對企業檔案管理基礎性問題的探討

摘 要：企業檔案管理需要解決的問題有很多。要想解決問題，必須先認識問題，要想認識問題，必須先認識主要問題以及問題的主要方面。本文從檔案意識、歸檔內容、管理架構、人員素質四個方面，剖析一下存在于企業檔案管理工作中的基礎性問題，希望通過對問題的分析，求得對問題的解決。

關鍵詞：企業檔案；檔案管理；基礎問題；探討

本人在企業檔案部門工作多年，根據我的工作經歷、經驗以及觀察所見，我認為企業檔案管理工作中存在的基礎性問題包括：

一、企業員工檔案意識淡薄，普遍認為檔案工作跟自己無關

企業檔案是在企業的生產經營和管理活動中形成的，而企業員工就是企業生產經營和管理活動的實際參與者，他們怎么會與企業檔案的形成無關呢？有人會說檔案是有保存價值的，普通員工日常活動所形成的歷史記錄未必都有保存價值，那么我要問的是：一定是先有原始記錄后有價值判斷，如果連原始記錄都沒有，還談什么保存價值呢？沒有多少人會認為自己的工作對企業是沒有價值的，如果你認為你的工作是有價值的，那么，你的工作所形成的原始記錄就有可能具有保存價值，也就是說有可能成為企業檔案，只不過你的初步認可還需要得到檔案部門的進一步認可。

我們一提到歸檔工作，就認為是檔案部門、檔案人員的工作，這種認識是非常片面的。企業檔案工作離不開檔案人員，但僅僅依靠檔案人員就能完成嗎？不能。在檔案到達檔案部門之后，檔案人員才能進行整理、上架等工作，在這之前，更準確地說，在檔案的收集階段，收集工作只能是由各業務部門來承擔并完成。為什么呢？因為絕大多數檔案都來源于業務部門，而且是廣泛分布在各個業務部門，離開了業務部門工作人員的日常活動，檔案將無從產生。因此，企業員工檔案意識淡薄的根源就在于他們沒有正確認識和處理業務工作與檔案工作的關系。

二、業務部門對歸檔材料的范圍不清楚、不明確

對于材料的歸檔范圍，首先要看有無相關的制度規定。如果沒有，便需要企業及時制定以填補制度空白；如果有，則要看規定的性質是抽象的還是具體的。對于抽象的規定，需要結合具體情況做判斷；而即使規定是具體的，也不可能包羅萬象，也有一些內容需要結合實際情況再做判斷。這時候的判斷應由誰來做呢？僅僅依靠檔案人員嗎？肯定不行。為什么？因為檔案的保存價值取決于今后的使用價值，而檔案的使用價值只有使用人最清楚，今后檔案的主要使用人是誰，是檔案人員嗎？不是，是企業內部的各業務部門，它有可能是生成該檔案的業務部門，也有可能是需要利用該檔案的其他業務部門。因此，檔案的保存價值就需要由今后最能夠發揮其利用價值的部門來判斷。歸檔材料的范圍正是建立在保存價值基礎上的。因此，什么材料該歸檔、什么材料不該歸檔，從根本上講，不是由檔案管理部門決定的，而是由檔案的利用部門決定的。因為檔案管理的目的不是為了管理而管理，是為了利用而管理。檔案管理部門只能是按照檔案管理辦法對已被列入歸檔范圍的檔案材料進行管理。由此可見，業務部門之所以對歸檔材料的范圍不清楚、不明確，原因就在于他們沒有深入參與檔案工作。

三、業務部門內部沒有人對本部門的檔案收集工作負責

由于大家覺得檔案工作與自己關系不大，對各自手中形成的原始材料是否屬于歸檔范圍又認識不清，再加上企業日常的業務活動繁多，每個人手上都有“忙不完”的事，于是各業務部門內的檔案收集工作就乏人問津了，而且往往是檔案部門不催，業務部門就不交，最后即使勉強移交了，移交的內容也未必符合要求。

四、企業檔案人員的工作狀態長期停滯不前

企業員工對檔案工作缺乏深入認識，不重視檔案工作，也會影響到檔案部門人員工作的積極性。檔案人員一旦不能正確看待自己的工作，就會對工作采取消極態度，表現為工作熱情不高，安于現狀，不求上進，不注重對新知識、新技能的學習，工作時間開小差。這樣不但貽誤了自己的發展前途，而且還更進一步降低了檔案人員在企業管理中的工作形象，愈發不利于企業領導與普通員工對檔案工作的重視。如果檔案人員自己都不重視自己的工作，他人又怎么會重視呢？

針對上述問題，我提出以下幾點對策：

一、要幫助企業員工更新觀念、轉變認識，樹立檔案意識

作為檔案工作人員，應該借助各種宣傳手段向員工普及檔案知識，促使他們更加深入地理解自身工作與檔案的關系，尤其是要使一些部門負責人及公司領導認識到檔案工作的重要性，獲得他們對檔案工作的支持。此外，還需要通過檔案的提供利用，使檔案資料在企業生產經營過程中發揮更大的作用，從而真實體現檔案工作的價值，讓重視檔案工作成為企業搞好經營管理的客觀要求。

企業的經營管理者應帶頭重視檔案工作、真正關心檔案工作、以實際行動支持檔案工作，經常傾聽檔案人員對檔案工作的看法，幫助他們解決工作中遇到的實際困難，在企業發展的一定階段，要加大對檔案軟硬件設施的投入，讓檔案工作水平與企業的整體發展同步。

二、檔案部門與業務部門要建立檔案工作合作機制

企業應該成立檔案管理工作小組，由檔案部門人員和企業分管檔案的領導、各業務部門負責人共同組成，定期對企業檔案的歸檔狀況進行考察、評定，對歸檔材料的范圍進行動態管理，使歸檔材料的范圍不斷得以明確。

在企業的發展過程中，對原始材料保存價值的認定，本身也有一個不斷發展變化的過程，也許以前認為有保存價值的材料現在被認定為沒有保存價值了，也許以前認為沒有保存價值的材料現在又被認定為具有保存價值了，那么，當這種情況出現時，如何對其作出一個正確的判斷？如何保證這種判斷的客觀性、公正性？這就需要通過檔案管理工作小組的集體工作來達成共識，并且只有當這種共識能夠轉變成一種大家都能共同遵守的制度時，檔案工作才能真正做到與時俱進。

三、在業務部門內部選拔兼職檔案人員，建立管理網絡

檔案的收集工作是整個檔案工作的基礎。收集工作的關鍵在收集人，它在業務部門與檔案部門之間起著橋梁作用。無論是企業本部的業務部門，還是企業派出的外設機構，都要在部門或機構內部選拔兼職檔案人員作為其檔案的收集人。兼職檔案人員要經過檔案部門的培訓與考核，能夠按照檔案管理規范的要求完成本部門檔案收集和移交工作。當兼職檔案人員廣泛分布于企業的各個部門與機構并發揮重要作用的時候，企業的檔案管理網絡才算真正建立起來了。企業的檔案工作只有得到了各部門兼職檔案人員的緊密配合，才能真正實現管理的制度化、規范化。

四、檔案人員要加強學習，提高素質

檔案人員要自己重視自己的工作，要有責任心、使命感。要緊跟時代發展，邁開檔案管理的新步伐，不斷學習新知識、掌握新技能，學會運用新的管理工具，提高管理水平尤其是檔案信息化管理的水平。要把自己的工作與企業的發展緊密聯系起來，通過提供高質量的利用服務，讓企業全體員工切身感受到檔案管理為他們帶來的好處。

此外，專職檔案工作者還要帶領兼職檔案人員共同進步，不斷壯大檔案管理隊伍，為檔案事業培養新生代的接班人。

以上幾點對策概括起來，就是更新觀念、明確內容、責任到人、學習提高。我想，有了專職檔案工作者和兼職檔案人員的共同努力，再加上員工的理解與領導的支持，企業的檔案工作定會有新起色。

作者簡介

曹軍英，中鐵大橋科學研究院有限公司，本科。