辦公自動化背景下對檔案管理工作的思考

劉晶磊

【摘要】在辦公自動化的影響下，檔案管理工作的內(nèi)容發(fā)生了巨大的變化，使其與辦公自動化之間形成了良好的互動效應(yīng)。鑒于此，本文主要基于辦公自動化背景，提出幾點將辦公自動化應(yīng)用于檔案管理工作的措施，僅供參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；檔案管理；信息化技術(shù)

辦公自動化是一個隨著時代與技術(shù)發(fā)展持續(xù)變化與更新的抽象理念。處在信息時代，信息化技術(shù)在各行各業(yè)中的普及滲透越來越廣泛，其在拓展人們視野的同時，進(jìn)一步增加海量信息的汲取，促進(jìn)工作效率的大幅提升。隨著自動化、現(xiàn)代化理念在檔案管理工作中的不斷滲透，復(fù)雜、繁瑣的人工操作逐漸被精確、便捷的辦公自動化技術(shù)所取代，檔案管理工作正朝著更為人性化、規(guī)范以及實際的層面發(fā)展，辦公自動化必然成為檔案管理工作必然的重要特征。

一、提升檔案系統(tǒng)整體水平

提升檔案系統(tǒng)整體水平是促進(jìn)檔案管理工作自動化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作。這就需要各個檔案管理機構(gòu)依照系統(tǒng)集成要求的理念來將辦公自動化應(yīng)用于檔案管理工作中，檔案自動化建設(shè)的關(guān)鍵在于整個系統(tǒng)，在組成系統(tǒng)的節(jié)點方面，橫向與縱向都需要滿足相應(yīng)的要求，保障整個檔案系統(tǒng)的綜合優(yōu)勢，在提升檔案系統(tǒng)整體水平的同時，進(jìn)一步提升綜合能力。一個關(guān)鍵的節(jié)點極有可能導(dǎo)致整個系統(tǒng)本身不夠通暢，然而全部的節(jié)點無論是在裝備水平，亦或是在應(yīng)用能力方面都無法齊頭并進(jìn)，因此，應(yīng)當(dāng)積極鼓勵水平較高的企業(yè)提升檔案系統(tǒng)整體水平，通過在一些企業(yè)中構(gòu)建水平較高的試點，以此來總結(jié)相應(yīng)的經(jīng)驗，全面推進(jìn)整個系統(tǒng)水平的提升。

二、加大標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)力度

首先，檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。所謂檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，指得是針對檔案資料的前期處理、著錄要求、電子文檔格式以及歸檔流程實施標(biāo)準(zhǔn)化處理，保障檔案管理實現(xiàn)高度的統(tǒng)一、規(guī)范。其次，檔案管理體制標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。現(xiàn)階段，我國許多單位的文件管理與檔案管理工作仍舊沿用分開管理的方式，分別設(shè)置兩個管理部門開展管理工作，而該種模式直接致使檔案管理部門無法針對檔案文件的前期進(jìn)行有效地控制。針對上述狀況，應(yīng)當(dāng)從管理體制層面著手，進(jìn)一步規(guī)范管理體制。各個機構(gòu)應(yīng)當(dāng)針對文件管理與檔案管理實施統(tǒng)一的管理，以此來促使兩者協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案管理機構(gòu)則可以實現(xiàn)針對文件前期處理進(jìn)行控制的目標(biāo)，使得文件前期處理與控制能夠納入檔案管理機構(gòu)的職責(zé)范疇，為文件的有效歸檔奠定良好的基礎(chǔ)。最后，技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。各個單位在進(jìn)行檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計的進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)充分考慮檔案管理系統(tǒng)的高效性、兼容性以及實用性，同時要針對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)等實施標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置，例如制定數(shù)據(jù)的接口標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)注及非同一類型之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等各個方面，通過針對整個檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，能夠進(jìn)一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現(xiàn)象。

三、加大軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)力度

檔案管理軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施直接關(guān)系到檔案管理自動化建設(shè)的質(zhì)量與效率，這就需要各個檔案部門加大軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)力度。針對硬件設(shè)施建設(shè)層面，除了檔案部門以外，單位其他部門也應(yīng)當(dāng)保障硬件設(shè)施的匹配性與兼容性，同時有效保障單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全性，進(jìn)一步保障檔案信息資料在傳輸進(jìn)程中的安全性及穩(wěn)定性。針對軟件基礎(chǔ)建設(shè)方面，各個單位可以嘗試外包的方式，設(shè)計符合檔案管理自動化建設(shè)的管理軟件，同時還應(yīng)當(dāng)加大檔案管理軟件的推廣力度，使得各個單位之間的檔案管理軟件能夠進(jìn)行良好的兼容與匹配，使得檔案管理網(wǎng)絡(luò)能夠逐漸形成連接快速、覆蓋面廣以及網(wǎng)點多的網(wǎng)絡(luò)，能夠為檔案管理工作共建共享提供堅實的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。

四、改革管理機制及監(jiān)督機制

改革管理機制對促進(jìn)檔案管理自動化建設(shè)具有至關(guān)重要的作用。這就需要各個單位在進(jìn)行檔案管理自動化建設(shè)的過程中，必須要嚴(yán)格根據(jù)國家與地方主管機構(gòu)推薦的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，綜合參考自身的實際情況，針對檔案管理機制進(jìn)行改革。主管機構(gòu)應(yīng)當(dāng)將檔案管理自動化建設(shè)納入到檔案管理工作的業(yè)績考核指標(biāo)，在進(jìn)一步提升單位對檔案管理自動化建設(shè)的重視程度的同時，激發(fā)廣大工作人員的能動性，能夠更為主動地投入到檔案管理自動化建設(shè)工作中。

科學(xué)合理的監(jiān)督機制能夠保障檔案管理自動化建設(shè)的有序開展，通過對檔案管理自動化建設(shè)進(jìn)程中進(jìn)行有效的監(jiān)督與制約，能夠保障相關(guān)工作始終處于法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)開展。這就需要各個單位綜合參考自身的實際情況，充分利用內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督，使得兩者進(jìn)行互相合作、互相結(jié)合、互相補充，進(jìn)一步保障檔案管理自動化建設(shè)高效、穩(wěn)定的開展。

綜上所述，辦公自動化對檔案管理工作提出了更高的要求與標(biāo)準(zhǔn)，其同時也是促進(jìn)檔案管理工作與各個部門進(jìn)行有效對接的重要途徑。這就需要各個單位意識到檔案管理自動化建設(shè)的重要性，促使檔案管理與辦公自動化進(jìn)行有效的融合，以此來提升檔案信息的利用價值與檔案管理工作的質(zhì)量。

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