如何讓檔案管理工作變的獨具匠心

宋麗梅

摘 要：檔案管理工作在事業單位運行過程中具有重要的意義。如今檔案管理工作中出現的種種問題已經限制了相關單位的長久性發展。本文對于我國事業單位檔案管理存在的問題進行了分析，提出了具體的解決辦法，供相關人士參考借鑒。

關鍵詞：事業單位；檔案；管理；現狀；方法

21世紀社會的發展進入到知識經濟時代，社會的快速進步和發展依靠信息資源的管理，且數據資源逐漸的演變成為具有戰略性意義的核心競爭力。事業單位內部的檔案管理工作受到的關注度越來越多，檔案管理未來的發展必將全部實現信息化，結合運用現代化的信息技術不斷改革和完善，為事業單位的發展做出應有的貢獻。

1 如今事業單位檔案管理存在的問題

1.1 對于檔案管理的重視層度不夠

部分的事業單位內部對于我國的《檔案管理辦法》《檔案法》等相關規定認識不足，沒有積極的進行學習，沒有深刻認識到檔案是重要的歷史文化財富。檔案管理也是一項重要的事業，由于長期以來的認識水平比較淺薄，重視層度不夠，導致各項任務措施執行力度不夠，管理工作整體處在非常混亂的狀況。

1.2 檔案管理基礎業務薄弱

很多事業單位內部的檔案管理基礎性工作環節非常薄弱，部分單位雖然表面上建立了具體的規定和制度，但是沒有真正的落實到實際中，流于表面化，檔案管理工作不夠規范、甚至沒有經過規定流程就銷毀了部分數據資料。

1.3 檔案管理設備落后

由于單位內部的領導重視層度不夠，各項政策規定執行力度不足，加上資金的投入量不夠，很多事業單位內部的檔案管理設備還比較落后，相關的庫房非常簡陋，部分甚至堆放著一些和專業內容無關的雜物，檔案管理部門整體的辦公條件差，設備落后，基本的設備配置不夠全面，各層次對于該部門工作認識停留在低級水平。

1.4 管理人員綜合能力低

由于多元化外界因素的綜合影響，導致部分事業單位內部檔案管理部門的員工流動性非常高，雖然進行了相關專業培訓，但是人員變動導致專業水平高的人員基本沒有，工作人員綜合素質能力較低是未來檔案管理中必須面對和解決的問題。

1.5 資源開發利用不合理

部分事業單位雖然進行了檔案資料數據的收集和管理，目的是為了保證數據的完整和保存，并沒有對于其中有價值的數據資料進行分析利用，這也就導致了資源的浪費，管理工作也就失去應有的作用和意義。

2 事業單位檔案管理的創新和策略

2.1 建立健全的管理制度

在滿足科學合理性原則基礎上，符合實際的工作需要前提下建立具體的規章制度來進行控制。保證規章制度的操作簡潔明了，方便應用，更好體現真正的作用，執行規定的時候要把握公正性原則，員工和領導都是制度的執行者應該同等對待。

2.2 加大宣傳力度，提升相關部門的重視度

目前很多事業單位仍舊沒有意識到檔案管理的重要性作用，其對檔案管理的認識程度不夠。在這種思想的引導下具體的工作人員工作認真度下降，僅僅是為了應付而做的工作。針對這種情況，應該提高事業單位內部的主管部門和工作人員的認識，利用現代化的高科技手段（多媒體技術，會議，文件下發）進行大規模的宣傳，對于專業的工作管理人員進行相關的培訓，讓各級不同的工作人員認識到管理檔案的必要性，在不斷的宣傳努力下，各級人員將會把這種管理想法根植在心理，且為日后工作推廣奠定好的基礎。

2.3 運用先進技術科學的規劃，進行信息化檔案管理

現代化技能不斷的發展和進步，新的觀念，新的思想和技術出現，檔案管理工作必須不斷完善和進步。如今檔案在各方面的應用性質不斷加強，其使用范圍和針對對象不斷擴寬，檔案資源充分發揮其作用，檔案管理工作的進行和檔案的保持才能體現出意義價值，應運用科學的手段進行規劃整理，將以往的各種歷史檔案信息轉化成可供現代化應用的數字信息。對檔案類型等基本狀況了解分類，依據事業單位內部的實際情況，相關技術人員制定計劃方案，提出具體的實施方案，包括其具體需要的硬件設備需求和購買計劃，進行數字化處理進程的詳細步驟。相關設備的購買要依據經濟情況量力而行，從深遠的角度做長期規劃，確保所購買東西的實際應用性和完整性，保證設備的整體實用性。詳細規劃內容應分期計劃明確，整體方向準確。檔案信息化管理工作具有特點性，工作的資金投入量相對較多，內容繁雜混亂，采用嚴格監管的方法保證工作的高質量完成。對于數字化過程工作人員應進行全程的監控，控制檔案總體的質量性，保證檔案的整體完整性和實用價值。平時對于相關的設備進行全方位檢查控制，保證設備的完整和應用，對于目錄數據庫保證與基礎檔案的相關對應性。同時自行開發相關的軟件程序和管理系統，或者對國際化的高科技工作系統進行引進，采用性能系統比較先進的相關設備，包括掃描儀，計算機，服務器，打印機等等。事業單位的人員加強自身的學習，為了保證工作能夠有序合理的完成，該部門的工作人員進行專業的知識技能培訓，保證部門員工的水準跟上技術發展的水平，注重檔案管理者的業務水平提高，共同努力，保證檔案管理工作的高質量完成。

2.4 注重檔案信息管理系統的維護和更新

檔案管理是一項長遠而艱巨的任務，其總體過程是不斷變化的，不同的時間段將會更新大量的數據信息，檔案內容會及時變化和補充，事業單位內部的管理工作人員必須密切的關注內部系統的更新和維護。進行相關的檔案更改時候必須遵守我國現有的相關法律規范和手段，比如《建設電子文件與電子檔案管理規范》將系統規范合理化，達到影像資料，文件，電子文檔等多方面信息和數據的自動化檢索，對于系統的問題和漏洞及時的發現并盡快進行專業化的處理。

2.5 事業單位的檔案保密工作要加強

事業單位的庫房地址選擇和建筑應該符合我國具體的規定要求標準，同時保持辦公區域和庫房的區分，提高防盜意識，在庫房管理工作中指定專業的人士進行看管，非允許情況下禁止無關人員進入，對于機密檔案和其他檔案應該準確區分，機密檔案如果出現外漏問題將會對于國家造成不可估計的嚴重損失，所以應該提升對于檔案保密工作的認識層度，嚴格規范化管理，讓檔案為事業單位的長久性發展提供數據支持。

總而言之，事業單位內部的人員應該提升對檔案管理的認識，加大部門專業化人才的培養力度，檔案管理人員運用先進技術科學的規劃，加強檔案管理實施工作，事業單位內部各級人員共同合作，把握檔案規范化管理的總體方向，提升單位的綜合文化競爭力。

參考文獻

[1]齊菊秀.對事業單位檔案管理現狀及對策研究[M].北京.光明日報出版社.2014

[2]李瑩.做好事業單位檔案管理工作的思考[M].上海社會科學出版社2014