抓住評估機遇推進高校檔案工作

姜麗

【摘要】目前高校正在進行評估活動，這對高校工作既是一次全面檢查，又是一次有力地促進，檔案工作抓住此機遇，更能進一步推進其走上健康良性發展的軌道。

【關鍵詞】高校；評估；檔案工作

檔案工作對于高校來說雖然不像教學科研工作那樣提到議事日程，但也是一項不可忽略的工作。作為保存原始記錄、記載學校歷史的檔案來說，其作用不可低估。所以，我們一定要重視檔案工作。

一、充分認識高校檔案工作的重要性和必要性

檔案指得是高校在其教學、教研、管理以及其他活動中逐漸積累而成的，對于學校未來的發展具有較大價值的，各類文字、圖表、影像等文件記錄。高校檔案一般是在學校建立之初就已經形成，在學校發展過程中得以逐漸豐富和完善，屬于學校發展歷程的客觀真實記錄，也是學校未來發展的重要參考資料。另外，檔案材料還能夠作為高校升格評估的有力材料，教育主管部門的評估委員會要對高校的具體情況有深入的掌控，對高校的教學水平以及辦學能力作出客觀公正的評價，就需要對高校的檔案予以系統化、全面化的查閱。現階段進行評估工作是國家對高校實施宏觀管理的有效途徑，評估的最終結果必然會對高校的地位與社會聲譽造成影響。檔案材料作為學校評估升級、改革發展的重要材料，同時也是高校珍貴的財富，唯有努力開展好檔案工作才能夠確保高校的持續健康發展，所以檔案工作絕不能忽視。

二、找準存在的問題，推進檔案工作規范化

面對此次機遇，對于檔案工作來說既是一次很好的提升機會，同時也是一次嚴峻的挑戰。從我校的具體情況而言，檔案工作存在下面幾點問題：第一是廣大師生和管理者對于檔案工作不重視，阻礙了檔案工作的有效開展。第二是檔案工作相對薄弱，很多有價值的資料沒有及時歸檔，造成珍貴資料的丟失。第三是檔案工作投入較少，軟硬件配置有待加強。第四是檔案管理人員專業水平有待提升，部分檔案人員不具備基本的檔案管理技能，導致檔案材料不符合規范標準。面對如此多的問題，我們要尋找出路，找準解決的方法。筆者認為應從以下幾個方面作為突破口：

（一）強化領導監督，完善檔案工作體系。高校應當將檔案管理工作納入到學校的發展規劃中來，強化對檔案工作的監管，這也即是“三納入”“四同步”的工作要求，即納入學校發展規劃、納入管理規章制度、納入相關工作人員的職責范圍。高校必須結合檔案工作實際需求來設置檔案管理人員崗位，以便于負責檔案管理日常工作。各個系部也應當委派一名兼職人員，主要是對本系部的檔案材料進行日常的收集、整理與歸檔，讓高校在日常教學教研工作中形成的檔案材料可以第一時間歸檔，進一步完善高校檔案工作體系。

（二）鼓勵全員參與，提高群體檔案意識。在日常的工作過程中，檔案管理人員往往會存在一些問題，比如說檔案材料無法全面收集、案卷材料不完整等。這些問題出現的主要原因還是群體檔案意識有待加強。高校檔案管理工作的開展必須要求各方人員共同參與。全員參與能夠在很大程度上推進檔案工作的認識深化，我們可以借助于教育教學評估，讓高校廣大職工可以更加深入地理解檔案工作的重要性，同時進一步強化檔案管理人員的服務意識。在對高校進行評估時，高校檔案管理工作應當及時、迅速、準確地為評估委員會以及相關教職工提供服務，唯有如此才可以真正地培養檔案工作人員的實際能力，強化廣大教職員工的服務意識，讓他們理解到應當通過不斷調整自身定位來服務于檔案工作，才能夠有效提升高校檔案工作質量。

（三）做好檔案法規宣傳，健全管理制度。應當對高校檔案管理工作人員強化相關政策法規的宣傳，讓其能夠深入學習理解《檔案法》《檔案工作條例》，借助于一切可用機會來提升檔案宣傳力度，如此才可以讓檔案人員從思想認識上和實際行動上真正配合高校檔案工作的開展。另外還應當進一步健全高校檔案管理工作機制，如不同類型檔案的歸檔制度，檔案人員考核評價制度，檔案保管借閱制度以及檔案歸檔整理規范等，盡可能地確保所有檔案材料都可以被及時收集和整理。

（四）加強培訓，提高檔案管理人員的素質。我校的檔案管理工作起步較晚，制度不夠健全，檔案管理知識也相對貧乏。因此，建立專職檔案管理團隊，提高從業人員素質是當務之急，我們學校的檔案室在辦公室下設，配備2名檔案員，從業人員年齡老化、文化程度偏低，計算機應用能力弱，檔案管理人員不穩定、流動性大，部分新晉檔案人員對于檔案工作業務的規范流程不熟悉，同時缺少實際工作經驗，在一定程度上影響到檔案工作質量，無法符合高校評估對于檔案工作的需求。因此應當進一步提升對檔案工作人員的培訓力度，讓其能夠掌握更加豐富和牢固的專業知識技能，落實檔案規范標準，以保證檔案工作的正常開展。所以只有抓住評估的機會提高檔案管理人員的業務素質，是做好學校檔案工作的前提。

三、結語

隨著社會的進步，人們對檔案管理工作的要求越來越高，不但要有文字檔案還要有電子檔案，這就要求我們要積極實施檔案信息化建設，從服務方面不斷創新，將為廣大師生服務當成是檔案工作的出發點和著力點。總之，高校評估的開展為高校檔案工作提供了良好的發展契機，學校檔案部門應當利用此次機會，廣泛宣傳，引起領導的足夠重視，從而借機把檔案工作推向正規，使檔案從此工作走向健康發展的快車道。

【參考文獻】

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