優化業務檔案管理促進圖書館創新發展

劉春嫻

摘 要 檔案管理是參與圖書館工作優化的重要組成部分，檔案管理工作的規范性是評估圖書館工作的重要衡量標準。業務檔案管理工作與圖書館的長遠發展息息相關，需要在提高檔案管理的工作效率，增強檔案管理工作的規范性中實現圖書管管理工作的促進與提升。本文簡要立足于優化業務檔案管理工作的視角，淺談實現圖書館的創新發展。

【關鍵詞】業務檔案管理工作；圖書館創新發展；應用研究

業務檔案管理工作是推動圖書館管理邁向新臺階的重要途徑，檔案管理工作的有效性程度與圖書館領導決策的準確性表現出正相關。在實際的檔案管理工作中，思想認識的不到位，管理流程的不規范與系統化檔案管理組織的缺乏為圖書館的發展埋下潛在阻力，需要在檔案管理工作的優化中，實現檔案信息資源的再利用，完善業務檔案資源的安全性，在全方位，多角度的檔案管理優化中提升圖書館管理效率。

1 業務檔案管理工作的現實意義分析

1.1 業務檔案是圖書館發展的重要見證

圖書館收集的業務檔案資料具有種類繁多，內容龐雜豐富的特點，以視頻，音頻，文件圖表等多種形式為載體，具有重要的驗證與考察的功能。業務檔案管理就是對以上信息資料進行分門別類的管理，以方便日后的查詢與資料取用。在檔案管理工作的運轉中，大連圖書管的管理工作得到了社會大眾的一致好評。比如說，1968 年 7 月，大連圖書館第四次獲得文化部全國公共圖書館評估定級一級圖書館的稱號，榮譽的獲得與業務檔案管理工作的規范性，評估材料準備的充分性息息相關。在進行大型的評估準備過程中，需要相關單位出具有效的活動計劃，流程資料，影像資料，社會評價等不同類型的文件，此時業務檔案管理工作的重要性就得以突出，在信息全面，準確的資料提供中實現對活動的全方位記錄。

1.2 業務檔案是參與決策的輔助性資料

業務檔案搜集了與社會生活相關的重要文獻資料，在社會的發展中具有重大的史料價值，對于信息的決策具有直接的參考價值。圖書館的領導人員進行重大決策時，需要實現收集大量的文獻資料，在數據比對，現實意義的分析中考慮決策實施的必要性，這一過程需要在大量檔案資料的查詢中確保決策的真實可靠。圖書館的業務檔案管理工作，在信息資料的收集整理過程中，在科學的數據比對分析中了解現實工作的差距，并且尋求正確的解決辦法。這一數據整理的過程中需要在圖書館的業務檔案管理工作中提前完成，對圖書館的業務檔案資料進行詳細的信息核對，收集與管理，在檔案管理工作的規范操作中，為個人或社會信息決策的正確性奠定基礎。所以說，檔案管理工作的規范化管理具有重要的現實意義，需要在業務檔案管理工作的優化升級中更好地服務于社會。

2 加強業務檔案管理工作的建議

2.1 重視檔案室的建設與管理工作

檔案室的建設是參與業務檔案管理工作的前提條件。為實現檔案的安全管理，需要建設綜合檔案室。在辦公，庫房，閱覽三分開的格局建設中保障檔案管理工作的有序開展，建立組織嚴密，管理制度規范的檔案管理組織。在維護檔案管理的安全性上，需要改善檔案管理的硬件設施，加強對檔案管理的現狀處理，維護檔案信息收集工作的完整性以及做好必要的檔案資料的保護措施，以防止不必要的風險或意外情況。在具體的管理工作中，需要購置必要的電腦，復印機等常用硬件器材，防止文獻資料的防蟲與霉變，對出現問題的資料加以及時的保護處理。保障充足的保護器材，實現全方位的防火，防潮，防盜。在多角度式的綜合管理中實現業務檔案管理工作的有序開展。

圖書館管理人員檔案保護意識的提高也是參與檔案管理工作的重要元素。將檔案管理工作的規范性視為工作考核的重要標準，建立必要的檔案管理制度，選派專門人士負責業務檔案管理工作。大連圖書館的檔案管理工作可以作為范例加以學習，成立了由館長，檔案管理人員以及各科室主任的檔案管理工作機構，在層層分級等組織建設中做到事事有人管，并且將檔案管理工作制度做成展板，營造濃厚的檔案管理規范性的信息暗示，嚴格把控檔案管理工作的規范性，科學性，定期進行必要工作總結，強化突出檔案管理工作的優勢也正，弱化或彌補潛在的負面影像，在機構，制度的雙關其下中實現了大連圖書館檔案管理工作的創新發展，贏得了檔案管理工作的先進榮譽。

2.2 提升人才專業性，強化檔案的編研與利用

專業性的檔案管理人才對優化檔案管理工作具有直接的促進作用。對檔案管理人才的選拔與培養是實現圖書館管理工作優化升級的重要因素。圖書管的檔案資源具有不可再生的特性，做好檔案管理的安全工作是重中之重。為此，檔案管理工作人員需要具備良好的道德操守，綜合素質高。與此同時具備簡要的計算機專業知識，人才管理背景，能夠在認真負責的工作表現中履行崗位責任，都是檔案管理人員的重要業務素養。

在檔案事業的深入發展中，檔案的劃分呈現逐漸精細化，復雜化的特點。檔案的信息收集，整理，統計，銷毀只是檔案管理人員的常規工作提升檔案信息資源的開發利用才是工作的核心內容。檔案信息內容的開發利用主要包括編目，編輯和研究，提供閱覽，復制，咨詢，外借等項工作。實現信息資源的查詢與再利用，需要在充分利用信息檔案資源，組織編撰適應工作需要的檢索工具，在現代化的信息管理方式中實現資源的重復利用。在檔案的信息管理中，需要重視對反饋信息的收集，詳細統計年度查借率在檔案分類管理的細化中實現信息資源的再利用。

3 結束語

綜上所述，業務檔案的信息資源對參與社會決策具有重要的參考價值，檔案管理工作的效率對促進圖書館管理工作具有直接的促進意義。為實現業務檔案管理工作的優化創新，需要圖書館管理人員重視檔案管理，在個人檔案管理意識的提升中促進行為規范的糾正。聘用專業的檔案管理人才，建立規范的檔案管理制度，重視檔案的安全保護工作，做好必要的方案措施，在更為專業化，系統化的檔案管理組織建設中實現檔案管理工作的有效性提升。

參考文獻

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