現代企業檔案管理創新和發展探析

王艷

【摘要】在新的時代變革下 ， 企業要想生存并發展下去， 企業管理者必須從傳統的經營理念和經營方式中解放出來， 以創新的大舉措改革更新公司經營模式，而檔案管理服務于企業，勢必也要將檔案管理工作的創新融入企業發展的思路之中， 以實現企業健康、全新的發展。

【關鍵詞】現代企業；檔案管理；創新思維；發展；服務

在深化企業改革中， 檔案工作面臨著一場嚴峻的挑戰和考驗。企業檔案工作者必須從固化的思維定式中走出來， 與時代俱進， 與企業合拍， 去探索新的適合現代企業檔案管理工作的新思路，提高企業可持續發展的競爭能力。

一、檔案管理的重要性

檔案作為一種信息資源，在企業管理等各方面正積極地發揮著應有的重要作用。檔案的管理工作是對公司生產經營中產生的文件進行甄別、分類、按邏輯整理、立卷，以供企業查考、利用。其重要性有兩點：

其一，具有歷史查考、法律憑證作用。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據，因此，檔案作為真實憑證而存在，作為歷史的鑒證并具有法律的效應。

其二，能準確反映企業成長歷程，為決策制訂出謀劃策。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實事憑據。檔案的編研工作包括大事記、組織沿革，能直接、清晰地反映出企業的歷史，可以為企業經營者作決策時提供有效、可靠的依據。

二、檔案管理創新的必要性

隨著企業外部大環境的變化和企業本身生存、發展的需要， 企業檔案工作不可能再安安穩穩、默默無聞、輕車熟路地走下去了。我們需要從固化的思維定式中走出來，去探索一些新的管理模式為企業的生存發展創造一切有利的條件，我們應該通過尋找科學的管理規律和成功的管理經驗，有效利用更多更有價值的檔案信息資源為企業發展提供高質量、高水平的服務。

三、企業檔案管理創新具體措施

（一）思想觀念的創新。管理觀念的創新是檔案管理的靈魂，是時代的要求。只有觀念創新，才能有管理的創新和服務的創新。企業檔案管理人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代俱進的檔案意識，切實改變過去檔案重管理輕利用的思想觀念，對不熟悉的專業檔案要積極主動去了解，認識其內在關系和保存意義，以便更好地為企業的決策者和企業的生產經營活動提供服務，充分發揮檔案職能的作用。

（二）人才的培養。信息技術為檔案管理提供了技術支持，給檔案管理帶來了極大的便利，在企業檔案現代化管理工作中，人才的培養是關鍵，企業要不斷加強檔案管理人員的專業素質培訓力度。檔案管理人員需要不斷學習豐富的專業知識，開闊視野，優化知識結構，提高綜合文化素質，正確地運用科學化、規范化、現代化的檔案管理技能，適應新形勢下企業檔案管理工作的新要求。

（三）理論知識的創新。企業由原來以紙質檔案為主發展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大增加了檔案的電子化程度和信息存儲量。企業檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數字化以及檔案收集與傳遞的網絡化成為必然的發展趨勢，這就對檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理者要與時俱進，提高信息化管理水平。

（四）檔案服務手段的創新。1.企業將檔案案卷目錄數字化，建立目錄查詢系統。2.廣泛收集文本、照片、視頻、錄音等數字信息，做好電子文件歸檔工作，對其中的檔案信息進行整理、篩選，建成各類數據庫。3.對利用率高、具有重要參考價值的紙質檔案通過掃描、錄入等方式轉化成數字化信息，建成數據庫，通過網絡提供服務。4.開發利用適應企業的現代化檔案管理系統，運用現代化網絡技術對檔案隨時隨地進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業務管理工作。不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。也能為企業變革管理，配合組織、流程、信息一體化的整合，企業檔案管理將從傳統檔案管理模式轉化為以價值為導向的檔案知識管理模式。

四、企業檔案工作的創新思維要融入企業全方位管理

大檔案的思想有兩個層次：第一，企業檔案工作必須和企業各項工作“互聯”，解決企業檔案工作的“孤島”問題。第二，企業檔案工作者必須從社會和企業的大視野中重新認識自己的工作性質，跳出檔案圈子看檔案。過去，企業檔案人員習慣于守攤式地管理檔案室工作，和企業其他部門缺少交流和溝通，企業檔案工作“孤島”現象特別嚴重。當把這項工作融入企業這個大范圍作為企業文化建設去思考，走出檔案室，和企業宣傳、工會、企業管理等部門溝通、接觸、共同策劃和建設，納入企業識別系統，賦予榮譽檔案以企業文化底蘊，就會別有洞天。企業“榮譽檔案室”演變為“企業發展展示廳”，這不僅拓展了企業檔案工作的發展空間，更為展示企業風采、提高企業競爭力開辟了窗口。

五、結束語

檔案管理必須實現現代化。以檔案現代化管理為突破口，理順管理機制、強化管理意識、創新管理方法和管理手段，提升管理質量和管理水平，使檔案管理工作與時俱進，緊跟信息化發展的步伐。真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務于企業，服務于社會。

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