高校學生檔案管理中的問題及對策探析

杜小娟

【摘要】高校學生檔案對高校學生今后的發展起到了重要的作用。所以本文就高校學生檔案管理中存在的問題進行了分析，從管理機制、隊伍建設、內容創新等方面尋求對策，旨在能更好地做好學生檔案管理工作，為學生的今后發展提供便利。

【關鍵詞】高校；學生檔案；科學化

學生檔案管理是高校重要的基礎性工作。2008年9月1日施行的《高等學校檔案管理辦法》指出：“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平”。學生檔案對學生今后的升學、工作、生活等方面都有著重要的作用，特別是對于希望進入公務員系統的學生，學生的檔案的重要性更加明顯。所以學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃，更好的做好學生檔案管理工作。

一、高校學生檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理比較松散。學生檔案匯集了學生在校期間學業成績水平、思德狀況、社會實踐能力以及身體心理發展狀態等多方面的信息，是對學生綜合素質的把握，如果缺少了這些信息，就會在臨時對學生進行評估時出現問題，無論對學校、學生還是用人單位都是一種損失。但是在目前的很多高校中，學生檔案管理處于一種松散的狀態?；趯W校規模性質的不同，學校管理學生檔案的部門也有不同，有的是檔案館，有的是人事處，有的是學生處，有的是把檔案分散到各院系管理，由于缺乏人力物力財力，難以對其進行有效的協調，大家常常是各自為戰，或者是臨時抱佛腳，難以使工作深入開展。

（二）檔案管理人員素質不高。檔案管理的良好成效離不開優秀的檔案管理人員。目前高校中普遍缺乏專業化、高素質的檔案管理人才。在許多院校中，學生檔案存儲于院系中，并沒有專職的檔案管理人員，大都由團委書記、專職輔導員或黨委秘書兼任。這些人大都缺乏專業的檔案管理知識，在檔案管理中容易出現各種各樣的問題，再加上他們的時間精力有限，流動性較強，檔案管理的成效將大打折扣。還有專職的檔案人員意識不到檔案管理的重要性，工作中容易出現疏忽，導致學生檔案出現錯誤，對學生畢業求職造成了嚴重的影響。

（三）檔案內容較為陳舊。在社會飛速發展的今天，創新能力成為了與時俱進的人才評價機制中的重要標準。一個單位認識學生綜合素質的第一個重要的途徑就是檔案，但因為高校目前檔案內容比較陳舊，使用人單位很難從中認識到學生的創新能力。在學生檔案中，學生的履歷與成績主要以表格為主，缺乏新意，在對學生的評價中，主觀性的套話較多，無法充分展現一個學生的特點、特長和優勢，非但不能給學生的求職提供便利，反而會給學生的求職帶來一些不便。

二、解決高校學生檔案管理問題的對策

（一）完善檔案管理機制。完善檔案管理機制，就是要實現檔案管理的科學化、程序化和規范化。針對高校學生檔案管理松散的情況，可以從兩方面進行改善。第一，加強制度建設，規范管理行為。要以國家的政策法規為指導，根據當前的社會形勢以及學校的自身情況，出臺相應的管理細則，完善檔案管理部門行為，提高檔案管理的成效。第二，完善檔案管理手段，提高工作效率。管理的松散與工作效率有著直接的關系，所以在信息化、數字化的大背景下，檔案部門利用它們來幫助自己，并且實現學生檔案的動態化。

（二）加強檔案管理隊伍建設。高校要充分認識到檔案管理人員對學生檔案的重要性，把培養一直優秀的檔案管理隊伍列入到學校今后的發展之中，為學生今后的學習和工作提供檔案便利。一方面學校可以對外招聘一些素質較高，專業能力較強的檔案人才，他們的加入不僅能提高學生檔案管理成效，也能帶動或幫助其他員工。另一方面要對檔案管理人員進行培訓，鼓勵檔案管理人員進行繼續教育。定期或不定期聘請專業人才來授課講學，為參加繼續教育的員工提供工作和生活的便利，切實提供學生檔案管理能力。

（三）豐富檔案的形式及內容。一方面是上級部門要給予高校一定的自主權，鼓勵高校在學生檔案的形式及內容方面進行創新。另一方面是高校學生檔案管理部門要解放思想，開拓腦筋，多去了解目前的就業形式，了解企業的招聘要求，根據用人單位的需求和學生的自身情況，制定出一套真實的、新穎的、可靠的檔案形式及內容。如學生誠信檔案和心理檔案的建設，使用人單位更加全面地了解學生情況，方便學生的就業。

三、總結

高校學生檔案管理不僅關系到高校檔案建設，更關系到學生今后的發展，所以學生檔案管理部門一定要加強檔案管理意識，提高檔案管理能力，真正做到檔案管理的科學化、程序化和規范化。

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