深圳院檔案信息化建設初探

曹慶龍

【摘 要】隨著檔案管理水平和信息技術的提高，檔案管理日益朝著數字化、信息化的方向發展。在電力設計行業，相當一部分企業在檔案信息化建設方面已經走在了前列，經過幾年甚至十幾年的檔案信息化建設，這部分企業已經建立起了相對完善的檔案信息化體制。深圳供電規劃設計院有限公司（以下簡稱“深圳院”）在檔案信息化建設方面還有很多需要學習和借鑒。本文旨在分析深圳院當前在檔案信息化建設存在的問題，并結合行業實際，對如何解決這些問題做一個初步的思考。

【關鍵詞】深圳院 檔案管理 信息化建設

1 檔案信息化

1.1 什么是檔案信息化建設

檔案信息化建設是指在國家檔案行政管理部門的統籌規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行收集、管理和提供利用服務。

檔案信息化建設又是企業信息化建設的重要組成部分，是推動檔案工作可持續發展、滿足科研生產需要和管理需要的必然選擇，是提高檔案服務能力的關鍵。檔案信息化是信息技術與檔案管理的有機結合，檔案信息化建設是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、多媒體聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統的組織成具有有序結構的檔案信息庫。同時還包括檔案信息化的網絡化、檔案信息存儲的數字化和檔案信息管理的標準化。

1.2檔案信息化建設主要內容與任務

檔案信息化建設主要內容有：標準規范建設（管理規則）、基礎設施建設（用什么管）、應用系統建設（怎么管）、檔案信息化資源建設（館什么）、人才隊伍建設（誰來管）。

其主要任務就是將檔案數據資料實現數字化、標準化的管理，實現永久保存，并提高檔案的利用率。

2 深圳院檔案管理現狀

在發展過程中，深圳院已經初步意識到了檔案信息化建設的重要性，在與同行業單位的考察交流中，已經看了檔案信息化建設在檔案管理和利用方面發揮的巨大作用。深圳院在檔案信息化建設方面任重道遠，總結起來，亟需解決以下幾個問題：

2.1 對檔案信息化缺乏深入的了解

盡管檔案信息化在整個電力設計行業內有一定的普及度，但是我們對檔案信息化的運行機制還是缺乏足夠深入的了解，包括它的管理規范、軟硬件設施、專業知識等等。

2.2 對檔案信息化建設迫切程度的認識需要加強

在深圳院內部還存在著一些對檔案信息化建設認識不到位的現象，認為只要做好電力設計就行了，沒有真正認識到檔案信息化建設對電力設計企業向現代化企業邁進的重要作用，也沒有看到檔案信息化給整個行業帶來的巨大收獲，因此，對于檔案信息化建設迫切程度的認識不足已經成為我們檔案建設的重要障礙之一。

2.3 檔案信息化管理標準規范空缺

標準規范是檔案信息化建設的基礎，沒有標準就無法生成統一規范的數據，數據不規范就無法交換和利用，無法實現資源共享；沒有標準規范，數字檔案的質量無法得到保證，無法切實滿足對數字檔案利用的需求。因此，標準規范是檔案數據信息管理和利用不可或缺的必要條件。

2.4 缺乏檔案信息化建設的專業團隊

與傳統的檔案管理方式相比，檔案的信息化管理雖然帶來了很多便捷，但同時對檔案管理人員要求也更加的專業，可以說涉及到檔案管理、電力設計、計算機技術等多方面的知識。

目前，深圳院的檔案管理人員隊伍在專業素質、理論水平等方面離檔案信息化建設的要求還有一定的差距。部分檔案管理人員專業知識老化，知識面較窄，計算機應用水平不高，認識上還停留在傳統的專業知識和觀念上，不能有效的運用現代技術和工具，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，思想觀念和管理水平跟不上檔案信息化建設發展的步伐。與之相對應的人才培養和培訓機制也還沒有納入檔案信息化建設議程。

3 深圳院檔案信息化建設的設想

深圳供電規劃設計院有限公司，經過三十多年的發展壯大，在工程設計和工程咨詢方面都取得甲級資質。隨著公司規模與業務范圍的不斷壯大，檔案（特別是工程檔案）的管理與利用問題越來越突出，在電力設計行業中，深圳院的檔案信息化工作顯得相對滯后，如何跟緊行業步伐，將深圳院的檔案信息化工作更好的開展起來，成為目前我們急需解決的問題。針對電力設計行業的檔案信息化現狀，結合深圳院檔案管理的實際情況，我們提出了以下幾點設想：

3.1 制定檔案信息化建設總體方案

檔案信息化建設是一項長期的、促進檔案工作可持續發展的系統工程，需眼光長遠、科學謀劃發展之路，合理運用辯證思維方法，既不能盲目跟風、脫離實際，也不能墨守成規、固步不前；要既關注行業內的檔案信息化建設，更要注重結合本單位的實際需求。在開展檔案信息化建設之初，應深入調查、分析現狀和需求，研究論證途徑與方法，資源配置保障等，走具有本單位特色和優勢的發展之路。

在此基礎上制定發展的總體框架、規劃、階段性目標、具體措施、人財物等的保障要求、標準規范的支撐等，使其納入單位整體建設規劃或信息化規劃，保證檔案信息化建設與單位信息化建設同步發展，有計劃、有步驟地組織實施。切忌摸著石頭過河，走哪算哪，不能只埋頭自我發展，偏離了實際需求的軌道。因此，檔案信息化建設要在總體方案的指導下，不斷修正檔案信息化發展的方向，條件成熟時，可加步伐，但不能急功近利；各方面條件受限時，則穩中求進，始終堅持不懈地推進該項工作。

3.2 引入檔案信息化標準規范體系

國家檔案行政管理部門和各行業都根據需要不斷出臺了檔案信息化建設方面的管理制度、規范和標準，但相對零散，沒有形成系統完整的標準體系。深圳院應根據自身管理的特點，參照國家標準和相關行業的標準規范，制定適合本單位開展檔案信息化的規范、制度和標準，為檔案管理從注重實體管理邁入信息管理的時代提供有力支撐，保證檔案信息化的各方面有章可循，有法可依。制定標準規范時，應結合信息化的要求，再造檔案管理流程，進一步創新管理模式，防止完全依賴或模仿現有檔案管理流程和傳統標準規范制定相關標準、制度等。重要的是，在信息安全、網絡傳輸及檔案數據庫的安全等方面必須依照相關規范要求實施，才能使檔案信息化建設不斷推向深入，規范有序開展。

3.3 實現工程設計與管理的網絡化

建立計算機檔案管理網絡平臺，通過CAD 制圖，實現無紙化設計、校核、審核、歸檔與出版等工作。對于檔案的電子歸檔由項目管理、設計人員根據需要儲存數據，實現一次輸入，數據終身儲存與共享。

3.4 加強檔案管理信息化安全體系的建設

由于檔案信息化后，所有檔案資料都是以電子文件的形式存在，電子文件存在較強的易破壞性和易泄露性等缺陷，因此，相應的安全措施應加強。要構建安全、可靠的保密體系，做好檔案的保密性與開放性，以及保管與利用之間的關系，防止檔案資料的泄露。針對特殊檔案資料，要根據使用人員的工作性質來設定查閱權限，多級管理，通過層層關卡，確保檔案信息的安全性。

3.5 加強檔案信息化人才隊伍建設

開展檔案信息化建設，人才是瓶頸。檔案界普遍認同檔案信息化建設需要復合型人才，既有扎實的檔案專業知識，又掌握計算機技術及信息技術，還有較強的管理能力。檔案部門在信息化隊伍建設中，應立足眼前，目標長遠，首先在現有檔案隊伍中，重點培養業務能力強、創新思維活躍的人員，通過檔案信息化方面的培訓交流，不斷增強利用信息化手段提高檔案管理水平的意識和能力，自發對檔案信息化現狀提出改進和完善要求，從而帶動整個隊伍為適應信息化建設的要求而提高計算機應用能力。其次可利用單位信息化部門的人力資源，提出檔案信息化需求，由單位統籌建設和發展。

3.6 加快檔案信息化資源建設

檔案信息化的核心是其資源建設，資源供應是檔案信息化服務的前提。深圳院經過近十年的不斷積累，己經形成紙質檔案資料與電子檔案資料并存的局面，但如何將這些資源進行有效的利用是擺在我們面前的一大課題，同時也是深圳院檔案信息化建設的重中之重。

最近幾年，部分設計院開始加大對檔案信息化建設系統軟件的引進與研發力度，通過將歷史檔案掃描存檔，使歷史資料也可快速的滿足工程設計人員的需要。

我們的設想是：設計一套檔案信息資源利用平臺，之后就是要有效、快速、安全的開展數字化資源管理工作，不斷加大檔案的信息量，并使其實現網絡共享，這樣可有效提高檔案信息化資源的收集效率，有利于檔案資源的全面有效管理。

4 結語

萬事開頭難，深圳院的檔案信息化建設還處在起步階段，除開以上提出的問題以外，在實施過程中肯定還會遇見其他困難。因此我們必須做好攻堅戰的準備。深圳院的檔案信息化建設雖然是一項長期的工作，但是勢在必行。只有實現檔案信息化，才能提高企業管理水平和工作效率，提供可靠的檔案信息資源，還能夠更好的為科研和決策服務，為客戶服務。

參考文獻：

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