間的數(shù)據(jù)互通。同時，各個檔案館還要配備先進的計算機網(wǎng)絡設備，建立網(wǎng)絡輸送和網(wǎng)絡接收點。并根據(jù)保密級別，有選擇性的將檔案信息發(fā)布到網(wǎng)絡上，讓有需要的人可以隨時隨地查閱自己需要的資料和信息，實現(xiàn)檔案信息服務的遠程化。

五、結(jié)語

檔案信息化建設并非一日之功，需要各部門的長期努力。而且，檔案信息的網(wǎng)絡化與網(wǎng)絡、硬件設別、資金投入等多種因素有關(guān)。在檔案信息化的發(fā)展過程中，各檔案管理單位具有較為充裕的時間及時根據(jù)檔案信息化的發(fā)展來調(diào)整發(fā)展方向，從而能夠更好地適應社會的發(fā)展，更好地服務于社會。

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