淺析電算化會計下的內(nèi)部控制

殷敏 西安外事學院商學院

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淺析電算化會計下的內(nèi)部控制

殷敏 西安外事學院商學院

摘 要：內(nèi)部控制制度作為企業(yè)實現(xiàn)其經(jīng)營管理目標完成受托責任的一種手段，本文基于會計電算化環(huán)境下淺析內(nèi)部控制的特點及變化，并構(gòu)建信息化下內(nèi)部控制實施的模式。

關(guān)鍵詞：會計電算化 內(nèi)部控制 信息化

一、會計電算化下內(nèi)部控制的特點

（一）控制對象發(fā)生改變

電算化條件下，內(nèi)部控制的控制對象由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ撕蜋C的控制。在一項交易發(fā)生時，有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務人員直接輸入計算機， 并由計算機自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分取消，原來在核算過程中所需要履行的程序，有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成。

（二）會計人員的分工與職能的分割發(fā)生很大變化

為適應新時期企業(yè)管理層、決策層的需要，財務人員的職能逐漸細分為會計核算和財務管理兩大部分，一部分財務人員進行會計核算工作，為財務管理人員提供基礎會計信息；另外一部分財務人員則進行財務管理工作，在會計核算人員核算的基礎上進行財務數(shù)據(jù)的匯總、分析、計算，為企業(yè)管理層、決策層提供財務信息。但這兩部分又相互聯(lián)系、相互配合，缺一不可。

（三）計算機的使用使會計檔案的保管形式發(fā)生改變改變

妥善保管存有會計信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)，存放地點應防高溫、防漏、防塵、遠離強磁場，并定期進行檢查和復制，堅持雙重備份制度，防止會計檔案丟失。為了確保數(shù)據(jù)和信息安全、完整，便于調(diào)用、更新和檢查，應當對存儲數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤做好標識，妥善存檔，有關(guān)文件的修改、更新等操作都應附有書面授權(quán)證明，并登記整個操作過程，同時系統(tǒng)應具有自動記錄能力，以便查詢或跟蹤檢查。

二、構(gòu)建會計電算化下內(nèi)部控制模式

（一）電算化會計系統(tǒng)的一般控制

管理制度操作管理制度是針對每一個上機操作會計軟件的人員而制訂的，主要用來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。除了軟件對操作方面作了一定的設計以外，制訂并嚴格操作管理制度，將會有效地保證會計軟件的安全運行；同時，也有利于內(nèi)部牽制制度的執(zhí)行。操作管理制度從內(nèi)容上來看，一般包括以下幾項：操作人員的工作職責和工作權(quán)限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能，但其用戶管理的設置是由人工進行的，這就需要從制度上對操作人員的工作職責和工作權(quán)限加以規(guī)定，用來在用戶管理的設置和具體的操作中執(zhí)行。預防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計算等。預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計算機的憑證需由審核人員核對并簽章后方可登記機內(nèi)賬簿等。建立必要的上機操作記錄制度。如規(guī)定用操作日記的形式記錄每天的上機操作內(nèi)容等建立計算機硬件和軟件管理制度，對于擁有計算機的單位，無論是用于會計核算，還是用來其他工作，一般都要求制定硬、軟件管理制度。通常，硬件和軟件管理制度包括以下一些內(nèi)容：保證機房設備安全的措施。如機房防火規(guī)定等。保證計算機正常運行措施。如機房防潮、防磁及恒溫等方面的規(guī)定等。會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施。如數(shù)據(jù)備份、不準在計算機上玩電腦游戲等規(guī)定。修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度。如規(guī)定會計核算軟件的修改需報經(jīng)單位總會計師批準等。

（二）電算化會計系統(tǒng)的應用控制會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求

會計核算軟件應當具備以下初始化功能：輸入會計核算所必需的期初數(shù)字及有關(guān)資料，包括總分類會計科目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數(shù)、累計發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標等；輸入需要在本期進行對賬的未達賬項；選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內(nèi)應當有相應的記錄；定義自動轉(zhuǎn)賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等；輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等；提供必要的方法對輸入的初始數(shù)據(jù)進行正確性校驗。

會計數(shù)據(jù)處理是對數(shù)據(jù)處理的準確性和可靠性的控制。計算機處理數(shù)據(jù)，只要操作正確，一般不會錯，但也避免不了由于程序邏輯錯誤、處理非法數(shù)據(jù)、重復輸入等情況造成數(shù)據(jù)處理錯誤，加之在電算化會計信息系統(tǒng)的處理過程中許多數(shù)據(jù)和資料可以整批處理。

會計信息輸出的方式有顯示輸出、打印輸出、磁盤輸出、網(wǎng)絡輸出，通過這幾種輸出方式可以滿足用戶對各種會計信息的需要，但是不管以何種方式輸出會計信息都必須經(jīng)過嚴格的控制。

企業(yè)應該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準確、安全、可靠，以防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生。如將大量的經(jīng)濟業(yè)務劃分成小批量傳輸，數(shù)據(jù)傳輸時應順序編碼，傳輸時要有發(fā)送和接收的標識，收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時要有肯定確認的信息反饋，每批數(shù)據(jù)傳輸時要有時間、日期記號等等。

三、結(jié)論

隨著電子計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展和應用，會計電算化會更加廣泛應用于內(nèi)部控制中，這不僅會使會計工作工具發(fā)生改變，而且還會引起會計工作程序和會計工作方法的變革，這些變革無疑給企業(yè)帶來了巨大的效益，但同時也給企業(yè)帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，因此構(gòu)建會計電算化系統(tǒng)條件下的內(nèi)部控制制度模式對我們來說就顯得尤為重要，只有不斷地去完善它企業(yè)才能夠安全、有序的運行下去。

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作者簡介：殷敏（1981-），女，陜西漢中人，西安外事學院商學院教師，講師，研究方向：會計。