會計電算化對傳統(tǒng)會計職能的影響

莫默　楊國有

摘 要：隨著電子計算機技術的快速發(fā)展，會計工作進入了電算化時代。會計電算化代替了傳統(tǒng)人工會計的部分工作，減輕了會計人員的工作負擔，同時也提高了計算的速度、準確度。隨著市場競爭日益激烈化，會計電算化必將以其獨特的優(yōu)勢促進會計信息工作質量的提高，為企業(yè)競爭力的提升起到更大的促進作用。

關鍵詞：會計電算化；會計職能；影響

隨著電子信息技術的發(fā)展，會計電算化應運而生，它反應了會計工作對電子科技的充分利用，同時也體現(xiàn)出社會生產和新技術對會計工作的深刻影響。會計電算化代替了傳統(tǒng)的手工會計工作，同時以超高的計算能力能夠對會計信息進行周密地分析。因此，會計電算化提高了會計工作的質量，極大地推動了會計工作水平的提高，對社會經濟的發(fā)展產生了深刻的影響。

一、會計電算化的含義與特點

1.會計電算化的含義

會計電算化是指以電子計算機為基礎的信息技術在會計工作的使用，即會計人員利用會計軟件代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工會計工作，如會計要素、財務收支等方面的核算。會計電算化減輕了會計人員的工作負擔，提高了會計工作的效率，促進了企業(yè)管理水平的提高。會計電算化是會計發(fā)展史上的重大革命，它不僅適應了會計發(fā)展的要求，而且反應了經濟和科技對會計工作的要求。

2.會計電算化的特點

第一，數(shù)據(jù)準確度較高。會計電算化軟件對數(shù)據(jù)的處理邏輯性強、準確度高，例如，在會計軟件制作會計憑證，制作完成后軟件會根據(jù)“有借必有貸、有貸必相等”的原則提示憑證沒有滿足這一條件，不會被保存，降低了失誤。第二，數(shù)據(jù)處理速度提升。計算機的數(shù)據(jù)處理能力較高，使得會計電算化中的數(shù)據(jù)處理效率高，保證了信息的及時性；同時，會計人員能夠利用查詢功能快速準確地查找到所需要的數(shù)據(jù)。第三，改變了數(shù)據(jù)存儲的方式。傳統(tǒng)的會計工作需要用手工將數(shù)據(jù)記錄在賬本中，而在會計電算化中，數(shù)據(jù)以文件形式得到保存，位置固定，并且刪除、修改都比較方便，也正是這一特點降低了會計信息的安全性和可靠性，一旦出現(xiàn)問題，線索追查十分困難。第四，內部控制規(guī)范化。傳統(tǒng)的會計工作模式利用對會計人員職能的分割和憑證、賬本、報表制度相互牽制實現(xiàn)內部控制，而在會計電算后，必須控制計算機的安全性和可靠性，確保數(shù)據(jù)的真實有效。第五，數(shù)據(jù)處理集中化。在會計電算化中，數(shù)據(jù)處理較為集中，且復雜程度較高。

二、會計電算化與傳統(tǒng)會計的差別

1.人員結構的不同

無論是會計電算化還是傳統(tǒng)的會計人員都離不開人力的支持，但兩者還存在一定的差異。傳統(tǒng)的會計工作均由專業(yè)的會計人員來完成，會計電算化中，不僅要求會計人員掌握必備的會計專業(yè)知識，同時也要求會計人員掌握相關的計算機知識，可見，會計電算化對會計人員的綜合素質提出了更高的要求。會計電算化利用先進的會計軟件對會計信息進行分析和處理，能夠為決策者提供合理的決策方案，提高了會計信息的利用率，實現(xiàn)了會計工作對企業(yè)經濟活動的有效參與，提高了對企業(yè)的貢獻率。

2.賬務處理程序的差別

賬務處理程序也稱會計核算組織程序，是指對會計數(shù)據(jù)的記錄、歸類、匯總等。傳統(tǒng)的手工賬務處理程序中，對重復抄襲、計算數(shù)據(jù)，加大了工作量，同時也使處理環(huán)節(jié)中的差錯增多，不利于會計職能執(zhí)行。一般的賬務處理程序分為記賬憑證賬務處理程序、匯總記賬憑證財務處理程序、科目匯總表賬務處理程序和日記總賬賬務處理程序，它們強調會計工作的銜接性，同時，它們以賬簿為中心，要求會計人員對其中的錯誤進行糾正，但就目前的情況來看，會計人員不僅沒有參與到糾錯中，反而主動參與到舞弊，是賬務處理程序失去了防治造假的意義。

3.內部控制制度的差別

（1）內容的差別

會計電算化后的內部控制難度較大，同時也增加了新的控制措施，例如保護計算機信息的安全、會計軟件的操作、系統(tǒng)維護人員的職責等。另外，會計電算化系統(tǒng)的使用，使企業(yè)必須裁撤多余的會計人員，會計人員的數(shù)量大為減少，同時也使會計人員身上的職能和責任得以集中，對其檢查和審核工作也相對簡單，不利于會計信息質量的提高，增加了會計工作風險。而這些都需要引起監(jiān)督人員的重視，是重點監(jiān)督、控制的對象。

（2）側重點的差別

會計電算化后，內部控制的重點也將發(fā)生改變。會計電算后，計算機系統(tǒng)將會代替大部分會計工作，因此，對會計信息的輸出、計算機系統(tǒng)、人機交互等方面進行控制。例如，對會計軟件的使用要進行加密處理，密碼也只有少數(shù)人指導，這樣就會避免職責不明、權限劃分不清等問題，能夠提高問題處理的效率和數(shù)據(jù)的安全性。

（3）方式差別

傳統(tǒng)的會計要保證會計憑證的可靠，必須從內容、單價等方面審核，從明細賬、總賬等進行驗證，同時還要通過賬證相符、賬實相符等方面保證會計數(shù)據(jù)的準確度。而在會計電算化中，大部分工作都依靠計算機自動處理，如計算、分類、匯總等，使一次數(shù)據(jù)多次使用，減輕了人工工作的負擔，提高了會計信息的使用率。

三、會計電算化對傳統(tǒng)會計的影響分析

1.對會計記賬規(guī)則的影響

會計記賬有一定的規(guī)則，即利用特定的符號、原理、程序等進行登記，反應了單位經濟業(yè)務的變化。傳統(tǒng)的手工記賬規(guī)則要求總賬使用訂本式的賬冊、明細賬使用活頁式的賬冊，用獨立的、完整的數(shù)據(jù)集合實現(xiàn)賬與賬之間的牽制和核對。對于其中的錯誤的地方，要使用劃線法和紅字法標注或更正，空頁要用紅線劃銷。而在電算化的會計工作中，憑證或賬本存儲在固定的文件夾中，需要紙質時可以打印出來，裝訂成活頁式的。如果要查看的賬目過多，一般通過U盤、磁盤或光盤導出。在核賬過程中，電算化的會計代替了人工核對，速度快、準確率高；對于經濟活動的監(jiān)督和控制，一般由建立多個輔助賬來實現(xiàn)。對于記錄錯誤的、已經通過審核的不能直接更改，如果要修改必須使用“更正憑證”，這樣能夠留下修改的痕跡，方便審查和監(jiān)督。

2.對會計核算原則的影響

會計核算原則規(guī)定了會計核算工作的流程，是會計工作的重要依據(jù)。會計電算化后，會計信息多樣化、高效化，能夠提高會計信息的真實性、有效性。同時，會計信息也會朝著多樣化的方向發(fā)展，更加科學、形象地反應出了企業(yè)的發(fā)展信息，對企業(yè)未來的發(fā)展有重要的指導意義，能夠促使管理者積極采取措施降低陳本，從而提高了企業(yè)的經濟效益。對會計人員來講，清楚企業(yè)的實際成本，包括各項物資、財產等獲得的實際陳本，即使在市場波動時也不能夠隨意變動賬面價格。

（1）對實際成本原則的影響

實際成本原則也稱歷史成本原則，是指對企業(yè)所發(fā)生的經濟活動進行計量時，需要以經濟業(yè)務事項實際發(fā)生時取得成本或實際成本作為登記入賬的依據(jù)，即使物價有變動也不能調整賬面價值。實際成本原則是會計核算程序中的重要組成部分，它反映了特定時間段內的市場價格，有原始憑證作為依據(jù)，具有時效性、可驗證性，與實際成本對比后能夠較為科學地反應出企業(yè)的實際經營效益。此外，實際成本原則沒有規(guī)定必須調整賬目，使得會計記錄較為穩(wěn)定，提高了會計信息的真實性，因此，實際成本原則在企業(yè)會計中的應用較為廣泛。但隨著市場競爭的加劇，企業(yè)的競爭力更多地以無形的形式表現(xiàn)出來，且市場價值大變化范圍較大，實際成本所提供的信息相對較少，且有一定的滯后性。

（2）對權責發(fā)生制的影響

權責發(fā)生制又稱應付制原則，是以應收應付作為確定本期收入和費用的標準，而不聞貨幣資金是否在本期收到或付出，即一切要素的時間確認要以權利的形成或義務的已經發(fā)生作為標準。權責發(fā)生制對已經發(fā)生的各期經營結果較為實用，但對于新發(fā)生的則缺乏實用性，它不能反映出企業(yè)的現(xiàn)金流量信息，同時貨幣有一定的時間價值或風險價值，這也使得權責發(fā)生制無法對其作出恰當?shù)奶幚怼?/p>

3.對內部控制的影響

傳統(tǒng)會計發(fā)展到電算化會計不僅僅是數(shù)據(jù)處理方法的變化，同時也是企業(yè)內部控制方式的變革。傳統(tǒng)的手工會計主要是人與人、人與賬本之間的交流，因此，相對應的內部控制也是針對兩者的關系而實施的，例如授權人、使用人的分離。計算機的使用豐富了會計工作的內容，使得手工式的會計核算失去了原有的作用，內部控制也發(fā)生了相應的變化。同時，會計電算化的運行較為復雜，內部控制的復雜性也隨之提升，因此，需要重新建立內部控制制度，保證會計信息的安全性和完整性，例如，有組織控制、輸入控制、輸出控制、加密控制等。

4.對企業(yè)會計工作管理的影響

會計信息管理是企業(yè)管理的核心，科學處理會計信息是企業(yè)管理者制定企業(yè)決策的依據(jù)，健全完善的會計信息處理系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展的前提。傳統(tǒng)的會計工作只是簡單地對會計信息進行核算，而缺乏對會計信息的系統(tǒng)化的分析和處理，不能為企業(yè)管理者提供決策信息，對企業(yè)發(fā)展的影響較小。會計電算化的發(fā)展簡化了會計核算方法，提高了核算效率，避免了單調地數(shù)字統(tǒng)計，把更多的時間和精力投入到了數(shù)據(jù)的分析中，同時，隨著會計軟件的不斷完善，使會計工作向管理方向發(fā)展，有效地利用了會計信息，提高了其價值，使企業(yè)能夠準確把握企業(yè)的發(fā)展階段，使企業(yè)管理者的決策更加符合市場和自身的實際，促進了企業(yè)的健康發(fā)展。

5.對外部監(jiān)督的影響

外部監(jiān)督是指司法部門、政府審計部門、財稅部門等外部機構對企業(yè)會計工作的監(jiān)督。在會計電算化的影響，外部監(jiān)督的方式也發(fā)生了深刻的變化，例如，改變了傳統(tǒng)的人與人的對接、改變了對紙質信息的審核等，更重要的是對審核人員的綜合素質提出了更高的要求。

四、會計電算化的發(fā)展對策

首先，要提高認識，轉變觀念。會計電算化作用的發(fā)揮在很大程度上取決于企業(yè)管理者的認識。會計電算化企業(yè)會計的發(fā)展方向，企業(yè)管理者要從內部環(huán)境和外部環(huán)境出發(fā)，認識到其在企業(yè)發(fā)展中的作用。會計電算化代替了傳統(tǒng)的手工記賬，科學有效地整理了企業(yè)發(fā)展所需的會計信息，能夠使企業(yè)管理者掌握企業(yè)過去、現(xiàn)在和未來。因此，企業(yè)管理者要轉變觀念，認識到會計電算化對企業(yè)發(fā)展的作用，建立健全相應的制度，提高電算化工作的規(guī)范性。同時，還要提高財務人員的認識，引導他們學習電算化知識、掌握電算化方法、樹立電算化觀念、遵守電算化規(guī)則等，確保會計信息的有效性、暢通性、適用性。

其次，將會計電算化納入企業(yè)信息管理系統(tǒng)。目前，隨著技術的提高和企業(yè)發(fā)展的需要，會計軟件的任務由簡單的核算發(fā)展成了復雜的管理，對于企業(yè)來說既是機遇也是挑戰(zhàn)。要想最大程度地發(fā)揮會計電算化的作用需要充分挖掘會計軟件的管理型功能，此外，要積極探索“人機結合”的途徑，將“人算”和“機算”結合起來，充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，提高財會工作的效率和質量。

第三，努力培養(yǎng)高素質的電算化人才。一方面，要提高電算化員工的認識，要組織他們學習《會計電算化管理辦法》，讓他們認識到電算化是會計工作現(xiàn)代化的重要步驟、國家對會計電算化的相關要求等，以充分適應會計電算化的環(huán)境，另一方面，會計電算化不僅影響了企業(yè)的核算工作，同時也影響了會計人員的結構和綜合素質，因此，為了適應新的工作環(huán)境，會計人員要積極學習電算化的理論知識，根據(jù)電算化的要求轉變工作職能，這必將推動企業(yè)會計電算化的普及，促進企業(yè)經濟效益的提高。

第四，建立健全內部控制制度。會計電算化實現(xiàn)了會計信息的共享，提高了各部門的聯(lián)系程度，因此，必須建立健全內部控制制度，提高信息的準確性和安全性。雖然計算機的出錯率幾乎為零，但由人工操作導致的差錯或舞弊卻屢見不鮮。因此，要建立健全嚴格的內部控制制度，保證會計信息的安全有效。要命令禁止非指定操作人員對計算機的使用和對會計人員進行操作，防止對重要數(shù)據(jù)的修改、盜取或刪除；要規(guī)定會計人員的權限，操作人員要牢記自己的密碼，禁止外泄；要建立專門的監(jiān)督機構，對計算機的使用嚴格監(jiān)督，隨時記錄計算機和軟件的使用時間、人員和對計算機的操作等；使用報警軟件，對多次違規(guī)操作的，能夠及時鎖定軟件，發(fā)出警報。

五、未來會計電算化的發(fā)展趨勢

隨著市場經濟的發(fā)展，企業(yè)的內外部環(huán)境都發(fā)生了一定的變化，會計電算化將在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用。一方面，會計電算化的應用范圍將更加廣泛。我國已經入計算機時代，在企業(yè)會計工作中計算機也得到了深入的應用，另外，會計軟件也再不斷地升級，其功能也將不斷地完善，在未來的企業(yè)會計工作中，會計電算化將會逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工會計工作，應用范圍將更加廣泛。另一方面，在會計電算化的影響下，企業(yè)管理信息系統(tǒng)將更加完善。目前，會計電算化雖然有一定的發(fā)展，但與發(fā)達國家的電算化水平相比，還存在著很大的差距，在今后的成本管理和財務會計管理兩大工作中，隨著會計電算化水平的提高，將會為企業(yè)管理提供更多的、更細的管理信息，將有效地提高企業(yè)管理水平，促進企業(yè)市場競爭力的提高。第三，會計電算化將朝著智能化、網絡化和信息化的方向發(fā)展。目前，很多企業(yè)的會計電算化都處于單機處理階段，與外界聯(lián)系較少。隨著信息技術的發(fā)展，單機處理已逐漸落后于時代發(fā)展。因此，在網絡技術高速發(fā)展的今天，企業(yè)應該多使用網絡，與其他企業(yè)多交流信息，了解最新的會計發(fā)展方向和國內外先進的會計管理經驗，從而促進了會計工作的網絡化、智能化和信息化。

六、結論

會計電算化的發(fā)展對傳統(tǒng)會計職能產生了深刻的影響，不僅改變了傳統(tǒng)會計人員的思想認識，同時也推動了會計工作的現(xiàn)代化，是未來企業(yè)發(fā)展的方向，對企業(yè)的管理水平和經濟效益的提高有著巨大的推動作用。會計電算化實現(xiàn)了“人機”結合，極大地減輕了會計人員的工作負擔，使得他們有更多的時間和精力投入到對會計信息的分析中來，能夠為企業(yè)管理者提供更加科學的會計信息。因此，在會計電算化的進程中，要積極發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，使會計電算化的作用得到充分的發(fā)揮，為企業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻。

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作者簡介：莫默（1993.04- ），性別：男，民族：漢，籍貫：安徽省巢湖市，渤海大學管理學院會計系，會計學專業(yè)，本科生；楊國有（1970- ），男，滿族，遼寧北鎮(zhèn)市，渤海大學管理學院，副教授，本科學歷，研究方向：會計信息化