芻議電子檔案管理存在的風(fēng)險及其解決措施

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，文件檔案的管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載管理到網(wǎng)絡(luò)電子檔案管理變化，為現(xiàn)代單位企業(yè)檔案管理注入了新的發(fā)展源泉。通過網(wǎng)絡(luò)電子檔案來進(jìn)行檔案文本管理，比傳統(tǒng)檔案管理更加快捷方便、安全可靠，克服了傳統(tǒng)檔案管理的缺點，但是，電子檔案管理還處在發(fā)展階段，還存在許多問題。為了促進(jìn)企業(yè)檔案安全管理的發(fā)展，必需找出相應(yīng)的應(yīng)對措施。本文主要闡述電子檔案管理存在的風(fēng)險及其解決措施。

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理； 風(fēng)險；解決措施

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理理論不斷與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的相互碰撞，使得電子檔案管理應(yīng)運而生。電子檔案管理是通過淘汰傳統(tǒng)檔案管理的落后技術(shù)，與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有機結(jié)合，對檔案管理進(jìn)行一些改進(jìn)。電子檔案管理不僅提高了文本檔案管理的安全快捷性，而且推動單位企業(yè)的快速發(fā)展。但是，電子檔案管理在發(fā)展中存在許多風(fēng)險，為了規(guī)避這些風(fēng)險，提高企單位企業(yè)檔案管理發(fā)展，需對電子檔案管理進(jìn)行相應(yīng)研究。

一、電子檔案管理存在的風(fēng)險

電子檔案管理是運用計算機技術(shù)在在網(wǎng)上對資料進(jìn)行管理，可以不受時間和空間限制的資源，共享和利用、儲存空間大等。但凡事都存在雙面性，電子檔案管理雖然具有很強的優(yōu)勢，但是由于自身和外界的因素，電子檔案管理存在一些風(fēng)險，為了促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展，找出風(fēng)險是非常重要的。立足于現(xiàn)代電子檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，找出存在風(fēng)險方面如下：

（一）檔案信息安全。電子檔案管理文本檔案確實具有一定優(yōu)勢，但是有利就有弊。對于以往傳統(tǒng)文本檔案管理，一旦對文本檔案進(jìn)行記錄，就很難改變，可是電子文本檔案卻不同，可以隨時對檔案進(jìn)行修改，雖然這有利于管理人員工作的進(jìn)行，但是卻也容易引起檔案被隨意修改、清除、復(fù)制和破壞，這具有一定的信息安全的風(fēng)險問題。對于這些風(fēng)險如果不保護(hù)起來，檔案資料可能會被非法修改、復(fù)制和刪除，進(jìn)而損害檔案管理者利益。

（二）檔案信息真實性。電子檔案管理雖然比傳統(tǒng)文本管理更具有方便快捷，但是在檔案真實性卻存在一定風(fēng)險。目前，許多單位企業(yè)在電子檔案管理環(huán)境下，對電子檔案管理工作不重視，錯誤的單純認(rèn)為電子檔案管理只是一項保管資料事項的工作，對公司的發(fā)展并不會有影響，低估了電子檔案管理的重要性。而檔案文本管理的工作人員也持這種想法，在對文本檔案工作中，經(jīng)常性的由于本身工作疏忽導(dǎo)致檔案的信息真實性存在無法查明的因素，所以，形成的電子檔案信息得不到可靠性和資深的確認(rèn)。

（三）檔案管理范圍模糊。電子檔案管理主要是通過虛擬化管理，檔案系統(tǒng)主要是依靠計算機技術(shù)進(jìn)行對檔案管理來實現(xiàn)的。電子檔案管理過程中雖然會對內(nèi)部信息一些相對重要的檔案信息進(jìn)行自動備份，但是由于目前，一方面，對電子檔案管理的范圍并沒有明確規(guī)定，在電子檔案管理中常常會出現(xiàn)管理問題，例如檔案記錄沒有持續(xù)記錄，會有檔案記錄中斷的問題，一些病毒的入侵，使檔案信息的保密性受到威脅；另一方面，因為電子檔案在一定期間內(nèi)會進(jìn)行更新，在更新周期中出現(xiàn)檔案保存流失的風(fēng)險，比如對企業(yè)的銷售數(shù)據(jù)分析存入電子檔案系統(tǒng)，只要通過簡單操作，但是在工作過程中，如果在沒有對相關(guān)檔案進(jìn)行備份保存的情況下，出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)崩潰，可能會導(dǎo)致檔案全部不見，造成巨大損失。

（四）檔案風(fēng)險處理控制意識低下。電子檔案管理存在相對的弊端，但是最重要的是檔案管理使用者要有預(yù)防檔案風(fēng)險出現(xiàn)的意識和檔案風(fēng)險出現(xiàn)應(yīng)該如何處理的意識。當(dāng)前，許多單位企業(yè)在檔案風(fēng)險問題中，沒有制定預(yù)防風(fēng)險和處理風(fēng)險的相關(guān)方法，這樣會使風(fēng)險出現(xiàn)的可能性提高，風(fēng)險出現(xiàn)的破壞性強。檔案管理人員會有時會過度信任檔案管理系統(tǒng)，忽視平時對檔案管理控制風(fēng)險的規(guī)避性，出現(xiàn)風(fēng)險威脅時又不采取相應(yīng)措施降低風(fēng)險帶來的破壞，那么會給單位企業(yè)帶來毀滅性重創(chuàng)。

二、電子檔案管理風(fēng)險的解決措施

（一）制定檔案管理規(guī)定，規(guī)范電子檔案的安全性。電子檔案管理中存在的安全性風(fēng)險，不僅會使電子檔案受到惡意性破壞，還會導(dǎo)致單位企業(yè)的檔案信息被泄密，從而會損壞單位企業(yè)的利益。通過制定檔案管理的相關(guān)規(guī)定，來規(guī)范電子檔案的安全可靠性。首先應(yīng)該依據(jù)電子檔案管理知識和目前電子檔案發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題，制定相關(guān)法律文件，以此來保障電子檔案的安全可靠性，其次，應(yīng)該對惡意入侵電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行破壞、侵權(quán)等一些犯罪行為進(jìn)行嚴(yán)懲。最后，應(yīng)該不斷對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新引進(jìn)新的技術(shù)，提高電子檔案系統(tǒng)自身的硬件質(zhì)量，保證電子檔案的安全可靠性。

（二）提高對檔案管理重視，保障電子檔案的真實性。電子檔案管理并不是單純的資料保管，它是會影響單位企業(yè)的發(fā)展，所以，單位企業(yè)和檔案管理人員應(yīng)該改變對檔案管理的認(rèn)識，提高電子檔案管理的重視。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，原始性是附有文字、圖形和書寫痕跡，是有史可查的，而電子檔案信息一旦復(fù)制保存和改動都不留痕跡，電子檔案的記錄保存方式與內(nèi)容是沒有直接聯(lián)系的，致使對電子檔案的原始性無法真實確定，進(jìn)而導(dǎo)致對電子檔案的真實性不可靠計量。所以，為了保障電子檔案的真實性，應(yīng)該提高單位企業(yè)和檔案管理人員對電子檔案管理的重視度。

（三）明確檔案管理范圍，及時對電子檔案進(jìn)行備份。因為當(dāng)前電子檔案管理范圍沒有明確規(guī)定，引起檔案記錄不連續(xù)、檔案記錄中斷、惡意病毒入侵等問題，同時，由于網(wǎng)絡(luò)自身存在問題，若沒有及時對檔案信息進(jìn)行及時備份，可能出現(xiàn)電子檔案無故消失等情況。基于此問題，應(yīng)該明確檔案管理的范圍，及時對電子檔案信息進(jìn)行經(jīng)常性備份，可具體可通過對制定檔案管理范圍規(guī)則，并嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)則，通過對一些相對重要的檔案信息進(jìn)行光盤拷貝來保存，降低電子檔案由于外界因素造成的損壞等問題。

（四）加強電子檔案風(fēng)險預(yù)防，提高風(fēng)險控制能力。一方面，對電子檔案進(jìn)行事前預(yù)防，是降低風(fēng)險最有效的方法。避免電子檔案信息出現(xiàn)風(fēng)險性問題，保障電子檔案信息的安全真實性，需要檔案管理人員在平時檔案管理工作中樹立風(fēng)險防范意識，例如在日常電子檔案處理中，通過身份認(rèn)證措施，設(shè)置用戶密碼，對電子檔案系統(tǒng)經(jīng)常性殺毒、采用檔案轉(zhuǎn)移是簽字制度等措施來預(yù)防電子檔案風(fēng)險的出現(xiàn)；另一方面，當(dāng)電子檔案風(fēng)險出現(xiàn)時，將風(fēng)險降到最低是風(fēng)險控制的最主要任務(wù)。由于外界、自身等方面因素，風(fēng)險是不可避免的，而這時候不能放任不管，電子檔案管理人員應(yīng)該制定應(yīng)對措施，將風(fēng)險降到最低，比如可通過風(fēng)險轉(zhuǎn)移策略降低風(fēng)險。總而言之，為降低電子檔案管理風(fēng)險，需要加強電子檔案事前預(yù)防風(fēng)險意識，提高風(fēng)險的控制能力。

結(jié)束語

電子檔案管理的發(fā)展是順應(yīng)科學(xué)發(fā)展的趨勢，為單位企業(yè)檔案管理提供了有效管理方式。但是由于自身和外界因素，是電子檔案管理存在著安全性、真實性、管理范圍模糊、規(guī)避意識等方面的風(fēng)險問題，為了降低電子檔案管理風(fēng)險，需要聯(lián)系實際存在的風(fēng)險，找到相應(yīng)的解決措施，保障電子檔案的安全可靠性，提高電子檔案的管理水平，推動電子檔案管理的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李南.淺談電子檔案管理中的安全問題及解決措施[J].黑龍江科技信息，2016，03：35.

[2]唐婷.電子檔案面臨的風(fēng)險及解決措施[J].機電兵船檔案，2012，06：62-63.

[3]李琪.電子檔案管理及其風(fēng)險控制分析[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013，07：287.

作者簡介

徐洋（1981.7），男，四川人，碩士，中級，在國家新聞出版廣電總局二○二三臺從事圖書館及其檔案管理研究。