電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異和共性

摘 要：檔案是記錄歷史的真實(shí)性寫照，是人類社會的活動產(chǎn)物，也讓我們加深對歷史的了解，檔案是國家的重要的文化財富，是我們學(xué)習(xí)歷史的文化資源，社會中的個人和組織形成檔案的主體，這是歷史留給我們的無價之寶，那么如何恰當(dāng)?shù)谋４鏅n案，我們也要重視起來。有哪些辦法可以更好更安全的保護(hù)歷史檔案，并且又保證我們使用時的方便，又能提高工作效率，本篇文章就為你解答了這些問題，也分析了兩者的差異與共性，讓我們一起來看看吧。

關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案；差異和共性

傳統(tǒng)檔案管理，解決了檔案的保護(hù)問題，運(yùn)用現(xiàn)實(shí)空間按照文件類型進(jìn)行有序分類，并進(jìn)行整理存放，增強(qiáng)了檔案的安全度。但是隨著社會信息化的進(jìn)步與發(fā)展，企業(yè)的檔案管理也有了新的改變，新形勢的檔案管理方式也日益增加，擁有智能化的電子檔案已經(jīng)逐步的進(jìn)入到我們生活當(dāng)中，也提高了社會發(fā)展信息化的客觀要求，這也是融入信息化社會的必然條件。

1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案的共性和差異

我國隨著電子產(chǎn)品的不斷發(fā)展與完善，檔案管理不單單只靠圖書館里的文件夾所保管，電子檔案以逐步的進(jìn)入到我們的生活當(dāng)中，再社會的各個領(lǐng)域里電子檔案給予我們很大的幫助，電子檔案具有自動化標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)，大大提高了我們檔案管理的效率，電子檔案與傳統(tǒng)檔案有很大的區(qū)別，下面就讓我們看看電子檔案與傳統(tǒng)檔案的共性與差異。

1.1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案的共性

傳統(tǒng)檔案與電子檔案的原理是通用的，電子檔案的形成是以傳統(tǒng)檔案為基礎(chǔ)的，傳統(tǒng)檔案是電子檔案的信息資源，傳統(tǒng)檔案的有效支持才能很好完善電子檔案，這是電子檔案明顯的特點(diǎn)。存檔信息資源不會自動進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)里，其一是由形成活動的開展者通過電子系統(tǒng)的編輯上傳到網(wǎng)絡(luò)上，其二是以傳統(tǒng)檔案為依據(jù)，并收集、整理其檔案內(nèi)容，通過電子系統(tǒng)提供到網(wǎng)絡(luò)上，所以傳統(tǒng)檔案的管理也是不可忽視的，我們要做好對傳統(tǒng)檔案的儲藏工作，建立完善的檔案數(shù)據(jù)信息，對以后檔案運(yùn)用帶來有力的幫助。電子檔案也可以查到原始檔案的所在地，可以方便獲取，比原來的多人找尋方法方便快捷很多，這也是電子檔案與傳統(tǒng)檔案的完美體現(xiàn)。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的原則是一致的，繼承前者的檔案管理才能形成完美檔案管理形式，電子檔案和傳統(tǒng)檔案利用了技術(shù)上的有力條件，來完善系統(tǒng)檔案一系列漏洞與欠缺，在之前的檔案基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息的更新，對以后的工作帶來很大的方便，與此同時，檔案的質(zhì)量方面也大大的提升很多，這是電子檔案管理在現(xiàn)今時代所擁有的嶄新的一面，也使傳統(tǒng)檔案管理有了進(jìn)一步的擴(kuò)展空間。

1.2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案的差異

電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有著很大的不同，電子檔案管理必須要通過比較復(fù)雜的編程碼，這樣才能進(jìn)行相應(yīng)檔案信息的處理；與此同時，檔案管理者可對其進(jìn)行復(fù)制、存儲以及傳遞等相關(guān)操作，這樣操作者閱讀時就會很容易找到相應(yīng)的信息。電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理歸檔的時間有所不同，文件整理完成后電子檔案可以隨時進(jìn)行歸檔處理，還可以在指定時間內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔處理，在接收到新的文件時，存檔人員通過電腦建立新的電子檔案，歸類整理相關(guān)內(nèi)容，并用電子數(shù)碼簽字記錄相應(yīng)的歸檔信息，這樣在我們需要檔案信息時可以用文件的形式通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸，發(fā)送到指定的移動終端上。這樣可以提高對文件的安全性，也保護(hù)了檔案的完整度和準(zhǔn)確性。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式也不同，電子檔案運(yùn)用電子編碼的方法來進(jìn)行存檔，文件的內(nèi)容上可以進(jìn)行新的完善與編輯，不會給原文件帶來破壞性的印記，也可以刪去和改進(jìn)某些需要鑒定文件里的有關(guān)信息，但是也因為這些特點(diǎn)，使電子文件在傳輸過程中對相關(guān)信息的真實(shí)性產(chǎn)生了疑惑，在進(jìn)行鑒別過程是非常復(fù)雜。所以在我們進(jìn)行更新時，要特別注重數(shù)字簽名和信息認(rèn)證，做好文檔加密保護(hù)措施。電子檔案與傳統(tǒng)檔案在保存方面也有很大的不同，電子文件的載體變質(zhì)可能是會發(fā)生的事情，隨著不同信息技術(shù)的發(fā)展和創(chuàng)新，存儲介質(zhì)也發(fā)生這改變，所以在進(jìn)行電子存檔是也要打印出一份紙質(zhì)檔案來做備份，這樣會降低電子檔案信息的缺失。我們也可以依靠計算機(jī)技術(shù)部門與文件管理部門的合作，檔案管理人員收到電子文件時，要轉(zhuǎn)換相應(yīng)模式進(jìn)行文件存儲，這樣可以統(tǒng)一文件格式方便保存，也提高信息資源的安全性。傳統(tǒng)檔案管理一般都是運(yùn)用文書來歸納，是以紙張作為載體的一種檔案，一般存放在圖書館、檔案室，數(shù)量比較多，查找起來比較費(fèi)時間，保存期限也是固定的。電子檔案管理可以實(shí)現(xiàn)文件的高級管理，所以結(jié)合電子檔案與傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)來運(yùn)用會更加輕松。

2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

電子檔案信息具有真實(shí)性、信息可靠性且文件不會輕易丟失，電子檔案信息存儲量非常大，可以收入各地各類不同的檔案資料，對使用者的幫助非常大，能達(dá)到資源共享的效果。例如，在運(yùn)用傳統(tǒng)檔案管理的圖書館中，《古代社會》這本書的時候，要根據(jù)書的排序、類型、語言類進(jìn)行查找，很費(fèi)時間與人力，但是后來圖書館引進(jìn)了計算機(jī)電子檔案，只要把圖書館里所以檔案記錄在計算機(jī)里，再通過輸入相關(guān)內(nèi)容就可以很快的找到實(shí)際所需要的檔案文件。電子檔案的優(yōu)點(diǎn)也是它的缺點(diǎn)，電子檔案信息可以輕易的被整改，而且修改后沒有一點(diǎn)痕跡，這個弊端是現(xiàn)階段需要改進(jìn)的?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題也是大家所擔(dān)心的事情，電子病毒就是一種網(wǎng)絡(luò)缺陷，它會破壞電子檔案所存檔的信息，讓其無法恢復(fù)，這也加劇了人們對電子檔案的安全性做出了質(zhì)疑。電子檔案需要依附在特殊的載體上，如果沒有特殊的載體那么電子檔案就無法閱讀，檔案管理員如果錯誤的閱讀或存檔電子檔案，就會破壞電子檔案的系統(tǒng)文件和其本身的完整性，會使文件丟失或損壞，所以在運(yùn)用電子檔案時，要注意不要損壞或惡意更改電子檔案。在建立電子文檔時要進(jìn)行主題詞記錄，運(yùn)用成熟的技術(shù)能力，進(jìn)行全方位、多角度的審核，這樣就極大的方便與用戶對其相關(guān)文件的查找，大大降低了檔案管理者在查詢文件的勞動時間。傳統(tǒng)檔案一般都是紙質(zhì)記錄，紙質(zhì)檔案具有安全性、穩(wěn)定性，傳統(tǒng)檔案能有效地作為公證憑證，所以傳統(tǒng)檔案具有可信度，但也很難做出無痕跡更改，傳統(tǒng)檔案不像電子檔案難以需要拷貝、復(fù)制，它的原始性我們是不要質(zhì)疑的。傳統(tǒng)檔案也具有直觀性，傳統(tǒng)檔案在其沒有被損害的情況下，很是方面我們閱讀與觀察，方便我們直觀的得到我們需要的信息。傳統(tǒng)檔案也有很強(qiáng)的法律效力，因為文件在記錄是時間、內(nèi)容、人物、事件等都保存在檔案文件里，也有檔案管理人員的簽字與認(rèn)證，所以傳統(tǒng)檔案具有法律效力。但是傳統(tǒng)檔案保存時需要立卷、整合、存儲這個過程需要非常多的人力，工作量非常大，工作效率非常低，傳統(tǒng)檔案占用的空間非常大，不便于查找，也該管理者帶來不便。傳統(tǒng)檔案在同一地點(diǎn)同一時間只允許一個人應(yīng)用，不能實(shí)現(xiàn)信息資源共享化。

3 結(jié)束語

隨著我們對信息科技的了解與認(rèn)識，電子技術(shù)在我們生活中的多種運(yùn)用，電子檔案為我們提供了高效的管理技術(shù)和實(shí)施方法，提高了檔案管理工作的高效完成。傳統(tǒng)檔案也有它自身的優(yōu)點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案的穩(wěn)定性和可靠性是我們所認(rèn)同的，所以通過研究電子檔案與傳統(tǒng)檔案的共性與差異，了解到兩者的特點(diǎn)，這樣我們就可以完善電子檔案與傳統(tǒng)檔案所欠缺的，提高兩者優(yōu)點(diǎn)并幫助我們解決實(shí)際問題。

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作者簡介

姜倩（1989-），女，山東省煙臺市人，漢，助理館員，大學(xué)。研究方向：檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究。