如何抓好城市建設進程中重點工程項目的檔案管理

張慧

摘 要：本文針對城市建設重點工程項目日益增多的局面，闡述了城市建設重點工程的主要特征及其檔案的特點，指出了當前城市建設重點工程檔案工作存在的主要問題，并提出了加強城市建設重點工程檔案管理工作的相應措施。

關鍵詞：城市建設； 重點工程； 檔案

城市建設重點工程檔案是城市建設的歷史記錄，是重點工程的真實寫照，是項目日后進行維修、管理、改建、擴建等工作的重要依據。近年來，隨著城市建設步伐的加快，重點工程項目逐年增多，為保證重點工程檔案收集的完整性與及時性，各地方相繼出臺了一些重點項目工程檔案管理的法律法規，并開展了一系列的業務指導、執法檢查等工作，但由于諸多原因，重點工程檔案的現狀不容樂觀，存在著許多不規范、不完整的地方，將直接影響到項目日后的運行、保養、維修與改擴建。如何保證重點工程檔案的真實、準確與完整，是工程檔案工作者面臨的一項艱巨任務。

一、城市建設重點工程的主要特征及其檔案的特點

（一）城市建設重點工程的主要特征

（1）投資大，且多以國家投資為主。如市政道路橋梁工程、公用事業工程等。（2）工期長，工期要求準確，且工程意義重大。一項重點工程的建設周期，少則一年，多則幾年，且很多重點工程要求在某個具體的重大事件或重大節日前需完工。（3）參建單位多，涉及部門廣。以市政道路工程為例，僅地下管線就包含給水、排水、電力、通訊、燃氣、熱力、電視光纜等，地面工程包括路基、路面、綠化、亮化等專業工程。

（二）城市建設重點工程檔案的特點

城市建設重點工程檔案是一條重要信息鏈，貫穿工程項目的提出、調研、可行性研究、評估決策、勘測設計、施工、竣工、試運行等各個環節，是整個工程建設活動的真實反映，對工程建設具有很強的現實指導作用，是項目日后維護、管理等工作的重要依據。它具有以下幾個特點：（1）檔案數量多、載體多樣、保存價值高。（2）涉及工作面廣，來源廣泛。它的形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理等參建單位共同完成，而不是建設單位或施工單位單方面的工作，稍有疏忽，就影響檔案材料的完整性。（3）形成時間長。由于重點工程建設工期長，因此在建設過程中各種文件材料的形成積累、歸檔的時間也相應較長。（4）門類繁多，所涉及的學科和專業技術面廣。如涉及勘察、地質、水文、測繪、環保、氣象、地震、設計、建設施工、設備、管道安裝等不同專業。

二、當前城市建設重點工程檔案工作存在的主要問題

（一）檔案意識薄弱，管理制度不健全

當前，許多參加重點工程建設的單位檔案意識薄弱，對工程建設檔案工作缺乏應有的重視，在項目建設過程中存在“重建設、輕檔案”的思想，沒有認識到重點工程檔案是項目建設和管理的重要依據。特別是在施工階段，由于施工任務重，參建單位往往比較重視工程建設的進度、質量、資金等問題，而忽視了檔案工作，待到工程要竣工驗收時，才投入大量的人力、物力，突擊補充檔案資料，以應付竣工驗收。致使工程檔案的成套性、準確性、真實性得不到保障，影響日后工程檔案的利用。

（二）檔案質量存在較多缺陷

很多重點工程在建設期間都是臨時組成“工程建設指揮部”，缺乏經過培訓的專門的檔案資料員，普遍存在著材料歸檔不齊、內容缺項、漏項、簽章手續未到位、隱蔽工程驗收記錄不準確、整理不規范、復印件居多等現象，有的甚至把施工圖當作竣工圖，竣工圖編制更改不規范、不真實、不完整。這些現象直接導致重點工程檔案不能真實地反映現狀和不能發揮應有的依據及憑證作用，給日后的維護和利用帶來困難等問題。

三、加強城市建設重點工程檔案管理工作的措施

（一）提高認識，加強領導，完善工程檔案工作機制

組織參建單位領導和員工認真學習《檔案法》及有關重點建設項目的法律法規，不斷提高地方領導、參建單位領導及工作人員對重點工程檔案工作的思想認識，促進工程檔案系統、完整、準確、規范、及時歸檔。同時建設單位在工程建設過程中，要建立健全涉及建設、設計、施工、監理等部門的檔案網絡管理機制，明確一位項目主管領導主抓項目檔案工作，使整套工程檔案在建設全過程都處于受控狀態中，確保項目檔案的完整與齊全。

（二）加強業務指導與培訓，尋求工作質的突破

在工程建設過程中，檔案管理部門要根據項目的實際情況制定出操作性的規章制度，提出具體的檔案收集、整理、移交、驗收等工作要求，經常下工地進行檔案資料工作的檢查和指導，幫助一線檔案工作人員學習和理解有關標準和規范，掌握業務技能，提高業務水平，確保工程檔案規范、完整與及時歸檔。

（三）實施同步跟蹤管理，確保工程檔案完整準確

城市建設重點工程的主要特征決定了其檔案工作必須實行同步跟蹤管理，一是工程指揮部和各參建單位要建立健全工程檔案管理制度，建立檔案管理網絡，明確工作人員及工作職責；二是運用合同條款和檔案管理的有關規定來提高重點工程檔案的編制質量，將檔案的收集整理工作列入合同的有關條款，并將檔案工作質量與經濟掛鉤，確保竣工檔案的形成質量；三是檔案管理部門要深入施工現場進行跟蹤指導服務，隨時了解工程進度及現場施工文件材料的形成情況，要定期或不定期檢查，發現問題及時解決；四是工程管理或質量管理部門進行項目階段審查驗收時，要有檔案管理部門人員參加，同時檢查指導工程檔案工作，把工程檔案的質量視同工程質量的一部分；五是參建單位及時做好工程檔案的審理鑒定工作，完成一項、審理一項，不要等到整個工程全部竣工時“算總帳”。

總之，抓好城市建設重點工程檔案管理工作，不僅需要檔案管理部門認真做好監督指導工作，而且還需各相關建設單位密切配合，形成齊抓共管的良好環境。重視并做好城市建設重點工程檔案管理工作，一定能為城市建設發揮更好的社會效益與經濟效益。