互聯網+時代檔案管理面臨機遇與挑戰

劉素云

摘要：21世紀是互聯網信息技術的新紀元，互聯網信息技術已經滲透進入各個領域，隨著互聯網技術與各個行業的融合，人們對互聯網信息技術的認識進一步加深。檔案管理是十分傳統的信息管理領域，檔案管理的內容十分廣泛，包括財務信息檔案、人力信息檔案、項目信息檔案等，這些檔案直接關系到個人與集體的切身利益。但傳統檔案管理具有一定局限性，對檔案管理的效率不高，且容易造成信息丟失等問題。目前，我國已經將互聯網信息技術應用于檔案管理，并取得了較好的效果。本文深入分析互聯網+時代下檔案管理的現狀與問題，并提出針對性的改進措施。

關鍵詞：檔案管理 互聯網+ 問題 機遇

隨著我國社會經濟的快速發展，人們的社會活動更加頻繁，各種社會信息呈現爆發式增長，傳統的紙質檔案管理模式已經難以跟上時代發展的速度。近年來，我國越來越重視互聯網信息技術的發展，為了縮短與發達國家的差距，政府必須緊跟互聯網發展的浪潮。目前，我國政府已經提出了“互聯網+”的發展模式，鼓勵互聯網企業向傳統行業的縱深發展。目前，我國已經建立了一批檔案管理信息系統，這些系統的應用已經取得較好的效果，一方面有效提高了檔案管理的效率，另一方面最大限度保證了檔案管理的準確性。但基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統仍然面臨很多問題，下面將詳細闡述互聯網信息技術帶給檔案管理的機遇與挑戰。

一、檔案管理的機遇

1.豐富技術手段?；ヂ摼W信息技術為檔案管理提供了多元化的管理手段，傳統檔案管理以紙質檔案為主，通過人工記錄、整理、備檔等形式完成檔案管理過程，但這種檔案管理模式對資源的消耗較大，且需要大量的人力投入，盡管如此，傳統檔案管理的效率與準確性仍然得不到保證。傳統檔案管理過度依賴個人經驗，且檔案管理人員的工作強度較大。檔案管理信息系統的輸入更加便捷，同時可以降低信息管理的難度，管理人員通過檢索功能快速查找檔案，對檔案進行分層管理，提高了檔案之間的關聯性，同時增加了檔案的存儲形式，包括圖片、音頻、視頻等，提高了檔案管理的準確性。除此之外，檔案管理的技術選擇平臺更加廣泛，相關管理機構可以與企業合作，聯合開發檔案管理系統，提高電子檔案管理系統時效性。

2.拓展服務空間。近年來，隨著我國社會經濟活動的不斷發展，社會各種信息呈現爆發式增長，傳統檔案管理占用的空間很大，且空間成本較高?；诨ヂ摼W信息技術建立的檔案管理系統具備十分龐大的管理空間，檔案管理不再局限于紙質形式，通過數字信息形式將檔案存儲在計算機系統中，而且計算機系統的存儲成本更低。檔案管理人員可以隨時隨地調閱相關信息，同時可以對檔案進行離線管理?；诨ヂ摼W信息技術建立的檔案管理系統可以為管理者以及使用者提供遠程服務，打破了時間與空間的限制，最大限度地拓展了服務空間。

3.提高檔案時效?，F代社會的檔案種類很多，這些檔案具有極強的時效性，以項目檔案信息為例，項目信息檔案具有較強的針對性，而很多項目的執行時間較短，如果檔案的信息不能及時更新，則會導致檔案失效。傳統紙質檔案管理的周期較長，已經難以滿足檔案管理的需求，而互聯網信息技術具備較強的時效性，可以最大限度提升檔案管理的敏感度，實現檔案的動態跟蹤，同時保證了檔案管理的交互性與動態性?；诨ヂ摼W信息技術建立的檔案管理系統可以將現有的大數據、云處理、數據挖掘技術等進行有機整合，為檔案管理開辟新的空間，而這些數據處理技術的運用可以最大限度提升檔案管理效率，從而保證了檔案數據的時效性。

二、檔案管理的挑戰

1.管理模式變革。傳統檔案管理十分依賴管理人才的個人經驗，忽視了檔案管理的科學性與系統性?；诨ヂ摼W信息技術建立的檔案管理系統不同于以往的檔案管理模式，傳統管理模式缺少標準化管理流程，而基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統需要建立標準化管理模式，且對管理人員的專業性要求更高，需要管理人員同時具備互聯網信息技術背景，同時可以快速適應檔案管理的工作流程。

2.管理難度增加?；ヂ摼W信息技術對傳統檔案的沖擊十分劇烈，互聯網信息技術對信息管理更加標準化，而檔案本身也屬于一種信息，只是這種信息的差異性與動態性更強。另外，檔案數據的增加增加檔案管理的難度，基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統仍然遵循了記錄、編檔、分類、歸檔、查閱、修改等工作流程，雖然信息手段已經提高了檔案管理的便捷性，但網絡數據的保密性卻得不到保證，增加了檔案信息的泄露風險，除此之外，如果檔案信息沒有及時備份，可能導致檔案遺失。

3.管理意識落后?；诨ヂ摼W信息技術建立的檔案管理系統需要配套的管理體系，同時對管理人員的專業性要求較高，一方面很多傳統檔案管理人員意識存在缺陷，不理解基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統的管理流程，同時對檔案管理的責任感較差，導致管理工作推進困難；另一方面檔案管理團隊的整體專業水平不高，目前我國大部分檔案管理人員的業務素質較低，對檔案管理的操作能力較差，而且相關單位缺少針對性的培訓機制。

三、檔案管理的對策

1.提高管理意識。檔案管理是一門十分復雜的系統學科，而且具備較強的理論性與針對性，檔案管理與個人、集體、國家等主體具有直接關聯。作為專業的檔案管理人員，應該同時掌握多種專業知識，比如電子文件管理、科技檔案管理、檔案保護技術、企業檔案管理、檔案信息查詢等。檔案管理人員需要不斷強化管理意識與責任感，將檔案安全與準確性作為工作重點，另外，必須樹立終身學習意識，提高對新興檔案管理技術的敏感度。

2.構建管理制度?；诨ヂ摼W信息技術建立的檔案管理系統打破了傳統檔案管理的局限性，為檔案管理構建了新型框架。基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統不僅僅依賴技術本身，也需要建立配套的管理體系，根據檔案管理信息系統的特點構建專門的管理體系，為基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統建立全稱管理體系，實時跟蹤檔案數據的流向，保證檔案數據安全，最大限度提高檔案管理的效率。

3.增強管理能力?；诨ヂ摼W信息技術建立的檔案管理系統需要高素質的管理人員，互聯網背景下的檔案管理人員已經具備更充實的理論知識，了解檔案管理的各個內容，同時具備基本的計算機操作能力，熟練掌握網絡檢索等基礎知識。除此之外，檔案管理機構應該為檔案管理人員提供定期培訓，幫助檔案管理人員理解基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統的運行流程。

四、總結

互聯網信息技術在檔案管理中的滲透是檔案管理的必然選擇，基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統則是互聯網信息技術與傳統檔案管理的完美結合。一方面，互聯網信息技術已經成為21世紀的主旋律，另一方面，互聯網信息技術在檔案管理中的應用可以提高檔案管理的效率與準確性，同時打破了時間與空間的限制，有利于檔案管理信息共享?；ヂ摼W信息技術為檔案管理的發展提供了新的機遇，加強了檔案管理的科學性與規范性。除此之外，檔案管理也是組織管理的重要組成部分，基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統可以為組織管理者提供有效管理工具，幫助管理者及時掌握關鍵性資料，提高組織內部的運行效率。本文詳細闡述了互聯網信息技術為檔案管理帶來的機遇與挑戰，并結合檔案管理信息管理的缺陷提出了可行的改進建議，希望本文的研究有利于我國檔案管理的快速發展。

參考文獻

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