人力資源檔案管理問題的探討

崔啟順

【摘要】我國人力資源和社會保障局雖然成立時間不長，但是服務對象非常廣泛，檔案信息資料很多，項目較為繁雜，為人力資源檔案管理工作帶來了巨大挑戰。只要加強對人力資源檔案的管理，提高管理的質量與效率，才能充分發揮出人力資源檔案應有的作用。本文通過分析當前人力資源檔案管理中的問題，提出了行之有效的解決措施。

【關鍵詞】人力資源；檔案管理；問題

近年來我國市場經濟發展很快，人才逐步成為了各行業之間的競爭因素。人力資源和社會保障局承擔著管理服務的職能，負責人才的調用和人才檔案的管理，是為社會提供人力資源的重要場所。人力資源和社會保障局是否穩定發展，尤其是人力資源檔案管理工作是否有效進行，對社會勞動人員的社會福利待遇情況影響很大。因此，要針對當前人力資源檔案管理中的問題，積極探索有效的解決措施，為社會提供更加優質的服務。

一、人力資源檔案管理的問題

（一）不重視人力資源檔案管理。我國勞動人口數量極為龐大，人員結構也非常復雜，人力資源檔案數量多、程序繁雜。在人力資源管理工作中，由于缺少硬件設備不夠完善，導致很多檔案歸檔不及時，甚至出現丟失的情況，無法保證人力資源檔案的完整性。

（二）管理機制不完善。人力資源檔案管理涉及范圍很大，以往主要將人力資源檔案分為不同類型，由不同部門負責保管。因為人力資源檔案由各部門分配管理，讓檔案信息有一定共通性，需要各部門之間互相配合、高效協助。但是實際工作中各部門相互獨立，很少進行溝通，因此人力資源檔案管理難度很大。此外，由于分開管理檔案，極大增加了管理人員的工作量，不利于人力資源和勞動保障部門的統一管理，難以滿足現階段社會發展要求。

（三）管理模式不先進。人力資源檔案管理通常采取傳統模式，將檔案根據卷數整理，雖然較為科學合理，但是也有著諸多缺陷，尤其是檔案數量的與日俱增，管理人員面對著日益增大的工作量，難免出現差錯。并且檔案由多人經手后，保存卷內容不明確，不利于后期的使用，加大了工作交接量。這需要人力資源和社會保障局積極創新檔案管理模式，切實提升檔案管理的效率。

二、人力資源檔案管理的對策

（一）轉變觀念，重視檔案管理工作。人力資源和社會保障局應盡快轉變觀念，提高對人力資源檔案管理工作的重視。應進一步擴大檔案管理宣傳范圍，政府相關部門要加大支持力度，逐步投入更多的人力、物力和財力。同時要重視綜合檔案室的建設，便于更好地收集、整理和加工檔案資料，保證檔案信息的完整性、真實性和準確性。要加快檔案管理系統的建設，讓人力資源檔案管理工作規范化、科學化，以此發揮出人力資源檔案服務社會發展的作用。

（二）加快機構建設步伐。當前人力資源檔案數量越來越大，工作繁瑣而復雜，必須安排更多的管理人員。人力資源和社會保障局要結合實際情況，優化檔案管理人員配置，嚴格做好分崗分責，將責任落實到個人，確保安排足夠的人員，為人力資源檔案管理工作的順利進行提供保障。同時還要從人力資源檔案管理工作實際需求出發，合理設置檔案室，完善設施設備，確保檔案管理物資資源的科學合理分配，并加大對電子檔案信息系統的應用，最大限度減少浪費資源的情況。

（三）加強檔案的信息化管理。在人力資源管理工作中，還要采取信息化管理方式，加大對電子檔案的應用，從而有效提升檔案管理效率，這與傳統檔案管理方式相比，不會出現磨損、丟失的問題，能夠長期進行保存。這樣既可以節約資金投入，還讓人力資源檔案管理更加智能化、科技化、現代化，也簡化了檔案管理工作流程，減少檔案管理人員的工作量，促進檔案管理現代化盡快實現。對此先要確保檔案管理的標準化，將現代信息技術應用到人力資源檔案管理中，各部門要嚴密分工、密切配合、主動協作。在網絡環境中，為實現人力資源檔案的信息化管理，應將相應的標準統一起來，對網絡溝通與信息共享工作進行規范，在人力資源檔案信息的交換、傳遞和共享過程中，必須明確檔案管理標準，并建立起完善的信息化檔案管理體系。這樣既能夠有效提升人力資源檔案管理的效果，還加大了檔案資料的保護力度，避免出現丟失及被非法獲取利用的情況。

（四）提高檔案管理人員的素質。當前，人力資源檔案管理人員年齡結構較大，知識體系落后，未能及時轉變管理理念。隨著人力資源檔案業務的增加，先進設施設備的應用，對檔案管理人員的素質與能力提出了更高的要求。因此，人力資源和社會保障局要提高重視，定期組織對檔案管理人員的培訓，讓他們熟悉新的檔案法律法規，切實增強法律意識與責任意識，轉變管理理念，牢固掌握先進的管理技術與方法，以此實現人力資源檔案管理工作的快速發展。此外，為從整體上提升人力資源檔案管理隊伍的水平，對隊伍專業素質結構進行優化，需要盡快引進一批具備現代化管理理念、現代信息技術應用能力強的專業人才。

三、結語

總之，人力資源檔案管理工作涉及范圍廣、任務繁重，為有效提升檔案管理工作的有效性與高效性，要從現階段人力資源檔案管理工作情況出發，找到問題的原因，積極探索有效的解決措施。此外人力資源和社會保障局還要將各部門工作協調好，優化資源配置，建立完善的檔案管理制度，并嚴格落到實處，提升人力資源檔案管理工作的效果，為社會提供更好的服務，促進我國社會經濟的發展。

【參考文獻】

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