淺析企業(yè)法律顧問(wèn)在合同管理中的作用

徐軍

【摘要】本文闡述了企業(yè)合同管理的內(nèi)容和重要意義，分析了企業(yè)合同管理普遍存在的問(wèn)題，對(duì)企業(yè)法律顧問(wèn)在合同管理中的主要工作以及合同管理風(fēng)險(xiǎn)防范控制進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)法律顧問(wèn)；合同管理；協(xié)調(diào)控制

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)和其他市場(chǎng)主體為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，為明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系需訂立合同。而合同的合法、有效性，需要一個(gè)既懂企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，又通曉法律知識(shí)的專業(yè)人員把關(guān)，企業(yè)法律顧問(wèn)直接參與企業(yè)的合同管理，可預(yù)防企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，避免企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失，有效維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

一、企業(yè)合同管理的內(nèi)容和重要意義

合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同管理是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，從實(shí)踐角度來(lái)說(shuō)，企業(yè)合同管理是公司依據(jù)本單位的實(shí)際情況，依據(jù)法律法規(guī)，在合同從準(zhǔn)備、談判、簽訂、履行、變更、解除，直到救濟(jì)權(quán)利、解決糾紛的整個(gè)過(guò)程中，所進(jìn)行的計(jì)劃、組織、控制、調(diào)解、處理和監(jiān)督檢查等活動(dòng)。

合同管理是企業(yè)法律顧問(wèn)的重點(diǎn)工作之一，法律顧問(wèn)通過(guò)促進(jìn)公司建立健全合同管理制度，參加合同的起草、審查、履行監(jiān)督，妥善處理合同糾紛等工作，對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同依法訂立、嚴(yán)格履行、減少糾紛及損失等發(fā)揮著不可替代的作用。

二、企業(yè)合同管理普遍存在的問(wèn)題

（一）合同法制觀念淡薄，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)差。有些企業(yè)合同法制觀念淡薄，重大的經(jīng)濟(jì)行為，僅靠個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)或一紙“意向書(shū)”，不簽訂合同就開(kāi)始履行，一旦發(fā)生糾紛，企業(yè)的合法權(quán)益很難得到保護(hù)；有些企業(yè)雖然簽訂了合同，但在合同簽訂前，未對(duì)合同相對(duì)方進(jìn)行必要的資信調(diào)查或資格審查，導(dǎo)致所簽訂的合同處于效力待定狀態(tài)，或無(wú)法實(shí)際履行。

（二）企業(yè)的合同管理制度不健全。有些企業(yè)沒(méi)有建立系統(tǒng)的合同管理制度，從簽約前的合同談判到合同履行完畢，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范、科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)；有些企業(yè)雖然有合同管理制度，但由于合同管理制度不科學(xué)、不規(guī)范，缺乏可操作性而未能落到實(shí)處；更有一些企業(yè)的銷售人員動(dòng)輒代表企業(yè)簽訂大額合同，既無(wú)法人授權(quán)委托書(shū)，又無(wú)身份證明書(shū)。

（三）企業(yè)合同文本制作不規(guī)范。有些企業(yè)的合同名稱不準(zhǔn)確，有的合同張冠李戴。比如明明是承攬合同，做成買賣合同，就有可能導(dǎo)致承攬企業(yè)多承擔(dān)買賣合同項(xiàng)下的那些義務(wù)，或者放棄留置權(quán)的優(yōu)先適用。

三、企業(yè)法律顧問(wèn)在合同管理中的主要工作

（一）合同的簽訂（事前控制階段）管控重點(diǎn)和對(duì)策。第一，搞好盡職調(diào)查，明晰合同主體身份。訂立合同之前要盡可能多地了解對(duì)方資信狀況，留意對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否過(guò)期末年檢、是否是假執(zhí)照、單位經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所和辦公場(chǎng)所是否與其所言相符、有否皮包公司的跡象、有否瀕臨破產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)境況日益惡化的跡象、有否信譽(yù)欠佳的中介人牽線搭橋、有否高額回扣引誘、有否劣跡或商業(yè)丑聞等。第二，慎重填寫(xiě)合同的形式和實(shí)質(zhì)要件。第三，如果合同采用格式合同或者合同示范文本簽訂，文本中常有“其他”或空格。如果在這些“其他”項(xiàng)或者空格處沒(méi)有內(nèi)容的話，應(yīng)寫(xiě)上“無(wú)”或相同意思的表示。千萬(wàn)不能空著。最后還應(yīng)注意訂立合同應(yīng)寫(xiě)清楚兩個(gè)條款：一是“本合同每一頁(yè)都應(yīng)由雙方加蓋公章，無(wú)公章或只有一方公章的，該頁(yè)內(nèi)容無(wú)效”，以防止換頁(yè)；二是“本合同內(nèi)容如有修改，應(yīng)在修改處加蓋雙方公章，無(wú)公章或只有一方公章的，修改后的內(nèi)容無(wú)效，合同內(nèi)容以修改前的為準(zhǔn)。”簽訂合同時(shí)務(wù)必要注意簽字蓋章與簽約單位及其負(fù)責(zé)人（或授權(quán)人）是否相符。

（二）合同的履行（事中控制階段）管控重點(diǎn)和對(duì)策。合同履行階段的管理和風(fēng)險(xiǎn)控制主要是保證合同按照約定正常履行，處理履行過(guò)程中出現(xiàn)的影響合同實(shí)施的情況，做好合同履行中的書(shū)面記錄和會(huì)簽資料等并妥善保存，及時(shí)判斷處理出現(xiàn)的可能導(dǎo)致違約、合同解除的意外情況等。如果在締約過(guò)程中未能將風(fēng)險(xiǎn)防住或出現(xiàn)締約時(shí)不可預(yù)見(jiàn)的情況，則應(yīng)在履行合同過(guò)程中盡力豎立起第二道防護(hù)網(wǎng)，在履行過(guò)程中進(jìn)行防范和保護(hù)，主要在表現(xiàn)為各種抗辯、變更、通知、解除、終止等。

（三）事后補(bǔ)救階段——合同糾紛處理。合同糾紛處理是合同簽訂時(shí)和合同履行過(guò)程中出現(xiàn)糾紛時(shí)不得已采取的補(bǔ)救措施。是合同管理者為保護(hù)自身合法權(quán)益最后手段。在出現(xiàn)糾紛時(shí)，要權(quán)衡利弊，盡力調(diào)解。認(rèn)真研究案情，做原告時(shí)要科學(xué)設(shè)立案由，如在侵權(quán)和違約競(jìng)合時(shí)選擇侵權(quán)之訴還是合同違約之訴，有時(shí)案由直接影響訴訟結(jié)果。科學(xué)掌握答辯時(shí)間，如提出管轄異議和正常答辯是不一樣的，一定要在法定答辯期內(nèi)書(shū)面提出；善于使用保全措施，取得主動(dòng)權(quán)，以保證訴訟效果。

四、合同管理風(fēng)險(xiǎn)防范控制

（一）企業(yè)對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除即時(shí)結(jié)清方式外，應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同，確保對(duì)方當(dāng)事人具備履約能力。對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與。

（二）企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文本進(jìn)行嚴(yán)格審核。重點(diǎn)關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)方當(dāng)事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決條款是否明確等。

（三）企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對(duì)方當(dāng)事人簽署合同。正式的合同，應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書(shū)。

（四）企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循誠(chéng)實(shí)信用原則嚴(yán)格履行合同。對(duì)合同履行實(shí)施有效監(jiān)控，檢查合同履行情況。合同生效后，企業(yè)就質(zhì)量、價(jià)款、履行地點(diǎn)等內(nèi)容與合同對(duì)方?jīng)]有約定或者約定不明確的，可以協(xié)議補(bǔ)充；不能達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定。

（五）企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同糾紛管理。在履行合同過(guò)程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時(shí)報(bào)告。同時(shí)企業(yè)內(nèi)部授權(quán)處理合同糾紛的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書(shū)。糾紛處理過(guò)程中，未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，不得答復(fù)或承諾。

參考文獻(xiàn)

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