高職院校科研檔案管理現狀與對策

溫秀環

【摘要】本文針對高職院校科研檔案的分類方法和組卷存在的問題進行分析，并根據我校科研檔案的分類和組卷進行拋磚引玉，希望能對各高校檔案整理方面的能力提升帶來一些幫助。

【關鍵詞】高職院校；科研檔案；分類；組卷

一、 高職院校科研檔案現狀

隨著高職科研項目、專利授權數量的逐年上升，擺在高職院校檔案管理工作人員面前的一個首要問題就是如何建立、健全學校承擔的科研檔案的科學分類表和規范的組卷方式、制度，確保科研活動形成的、具有保存價值的文字、圖標、數據、聲像等各種形式載體的每一項科研活動材料完整、準確、系統地科學分類，規范地組卷。目前從本地區高職院校了解的實際情況看，科研工作和建檔基本不同步，檔案普遍存在不歸檔或部分歸檔，更沒有獨立的科研檔案分類表及針對學校特色的規范組卷方式、制度。主要問題有：

（一）科研人員檔案意識薄弱。一個科研項目從立項到結題所形成的一套完整、準確、系統的科研檔案，是科學技術的一種形式，是學校科研的信息資源，是學校乃至國家的寶貴財富。科研人員對“三納入”思想和“四同步”管理（即下達科技任務與提出科技文件材料的歸檔要求同步進行；檢查科技計劃任務與檢查科技文件材料的形成情況同步進行；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步）認識不深。不清楚科研項目檔案必須歸檔，而且歸檔材料必須齊整、規范等，造成科研部門收集科研檔案歸檔工作難開展，科研部門要檔案，他們擠牙膏式地給一點，以應付為主，科技檔案材料殘缺不全和“缺胳膊少腿”的現象突出，嚴重影響了檔案質量。

（二）對科研檔案的重要性認識不足。科研檔案是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是國家的寶貴財富，必須實行集中管理，確保完整、準確、系統、安全，便于開發利用。科研人員對科研檔案的重要性和社會功能不太明確，對科研檔案在經濟和社會發展的重要作用缺乏認識，尤其是在經濟和科研領域，科研檔案有不可替代的法律效應，利用科研檔案可獲得直接和間接的經濟效益。他們僅僅把科研檔案工作理解為繁瑣的行政事務，更認識不到建立科研檔案是科研人員完成科研工作必不可少的一項工作，是其分內工作之一。對科研進程的積累形成的原始記錄、過程材料、計算數據、不逐一保存，隨處擺放，造成課題材料流失，歸檔不全等現象發生。造成科研人員的勞動成果被竊取，浪費了科研人員的勞動成果，且在法律面前有又無材料證據，只能吃啞巴虧。所以，加強科研人員的檔案意識實在必行。

（三）缺乏工作與材料收集的同步意識，組卷不規范。科研人員對標準化、規范化工作的科研材料缺乏了解，對科研各階段的材料歸檔范圍不明確，普遍存在重兩頭輕中間的現象，把研究實驗階段的重要原始記錄、實驗報告、計算材料、設計圖文件、圖紙、技術文件等關鍵的過程材料忽視了。尤其是立項周期3-5年較長周期的科研，期間材料多，數量大，結題時，任務完成了，檔案寥寥無幾，從頭做起，浪費人力物力，也降低了檔案的利用價值。檔案移交時不完整，組卷不規范，嚴重影響科研檔案利用效果。

二、做好高職院校科研檔案的對策

（一）提高科研檔案利用與科研課題知識產權的意識。在市場經濟體制下，學校科研人員課題的數量、水平、經費與教師的切身利益直接掛鉤，科學的分類，規范科研課題檔案，可以避免科研人員對科研檔案歸檔的盲目性及應付性，也可避免造成科研檔案虛化、簡化或核心內容不全，科研檔案留下知識產權的隱患，給科研人員以及學校造成不必要的損失。所以，提高科研人員對科研檔案的重要性和社會功能的認識以及對科研檔案在經濟和社會發展的重要作用的認識，確保完整、準確、系統、安全的科研檔案，不但便于開發利用，也有利于科研課題知識產權的保護。高職院校應建立科研成果平臺信息庫，將學校的優勢科研專業信息完整、規范地分類發布在平臺上，企業可以通過科研平臺信息庫，針對院校科研優勢、服務內容及專利信息結合企業的需求，主動聯系校方，以便達成合作意向，科研平臺信息信息庫也是科研無形的法律依據。

（二）科學分類，規范組卷。提高科研檔案的信息化利用與保管，根據學校科研課題特點，科學、規范地進行科研檔案的收集、分類、整理，有利于實現科研檔案的價值，發揮檔案利用作用。科研人員在查找科研項目資料時，總是習慣于按學科類別去檢索，了解此學科的發展，取其精華，去其糟粕。科學的分類原則有利于學科師生檔案查找利用，科學的分類同時可以為后來的科研人員提供重要的信息資源，也是檔案保管進一步規范的重要基礎。

所以一些高職院校為了達到查閱科研檔案時一目了然的效果，才開始堅持以學科為基礎，結合課題進行分類，即應按課題立卷，依學科分類；學科帶課題，課題體現學科；應通過課題集中反映學科，而不是把學科埋沒在課題之中。目前，高職院校一般都是在采用學科設置二級類目，再按課題設置三級類目的方法。只有這樣，科研檔案的分類才能顯得更加清晰明了，查閱起來才更加方便。

（三）對科研檔案的組卷原則的認識要到位。其一是編頁號。為案卷內每頁文件編制順序號，以便固定案卷內科研文件的順序，便于確切統計案卷內科研文件的數量，有助于保護和查找使用。其方法是：（1）凡是有文字的頁面，都要采用阿拉伯數字從“1”開始依次逐頁標注。（2）單面的在右下角編號；單反面的，正面在右下角編號，背面在左下角編號。（3）卷內目錄、備考表和案卷封面不編寫頁號。某些科研文件，如成套圖樣、說明書、計算書等，在編制時已有頁號，不必另行編號。只有在案卷內科研文件沒有統一順序號，或者編號順序不連貫，或者排列次序不連貫，或者排列次序有了變動及出現差誤時，才需要編頁號或重新編頁號。

其二是填制卷內科研文件目錄。案卷內科研文件目錄，是卷內每一份文字材料或每一張圖樣的明細表。它對于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時就有圖樣目錄或文件目錄，編目時應盡量利用原有目錄。如果在科研文件形成時沒有編制目錄，或原有目錄不適用時，則要編制或重新編制目錄。案卷內科研文件的目錄需要填制的信息有序號、題名、編號、責任者、日期、備注以及頁次。序號，指該份文字材料或圖樣在案卷內的排列序號；題名，指該份文字材料或圖樣的標題（全稱）；編號，指該份文字材料的文件號或圖樣的圖號；責任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或個人的姓名；日期，指該份文字材料圖樣的編制日期。總之卷內文件目錄應根據文件排列順序和編號逐份填寫。文字材料每份文件或每種記錄（每種表格）為一件，圖紙每張一件。每件材料應逐項編順序號、文圖號、題名、形成時間及張（頁）號等，以便計算機數據錄入。

其三是填寫備考表。備考表是用來記載說明歸檔前和歸檔后案卷內科研文件基本情況和變化情況的一種工具。它對于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統計都有一定的作用。備考表的項目主要包括兩個部分：一部分是對組織案卷時，卷內科研文件基本情況的有關記載和說明，如圖樣、照片、文字材料等數量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對卷內科研文件完整、準確情況的說明。另一部分是科研文件被送去組卷后，在科研檔案管理工作過程中，針對有關該案卷變化情況的記載和說明，要由科技檔案部門的有關人員負責填寫。謹記備考表必須要排列在案卷內科研主題內容之后。

其四是填寫封面。案卷的封面，就是指在一定的格式里填寫上與卷內相關信息相符的簡述。它既起到一目了然的效果，還對案卷內的科研文件起著保護作用，封面編制的質量和水平至關重要，對科研檔案著錄和檢索工具的編制和科研檔案的管理和開發利用都有很大的影響。所以，填制案卷封面在案卷編目中是重中之重。封面的內容設置，主要由三部分組成：（1）案卷題名。就是案卷的名字，是案卷內科研件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內容特征，是直接指引和幫助利用科研檔案的向導。案卷題名在結構上一般由3個部分組成：一是課題名稱，即案卷內科研文件所屬工程、產品、課題或設備等的名稱。二是案卷內科研文件的內容特征，如機械產品某組成部分（結構特征），工程設計某設計階段（階段特征）或某專業（專業特征）的科技文件，等等。三是科研文件名稱特征，如圖樣、說明書、計算書、實驗記錄、成果報告等。對于案卷題名的擬定，一定要注意概括性，做到言簡意賅，表達準確，不可繁雜冗長，防止卷內科研文件名稱和簡單羅列；同時要注意完整性，能夠恰當地揭示案卷的內容和成分，避免不適當的簡化。（2）案卷的管理性內容項目。這一部分包括：編制學院（責任者）——指案卷內科研文件是由何人、何院編制的；編制日期——指案卷內科研文件形成日期或起止日期；保管期限——填寫經鑒別劃定的保管期限；密級--根據保密規定填寫。（3）檔號項。包括檔號，即本案卷的科研檔案號，由分類號和案卷排列順序號組成；科研檔案號是以科研檔案案卷為單位編制的，是反映科研檔案內容特征和管理特征的編號。檔案館（室）號，即填寫國家給定的本檔案館（室）的編號；縮微號，即填寫縮微時給定的本案卷的編號。需要說明的是，在編制檔號時，首先要編制同科技檔案分類有關的代字、代號表，然后進行具體編制。每卷文件材料，應依排列順序逐頁編制順序號。文字材料，凡有書寫內容的正反面都應編號；圖紙按張編順序號。編號統一編制在右上角，用號碼機加黑色印油編制，要求清晰、整潔。譬如某高職院校根據檔案特點，采用了學科-課題分類法，而且在組卷時采用分類式科研檔案號。將每個案卷編制檔號，明確了排列順序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復在前，請示在后。

其五是編制案卷脊背標簽。脊背標簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項目有案卷題名和檔案號。

四、結語

總而言之，隨著生產經營、基本建設和科研規模的不斷擴大和社會主義市場經濟的建立，對科研檔案信息的需求與日俱增。要想將科研檔案發揮它的作用，就要加強科研檔案建設納入重要議事日程上來，及營造科研檔案建設的良好氛圍，加強科研檔案人員隊伍建設。除此之外，還要建立科研檔案管理制度，建立規范的建檔程序，建立多方密切協作關系。一定要注重科研檔案的分類方法與組卷原則。對于提高高職院校科研檔案整體管理水平，發揮科研項目檔案的利用效益，更好地為教學和科研服務有著積極的意義。

【參考文獻】

[1] 田淑華. 科技檔案與科研工作[J]. 蘭臺世界. 2006（03）.

[2] 田園. 科研檔案在高校管理中的作用[J]. 合作經濟與科技. 2010（11）.