新建本科院校二級學院教學秘書職業(yè)發(fā)展問題及對策分析

石麗

摘要：目前部分新建本科院校二級學院教學秘書隊伍建設不夠完善，針對教學秘書職業(yè)發(fā)展過程中存在業(yè)務水平不高、創(chuàng)新能力不強、職業(yè)倦怠且隊伍不穩(wěn)定等問題，提出了進一步明確崗位職責、強化敬業(yè)精神，進一步完善信息平臺、提高工作效率，進一步加強進修學習、提升業(yè)務水平，進一步完善評價體系、打造專業(yè)化隊伍等相應對策。通過這些措施的實施，有利于逐步提升教學秘書的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務能力，充分調(diào)動教學秘書的工作積極性，消除職業(yè)倦怠，實現(xiàn)教學秘書隊伍專業(yè)化，從而促進各二級學院本科教學管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的提升。

關鍵詞：本科；二級學院；教學秘書；職業(yè)發(fā)展

中圖分類號：G712 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）12-0028-02

目前新建地方本科院校增加迅速，但存在建校或升級時間不長、學校知名度不高、教學資源緊張、本科教學管理經(jīng)驗不足等問題。為了解決這些問題，學校往往把主要精力放在專任教師隊伍建設、教學基礎資源建設、學校知名度提升等方面，對教學管理隊伍建設不夠重視。二級學院教學秘書是高校教學管理隊伍中至關重要的一個崗位，主要起到日常教學事務管理、教學秩序監(jiān)控和師生關系協(xié)調(diào)等作用。但是，在目前新建本科院校二級學院中，教學秘書日常事務工作繁重、學歷職稱較低、缺乏一定的上升空間，在職業(yè)發(fā)展上受限，往往容易引起職業(yè)倦怠，進而對教學秘書本人和學院教學管理帶來一定消極影響[1，2]。因此，梳理出二級學院教學秘書職業(yè)發(fā)展過程中存在的問題和困惑，提出針對性的解決方法和措施，提高教學秘書的敬業(yè)精神和業(yè)務水平，進一步提升學院的教學管理水平是非常必要的。

一、職業(yè)發(fā)展過程中存在的問題

1.工作任務繁雜，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。二級學院教學秘書主要從事學院的教學管理工作，具體負責理論和實踐教學計劃運行管理、教學質(zhì)量監(jiān)控和教學資源管理等。由于各學院一般根據(jù)學生數(shù)量配置教學秘書，每個學院1～3人不等，其中專職一般只有1人，其他為教師或輔導員兼職，總體處于缺編狀態(tài)[3]。并且由于涉及事務繁雜，教學秘書大部分時間都要在辦公室直接處理來自學校教務處、學院各系和實驗中心、學生辦公室、教師和學生本人的具體事務，工作任務非常繁重。但是，如果學院教學秘書在一些管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)小的失誤，如考試安排、課程調(diào)整等方面，就將引起教學秩序混亂，從而造成教學事故。因此，教學秘書心理壓力很大，工作時處處、時時小心，唯恐出現(xiàn)工作失誤。在這種巨大的工作量和心理壓力下，又經(jīng)常處于和教師學生面對面打交道的情況，教學秘書一般都會產(chǎn)生諸如焦慮、強迫、倦怠等心理隱患，引起職業(yè)倦怠問題。

2.學歷職稱層次低，業(yè)務水平不高。二級學院教學秘書崗位一般由學歷、職稱比較低的人員擔任，有的學校專職教學秘書幾乎全部為初級職稱，而且承擔教學秘書工作超過3年的非常少[3]。有的學院教學秘書很多還是專科學歷，只有少部分年輕秘書是本科學歷[4]。實際上，大部分新建本科院校由于從原來的專科教育過渡過來，師資隊伍建設跟不上，學校專兼職教學秘書一般都是初級職稱，中高級職稱的很少，而且中高級職稱教師也很少有人愿意擔任該項工作。而且有些新進人員馬上就被安排到教學秘書工作崗位，沒有任何工作經(jīng)驗尤其是本科教學管理經(jīng)驗。這就造成大部分教學秘書整體素質(zhì)不高、解決問題能力不強，整體制約本科教學管理水平的提高。同時，由于基層教學管理人員的地位較低，且不被重視，所以針對教學秘書層面的培訓、進修機會就比較少。而且，由于教學秘書事務性工作多，即使有一些培訓、進修機會也往往不能抽出時間去學習，這就導致教學秘書的業(yè)務能力提升很慢、適應本科教學管理的能力偏弱。

3.缺乏上升空間，隊伍不夠穩(wěn)定。雖然教學秘書的工作比較繁雜，但是工作成績大多都是隱形的，難以量化。由于教學秘書學歷、職稱較低，難以主持或參與重要的教學改革或科研項目，難以形成成果，直接造成教學秘書在職稱評審、職務晉升等方面存在困難，進而影響到工資待遇。這些都將造成教學秘書看不到以后的上升空間和發(fā)展方向，工作積極性和主動性不高。在這種情況下，教學秘書尤其是兼職秘書更換頻繁。有的學校大部分學院都有兩年或三年更換一次教學秘書的情況，有的學院兩年內(nèi)更換了5名教學秘書[4]。加上部分領導和教師對教學秘書崗位重要性認識不夠，所以引進人才家屬、新進碩士教師、實驗員、輔導員等低學歷低職稱新進人員成了教學秘書隊伍的補充。但是這些人員大多都干不多久就想辦法調(diào)動到其他部門，或者不在教務本職工作上下功夫，而一天到晚忙于上課、代課，努力想轉(zhuǎn)為專職教師或輔導員，盡早脫離教務秘書崗位。這些因素都使教學秘書隊伍不穩(wěn)定，帶來很大負面影響。

二、相應對策分析

1.進一步明確崗位職責，強化敬業(yè)精神。教學秘書工作任務繁雜，細致明確的崗位職責是解決問題的主要途徑。目前二級學院教學秘書向上對接學校教務處的職能科室，向下對接系中心教師和學生，工作涉及到教學管理的多個方面。如果崗位職責不夠明確，教學秘書所做的工作必然和教務辦主任、系主任乃至專任教師之間有交叉。因此，需要進一步明確學院教學秘書的崗位職責，在協(xié)作中劃分工作界限，則有利于教學秘書工作的開展，同時可以提升他們的責任感。另一方面，學校和學院各級領導應更加重視教學秘書的管理工作，加強二級學院教學秘書的職業(yè)道德、責任心和敬業(yè)精神培養(yǎng)。完善教學秘書管理制度、加強教學秘書思想教育、進行工作匯報和交流等多種措施，使他們不斷調(diào)整積極的心態(tài)、改進工作方法，提升自我服務意識和敬業(yè)精神，從而有效避免職業(yè)倦怠。

2.進一步完善信息平臺，提高工作效率。為了把教學秘書從繁雜的日常事務管理中解脫出來，學校有必要更加充分地利用互聯(lián)網(wǎng)技術和移動信息平臺，使管理者、教師和學生都能從目前的信息化發(fā)展中受益。隨著智能手機的普及，急需在目前的網(wǎng)絡教學管理系統(tǒng)基礎上，進一步開發(fā)出穩(wěn)定、科學和好用的APP軟件，使管理者、教師和學生不但能夠在計算機上自主完成而且能夠在手機終端上完成常規(guī)教學事務。同時進一步完善并利用信息化教學平臺，如推行全部課程網(wǎng)絡輔助教學平臺、推行校園教務信息查詢打印機等。當教師和學生能夠多渠道獲得教學信息并能方便快捷地完成相關任務，比如學生能在計算機、手機或校園查詢機上快速查詢教學基本信息，完成選課、交作業(yè)和打印成績單等任務時，他們到各二級學院直接找教學秘書的可能性就小了，對于教師同樣如此。通過進一步完善教學信息化管理平臺，可以大大減輕二級學院教學秘書的負擔，提高教學秘書的工作效率，使之能夠把更多的精力投入到教學建設和工作改進中。

3.進一步加強進修學習，提升業(yè)務水平。一旦教學秘書從繁雜的日常事務中解脫出來，就可以進一步加強他們的進修學習。一是完善并固化二級學院教學秘書培訓制度。學校和學院層面每學期為教學秘書提供1～2次外出培訓或校際交流的機會，2～3次校內(nèi)培訓或院級交流的機會，鼓勵他們參加專題培訓，通過業(yè)務培訓或者業(yè)務交流，可以開拓視野和工作思路，緩解心理壓力，從而進一步提升教學秘書的教學管理能力。二是完善二級學院教學秘書學歷提升制度。學校和學院層面均要鼓勵并支持工作優(yōu)秀的教學秘書在職攻讀與其職業(yè)發(fā)展相關的教育學、心理學和管理學等相關專業(yè)的高一級學位，在他們在職攻讀學位期間給予適當照顧，使他們在攻讀學位的過程中不斷提升自己的職業(yè)技能和業(yè)務水平，從而為各二級學院的教學管理工作貢獻力量。三是加強二級學院教學秘書教學研究工作支持力度。可以結(jié)合各二級學院工作實際，適當為教學秘書提供一定的專項課題，使他們在學院教學管理和教學改革方面開展研究，或者有意讓他們在學院質(zhì)量工程項目或教研教改課題中參與適當工作，通過參與這些課題促進教學自身教學研究和管理水平的提升。在項目研究過程中，鼓勵教學秘書結(jié)合自身工作實踐總結(jié)成果，使他們在提升業(yè)務能力的同時樹立榮譽感和自信心，促使他們把教學管理工作提高到新的水平。

4.進一步完善評價體系，打造專業(yè)化隊伍。為了進一步提升二級學院教學秘書的業(yè)務能力和工作主動性，需要多措并舉打造一支專業(yè)化的教學秘書隊伍，并保持隊伍的可持續(xù)發(fā)展和穩(wěn)定性。一方面要完善科學的教學秘書綜合評價體系，建立系統(tǒng)的評價指標對其進行定量和定性相結(jié)合的方式進行考核，同時配套相應獎懲制度，促進工作順利開展。另一方面要盡可能地提高二級學院教學秘書的相關待遇，在學院績效工資分配方面向教學秘書崗位傾斜，同時實行崗位津補貼、專項獎勵等措施，充分調(diào)動工作積極性。同時要將教學秘書的考評結(jié)果和職務職稱晉升直接掛鉤。對連續(xù)2～3年考評優(yōu)秀的教學秘書，即使他們處于較低的職務或職稱，也應結(jié)合其工作年限兌現(xiàn)相應職務或職稱的待遇，實現(xiàn)低職高聘。當然，對于考評結(jié)果差的人員，要對應降低其待遇并針對性培訓，努力提升其業(yè)務能力。只有這樣，才能真正建設好一支高水平的、愿意干、能干好的教學秘書隊伍。

通過梳理二級學院教學秘書職業(yè)發(fā)展中存在一定問題并實施相關針對性措施，可以逐步提升二級學院教學秘書的職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務能力和工作效率，進一步促進教學秘書從“身份管理”到“崗位管理”的轉(zhuǎn)變，真正調(diào)動教學秘書的工作積極性，消除職業(yè)倦怠，實現(xiàn)教學秘書隊伍專業(yè)化，從而保障各二級學院教學管理工作的順利進行，進一步促進學院本科教學管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的提升。

參考文獻：

[1]王曉艷.高校教學秘書職業(yè)倦怠的成因及干預對策[J].才智，2015，（16）：132.

[2]趙蓉蓉.教學秘書職業(yè)倦怠感問題的思考[J].吉林省教育學院學報，2015，31（3）：30-32.

[3]王娟.新建本科高校教學秘書隊伍建設現(xiàn)狀的調(diào)查研究——以陜西學前師范學院為例[J].價值工程，2015，（6）：326-327.

[4]孫晶言.對地方高校教學秘書隊伍現(xiàn)狀的調(diào)查與分析——以某大學二級學院教學秘書為例[J].人力資源管理，2015，（6）：355-356.