關于檔案管理中電子信息技術的應用分析

孫芳芳

【摘要】當前，電子信息技術的發展使人們的生活與生產活動發生了天翻地覆的變化。在檔案管理中引入電子信息技術，不僅是時代發展的要求，更是檔案管理工作自身發展的需要。本文結合檔案管理中引入電子信息技術的必要性進行了分析，并就其具體應用進行了闡述。

【關鍵詞】檔案管理 電子信息技術 必要性 應用分析

當前，是信息技術的時代，任何技術的發展，都離不開信息技術。信息技術的普及給人們的生活帶來了極大的便利，不但提高了工作效率，更讓人們實現了系統化、科學化與技術化的生活、生產方式。

在傳統的檔案管理中，面對繁多的檔案信息，完成一項管理任務需要耗費大量的人力物力，不僅效率低下，還面臨著錯誤率高的風險。而在當前的電子信息技術下，通過引入電子信息技術，檔案管理實現了質的飛躍。

一、檔案管理引入電子信息技術的必要性

1、檔案管理工作的繁雜性

檔案管理工作最為突出的特點就是繁雜，當前，每一天，甚至每一刻，都有無數的信息的產生，這些信息匯聚成檔案信息，要通過人工進行整理，看起來是一項難以完成的工作。

此外，除了當前不斷產生的新的信息，檔案管理工作人員還面臨著對過去的檔案進行歸類、整理等工作，更是一項繁雜的工作。這是由于過去的檔案可能會因為管理原因、檔案管理地點遷移原因等，造成檔案的缺失與毀損，給工作人員帶來了更大的檔案管理壓力。

2、電子信息技術的優越性

當前，我國許多的工作都已實現了電子化，通過電子信息技術，為工作帶來了極大的便利。

電子信息技術在許多的方面都有著人工難以比擬的優越性，如對龐大數據的處理能力，電子信息技術可以在短短的幾秒鐘實現對數據的搜索與歸類，而人工則需要耗費幾十倍的時間才能完成；又如對數據的保存，電子信息技術可以實現無限期的保存，并確保資料不會發生丟失與損毀，而人工保存則面臨著損毀、遺失的可能性。

3、檔案管理工作人員的工作繁瑣性

部分檔案管理工作人員在剛接觸檔案管理時，日常的工作都是進行檔案的整理，較為繁瑣，則逐漸對自身的工作失去的熱情，甚至產生厭煩的情感。這是由于檔案管理工作內容龐雜，工作量大，工作性質較為單一，工作內容繁瑣，因此工作人員對其工作可能會逐漸失去興趣。

為了提高工作人員的工作熱情與積極性，則需要從其工作著手，如何實現讓工作人員效率提高、興趣增加的管理，是檔案管理的難題。而引入電子信息技術，則可以解決以上難題，既能提高工作人員的工作效率，也能使工作人員的工作更為靈活，提高工作人員對其工作的熱情。

二、檔案管理中電子信息技術的應用

1、應用電子信息技術進行檔案整理

要利用電子信息技術進行檔案整理，首先需要對檔案進行搜集。利用電子信息技術，可以通過統一的檔案管理平臺，由工作人員向檔案的相關內容錄入檔案管理平臺，由檔案管理平臺對檔案信息進行自動的分類，如通過檔案內容類型、檔案錄入時間、檔案重要程度等，建立多個交叉管理的數據庫，實現多種分類。

對于較為重要的檔案信息，工作人員可以通過掃描的方式，將內容掃描到檔案管理平臺中，并建立相關的管理文件夾，實現對重要檔案的管理。通過這種管理方式，能實現檔案管理的效率的極大提高，也減輕了檔案管理工作人員的工作負擔。

2、應用電子信息技術進行檔案查閱

檔案整理的最終目的是為了方便以后進行查閱與了解，通過電子信息技術，可以十分迅速地實現檔案的查閱。

通過對檔案進行分類，在進行查閱時，可以通過檔案管理平臺，實現分類查閱、關鍵詞查閱、內容查閱等方式，不同方式都可以查閱到需要的內容，實現了查閱效率的提高，也有利于工作人員對檔案進行后期的管理與維護。

此外，還可以引入智能化查閱系統，通過對容易用戶的查閱記錄，為其推薦其可能有興趣的相關內容，實現智能化管理。

3、應用電子信息技術進行檔案的后期維護

檔案在進行保管的過程中，由于數量較多，需要占據大量的空間，而檔案的儲存空間有限，不可能把所有的檔案原件都進行儲存，在后期進行維護時面臨著保管的難題。

引入電子信息技術，可以將檔案電子版上傳到檔案管理平臺，實現檔案空間的優化。根據檔案的重要性程度進行分類，重要程度較低的則直接保存電子版，重要程度較高的則需要同時保存檔案的電子版與原件，并對電子版進行多次的備份，防止出現檔案的遺失。

4、應用電子信息技術進行檔案的系統管理

在傳統的人工管理中，檔案管理只能實現對現有資料的管理與分類，而通過電子信息技術，則可以實現對檔案的大范圍搜索與分類。

工作人員在對檔案進行錄入后，還可以通過對相關聯的檔案進行搜索，在不同的數據庫中尋找可能有關的檔案，一并進行整理，使得檔案的管理更加完善與豐富，實現系統化的管理。與此同時，在進行檔案系統化管理的基礎上，不同的檔案管理平臺還可以通過數據共享的方式，實現部分非機密檔案的共享，有利于檔案信息的流通與自身檔案庫內容的擴充，是一種值得推廣的雙贏的發展模式。

三、小結

電子信息技術給檔案管理帶來了極大的便利，實現了工作效率的提高與工作質量的提高，減輕了工作人員的工作壓力。未來仍是電子信息技術發展的時代，應當僅僅把握時代發展的特征，及時引入先進的電子信息技術，使得檔案管理更為規范化、科學化與技術化，實現檔案管理的全面提高。

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