關于促進高校檔案管理工作的措施研究

河北旅游職業學院 閆桂蓮

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關于促進高校檔案管理工作的措施研究

河北旅游職業學院 閆桂蓮

摘要：檔案是高校教學實踐活動的真實記錄，是高校發展的歷史見證，是高校的寶貴財富，在高校中發揮越來越重要的作用。本文結合工作實際，就怎樣促進高校檔案管理工作更好地發展提出幾點看法，希望能為高校檔案管理工作者提供一些有益的借鑒。

關鍵詞：高校 檔案管理 工作措施

一、建立完善的高校檔案管理網絡

檔案資料是高校的重要資源，反映高校發展歷程，以不同形式真實而客觀地記載學校教學及管理過程的每個環節，是教職員工及學生勞動智慧和經驗的結晶，是認識和把握高校發展客觀規律的重要依據，是學校的寶貴資源。檔案管理工作涉及部門和范圍廣泛，必須引起廣大教職工重視，只有在思想上統一認識，才能增強檔案意識，共同做好檔案工作。高校要加強對檔案工作的集中管理，從組織上保證檔案工作順利開展，實現高校檔案齊全、完整與規范。遵循“統一領導、統一制度、分級管理”原則，成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作。高校副校長分管檔案工作，成立檔案室，設立專職檔案管理員，在各院系、圖書館、財務部門、教務處等相關業務部門設置兼職或專職檔案員形成全校檔案管理網絡，將檔案管理工作滲透高校的每個單位和各個環節。明確個人職能與職責，明確分工，使檔案管理工作系統化、規范化、標準化。全方位收集相關檔案信息，提供有記錄價值的檔案信息，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘高校檔案資源，使檔案內容豐富充實起來。

二、強化高校檔案管理信息化

信息化建設是高校檔案管理工作的客觀要求，是高校檔案工作服務創新和管理創新的重要標志。推進高校檔案館數字化、網絡化和檢索自動化建設是高校檔案管理工作發展的重要方向，是檔案管理工作取得重要進展的突破口。高校檔案管理工作繁雜，勞動強度大，重復勞動多。將信息技術與高校檔案管理有機結合可以讓高校檔案管理工作走上良性發展軌道。利用現代信息科技提高高校檔案管理工作效率，使高校檔案管理工作從落后的手工操作走向現代化管理。高校要強化資金投入，完善檔案管理的硬件設施，將數字光纖技術、芯片技術、網絡與監控技術等用于高校檔案信息存儲、歸檔、保管、開發及利用等環節，提高檔案信息的存儲能力、傳播速度，實現高校檔案管理效果最優化，充分發揮檔案信息的社會經濟效益。檔案管理工作要從單機管理發展到網絡管理，從案卷、文件目錄管理發展到全文信息化管理，從單一的檔案管理發展到“文檔一體化”管理，努力實現“無紙檔案”與“紙質檔案”相結合，進一步提升信息化建設步伐。

三、完善檔案管理規章制度

沒有嚴格的規章制度就難以保證高校檔案管理工作順利進行。高校檔案管理人員要以《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》為指導，依據《高等學校檔案管理辦法》有關要求，根據學校特點制定適合的檔案管理辦法和實施細則，這是做好學校檔案工作的基礎和保證。抓好檔案管理制度建設，實現高校檔案工作規范化，從高校檔案管理工作的實際出發制定一系列檔案管理細則，建立健全檔案收集、立卷歸檔、儲藏保管、開發利用、保密、庫房管理等多項制度，確保高校各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規范化、制度化，根據形勢發展的需要不斷健全和完善。制定高校檔案管理工作規章制度和相應的配套考核制度，把檔案工作任務分解落實到人，明確相關人員的崗位職責。

四、加強檔案管理隊伍建設

提高檔案管理人員素質是推動高校檔案事業發展的關鍵。檔案管理人員業務素質水平直接影響檔案工作質量，檔案管理人員必須具備更高的素質。在高校檔案管理隊伍中普及現代化檔案管理知識，改善現有知識結構，新思想、新知識、新技術的培養要進一步加強。通過多種形式提高檔案管理工作者綜合素質。健全檔案管理工作隊伍，設立專兼職相結合的檔案管理工作組。培養具有文化專業知識、專業技術、技能的檔案管理人才，確保檔案管理工作的持續與穩定。不斷加強檔案管理人員的業務培訓，按照“提高素質、精通業務、規范管理、優質服務”的要求分階段、有步驟、有計劃、分層次地對檔案管理者進行培訓。檔案管理者要努力學習，開闊眼界，拓寬視野，了解工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術指導和改進檔案管理工作。要有高度的政治責任感、較高的政策水平、嚴格的保密意識。

五、充分利用檔案信息資源

高校檔案是高校教職工勞動智慧的結晶，做好檔案資料收集、整理、歸檔、貯存、積累是為高校發展服務。高校檔案部門要突出服務這條主線，積極進行檔案工作的探索。檔案管理人員要主動了解用戶對各類檔案信息的需求，及時了解學校在不同時期的教學、科研情況，積極主動地深入各教學和行政部門，走訪相關領導與工作人員，有意識、有目的地觀察和了解學校各項工作的長遠規劃和近期目標。對學校工作安排心中有數，了解學校教學、科研、基建等工作環節和活動過程的規律和特點。認真分析這些工作對檔案的需求，根據本校檔案利用情況分析其利用規律，積極主動地為學校各項工作提供檔案服務。

檔案管理人員要有超前的服務意識，變被動服務為主動服務，主動、及時、多元化地為學校各部門提供檔案服務，對一些難查的資料通過點滴線索擴大檢索范圍，促進工作效率的提高。充分應用現代信息技術，廣泛利用互聯網、光盤數據庫、聯機檢索等現代信息技術手段，既充分利用館藏檔案文獻資料，又營造現代化的信息傳播與交流環境，不斷拓寬信息服務和交流渠道。要采取多種形式，豐富服務形式，改進服務手段，努力提供優質、高效服務，主動把檔案工作重點與高校中心工作結合起來，讓“死”檔案變成“活”材料，為高校教學與科研服務。

參考文獻：

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［2］楊公之.檔案信息化建設務實［M］.北京：中國檔案出版社，2013

［3］錢 云，陳曉春，陳 明.關于檔案管理現代化的思考［J］.浙江檔案，2012

文章編號：ISSN2095-6711/Z01-2016-04-0088